Rozdiel medzi kontaktmi a adresárom v programe Outlook

Hoci väčšina ľudí, ktorí poznajú program Microsoft Outlook, ho môže používať predovšetkým na odosielanie a prijímanie e-mailov, Outlook je výkonná aplikácia s mnohými užitočnými nástrojmi vrátane kalendára, správy úloh a zapisovania poznámok vlastnosť. Ďalším kľúčovým prvkom Outlooku je jeho schopnosť pomôcť vám usporiadať osobné informácie vašich kontaktov, či už sú to kolegovia alebo ľudia mimo vašej spoločnosti. Môžete to urobiť pomocou nástrojov Kontakty a Adresár.

Funkcia Kontakty v programe Outlook aj Globálny adresár sú veľmi podobné elektronickému Rolodexu, kde môžete pristupovať k kontaktným informáciám ľudí, s ktorými sa pravdepodobne pravidelne stretávate. Funkcia Kontakty je však zvyčajne zoznam externých kontaktov, zatiaľ čo Adresár obsahuje informácie o ľuďoch, ktorí pracujú vo vašej spoločnosti. Toto je bežné nastavenie v obchodnom svete, pretože adresáre sú uložené na serveri Exchange a možno ich zdieľať s každým v spoločnosti.

Funkcia Kontakty je navrhnutá tak, aby vám pomohla rýchlo získať prístup k informáciám o ľuďoch, s ktorými ste už boli v kontakte, no nemusia nutne pracovať pre vašu spoločnosť. Globálny zoznam adries je navrhnutý tak, aby vás rýchlo spojil s kolegami alebo zoznamami adries definovaných spoločnosťou.

Aj keď nástroje Kontakty aj Adresár obsahujú kontaktné informácie, používatelia môžu upravovať iba Kontakty, pretože sú uložené vo vašom počítači. Môžete pridať nové kontakty, upraviť informácie o existujúcom kontakte a odstrániť kontakty. Na druhej strane, Adresár môže zvyčajne upravovať iba správca systému. Pre domácich používateľov sú oba zoznamy upraviteľné.

Adresár zvyčajne obsahuje zoznam každého zamestnanca a oddelenia v rámci spoločnosti vrátane e-mailovej adresy, telefónneho čísla alebo telefónneho čísla, titulu a miesta. Kliknutím na jednotlivý záznam získate ďalšie kontaktné údaje, ako napríklad druhé obchodné číslo a poštovú adresu. Zoznam kontaktov obsahuje meno, zobrazované meno a e-mailovú adresu. Kliknutím na jednotlivý kontakt sa otvorí formulár s poľami pre viac informácií, ktoré je potrebné zadať, vrátane spoločnosti, poštovej adresy, pracovnej pozície, telefónnych čísel a fotografie.

Kontakty aj adresár vám pomôžu rýchlo nájsť kontaktné informácie o ľuďoch nemusíte strácať čas hrabaním sa po vizitkách alebo listovaním v adresároch firiem. V hornej časti rozhrania programu máte pravdepodobne malú ikonu, ktorá vyzerá ako otvorená kniha. Keď naň kliknete, zobrazí sa vyhľadávacie pole. Do tohto vyhľadávacieho poľa môžete zadať meno a vybrať si, či chcete hľadať v adresári alebo v zozname kontaktov.