Ako upratať doručenú poštu a zbaviť sa neporiadku

Je vaša doručená pošta zaťažená starými pracovnými e-mailami? Je naplnený až po okraj nevyžiadanou poštou z náhodných obchodov, ktoré ste naraz nakúpili? Potom je určite čas na jarné upratovanie.

Ak vaša e-mailová pošta potrebuje dôkladné digitálne odstránenie neporiadku, no neviete, kde začať, toto je návod pre vás. Pokračujte v čítaní a my si prejdeme tipy, ako to vyčistiť efektívnejšie a ako zabrániť tomu, aby vám nevyžiadaná pošta znova nezanášala doručenú poštu.

Pokračujte a hromadne odstráňte tie nevyžiadané e-maily

Najrýchlejší spôsob, ako zredukovať neporiadok (a ak mám byť úprimný, pravdepodobne najuspokojivejší), je hromadné vymazanie množstva e-mailov. A nenechajte sa zmiasť frázou „hromadné mazanie“: Môžete vymazať veľa e-mailov naraz a stále ich ponechať zacielené na konkrétne typy e-mailov. Hromadné mazanie nemusí vždy znamenať, že len náhodne vymažete veľké množstvo e-mailov. (

Vo všeobecnosti, ak chcete zacieliť na konkrétny druh nechcených e-mailov pre hromadné odstraňovanie (napríklad staré propagačné e-maily z vášho obľúbeného obchodu), zvyčajne ich stačí vyhľadať názov obchodu alebo e-mailovú adresu prostredníctvom vyhľadávacieho panela vašej doručenej pošty, na stránke s výsledkami vyhľadávania vyberte všetky e-maily, ktoré zodpovedajú vašim kritériám, a potom stlačte tlačidlo Odstrániť alebo kôš na vašom e-mailovom klientovi. E-maily, ktoré ste vybrali, sa potom môžu odoslať do koša, kde zostanú stanovený čas, a potom sa automaticky natrvalo odstránia. Alebo môžete kôš vyprázdniť sami, aby ste urýchlili proces trvalého vymazania.

Ak ste natrvalo hromadne odstránili všetky e-maily, ktorých sa chcete zbaviť, a vaša schránka je stále preplnená, náš ďalší tip je pre vás.

Archivujte si e-maily, ktoré si ešte potrebujete ponechať

Niekedy je vaša doručená pošta preplnená, ale sú to všetky e-maily, ktoré si musíte ponechať, alebo sa s nimi z nejakého dôvodu nemôžete rozlúčiť. (To je v poriadku. Bez úsudku.) V tomto prípade ide menej o mazanie e-mailov a viac o ich presúvanie z primárnej doručenej pošty do nedohľadného, ​​no stále bezpečného a dostupného archívu. Týmto spôsobom môžete znížiť počet e-mailov v doručenej pošte a stále mať prístup k archivovaným e-mailom, keď ich potrebujete.

Skvelým príkladom je funkcia Archív v Gmaile, ktorá vám umožňuje archivovať jednotlivé správy, hromadne ich archivovať alebo dokonca ich presuňte späť do doručenej pošty, ak chcete. Keď archivujete správy v Gmaile, prejdú do Všetky správy. Tieto správy sa budú naďalej zobrazovať vo výsledkoch vyhľadávania, ak ich budete hľadať. V Gmaile je možné archiváciu vykonať jednoduchým umiestnením myši na správu a kliknutím na Archív ikona, ktorá sa zobrazí. Táto ikona vyzerá ako 3D box so šípkou nadol v strede. Outlook má aj funkciu Archivovať.

Upozornenia kalendára: Odstráňte staré a lepšie spravujte nadchádzajúce

Ak používate aplikáciu kalendára, ktorá je prepojená s vašou e-mailovou adresou, pravdepodobne dostávate e-mailové upozornenia na všetky naplánované stretnutia a udalosti. Aj keď tieto upozornenia môžu byť užitočnými pripomienkami, ktoré vás udržia na vrchole vašich záväzkov, po skončení týchto udalostí rýchlo stratia svoju užitočnosť a stanú sa neporiadkom. Preto je dôležité ich vymazať, keď ich už nebudete potrebovať. A ak ste ich neodstránili za pochodu, teraz je ten správny čas na ich hromadné vymazanie.

Čo ak však tieto e-mailové upozornenia v skutočnosti nepotrebujete? Môžete byť schopní zabrániť odoslaniu týchto e-mailových upozornení. Ak napríklad používate Kalendár Google, môžete upraviť nastavenia upozornení pre konkrétnu udalosť vrátane odstránenia e-mailových upozornení na danú udalosť. Môžete dokonca nahradiť e-mailové upozornenia iným typom pripomienky, napríklad upozornením na pracovnej ploche alebo telefónom. Týmto spôsobom si môžete stále pripomínať svoje nadchádzajúce udalosti, ale bez zbytočných e-mailov.

Zrušte odber týchto zoznamov e-mailov

Tento tip je skôr o prevencii, ktorá je kľúčom k udržaniu čistoty (a jednoduchšej správy) vašej doručenej pošty po tom, čo ste urobili všetku náročnú prácu na jej uprataní. Vaša doručená pošta je pravdepodobne zamorená propagačnými e-mailami a správami z e-mailových zoznamov od spoločností a organizácií, s ktorými už pravdepodobne príliš nekomunikujete. Je čas sa z nich odhlásiť. V mnohých prípadoch je kľúč k odhláseniu z ich odberu v samotných urážlivých e-mailoch: Malý odkaz na zrušenie odberu v spodnej časti správy. Pred otvorením sa teda uistite, že je e-mail legitímny (pozor na malvér a podvody). Ak je to bezpečné, otvorte správu a prejdite nadol na koniec a vyhľadajte Zrušte odber tlačidlo alebo textový odkaz. Kliknite na ten odkaz. Vo väčšine prípadov by ste nemali robiť oveľa viac.

Gmail tiež ponúka svoje vlastné tlačidlo odhlásenia pre tieto druhy e-mailov (nie vždy, ale väčšinou). Ak ju chcete použiť, stačí otvoriť správu z jedného z týchto zoznamov e-mailov a vyhľadať e-mail odosielateľa nad správou. Gmail Zrušte odber tlačidlo by malo byť napravo od e-mailovej adresy odosielateľa.

Blokujte nechcených odosielateľov

Ďalší tip na prevenciu neporiadku v schránke: Nie každý k vám musí mať prístup. Ak potrebujete zablokovať jednotlivcom, aby vám posielali e-maily, použite na to funkciu blokovania vášho e-mailového klienta. Zvyčajne to zvládnete niekoľkými kliknutiami.

Tu je ďalší príklad služby Gmail ako zablokovať e-maily nechcených odosielateľov: Otvorte správu od odosielateľa, ktorého chcete zablokovať, a kliknite na zvislú trojbodkovú ikonu na pravej strane správy. Z ponuky, ktorá sa objaví, vyberte Blokovať [meno odosielateľa]. Správy od blokovaných odosielateľov sa zvyčajne odošlú do spamu.

Vytvorte filtre na usporiadanie e-mailov, ktoré si chcete ponechať

Môžete tiež lepšie spravovať svoje prichádzajúce e-maily pomocou filtrov. Namiesto toho, aby ste nechali každú správu prejsť cez doručenú poštu, môžete vytvoriť filtre, ktoré tieto správy automaticky odstránia alebo archivujú. Takto môžete mať priečinok doručenej pošty prehľadný bez toho, aby ste museli veľa robiť.

V Gmaile môžete vytvoriť filter prostredníctvom vyhľadávacieho poľa. Stačí kliknúť na Zobraziť možnosti vyhľadávania vo vyhľadávacom poli. Táto ikona vyzerá ako tri prepínače naukladané na sebe. V zobrazenom formulári zadajte kritériá vyhľadávania a kliknite na Vytvoriť filter. Po zobrazení výzvy začiarknite políčko vedľa akcie, ktorú má Gmail vykonať, keď dostane e-mail, ktorý zodpovedá vašim kritériám vyhľadávania. Potom kliknite na Vytvoriť filter tlačidlo. Pomocou tejto metódy môžete Gmailu prikázať, aby automaticky odstraňoval alebo archivoval prichádzajúce e-maily, ktoré zodpovedajú vašim uvedeným kritériám.

Odporúčania redaktorov

• Ako vytvoriť priečinky v Gmaile
• Ako udržať stav Microsoft Teams aktívny
• Ako zálohovať počítač
• Ako dôkladne vyčistiť klávesnicu a myš
• 6 tipov na správu káblov, aby vaša technika vyzerala uprataná

Zlepšite svoj životný štýlDigitálne trendy pomáhajú čitateľom mať prehľad o rýchlo sa rozvíjajúcom svete technológií so všetkými najnovšími správami, zábavnými recenziami produktov, užitočnými úvodníkmi a jedinečnými ukážkami.