Zdieľanie kalendárov môže byť pre podniky výkonným a vysoko efektívnym organizačným nástrojom.
Kredit za obrázok: Moon Safari/iStock/GettyImages
Softvérová platforma Microsoft Outlook sa najčastejšie považuje za nástroj na správu e-mailov. Ako už bolo povedané, plná funkčnosť tejto aplikácie siaha ďaleko za rámec odosielania e-mailov do rôznych výkonných zdrojov produktivity, vrátane správy kalendára, nástrojov na žurnálovanie, prehliadania webu a viac. Jedným z najbežnejších spôsobov, ako je Outlook integrovaný do profesionálnych pracovných priestorov, je zdieľanie kalendára. Ak sa pokúšate požiadať o prístup ku kalendárom v programe Outlook, môžete tak urobiť pomocou niekoľkých jednoduchých krokov.
Tip
Zdieľanie kalendárov môže byť pre podniky výkonným a vysoko efektívnym organizačným nástrojom. Pomocou niekoľkých jednoduchých krokov môžete požiadať o zobrazenie kalendára inej osoby v programe Outlook.
Základy funkcií kalendára programu Microsoft Outlook
Kalendárové nástroje zahrnuté v programe Microsoft Outlook fungujú ako oveľa viac než len služba pripomenutia. V skutočnosti tento konkrétny kalendár umožňuje používateľom vytvárať a zdieľať skupinové plány, organizovať ich schôdze a udalosti, vytvárať schôdzky a prekrývajúce sa kalendáre pre rôznych používateľov, okrem iného funkcie. Najmä v situáciách, kde je voľný čas vzácnou komoditou, sa Microsoft Outlooku podarilo zefektívniť a optimalizovať správu rozvrhu.
Video dňa
Po vytvorení účtu Outlook by ste mali okamžite získať prístup ku všetkým funkciám kalendára, ktoré sú súčasťou softvéru. Ak používate Outlook ako súčasť interného tímu na vašom pracovisku, je dosť pravdepodobné, že váš správca systému už vopred nakonfiguroval váš účet Outlook tak, aby sa s ním bez problémov integroval kolegov.
Outlook tiež poskytuje jedinečnú možnosť poslať kalendár prostredníctvom e-mailu komukoľvek vrátane používateľov, ktorí nepoužívajú Outlook. Vďaka flexibilnému systému povolení je možné tieto kalendáre upraviť tak, aby zobrazovali iba špecifickú množinu údajov vopred určenú vlastníkom kalendára. Na otvorenie kalendára však príjemca musí mať prístup k aplikácii Outlook.
Požiadajte o povolenie na zobrazenie kalendára v programe Outlook 2016 a neskôr
Ak ste pripravení požiadať o povolenia na zobrazenie kalendára, prvým krokom by malo byť prihlásenie do účtu Outlook a prechod na kartu Kalendár. Kliknutím na túto kartu otvoríte okno kalendára. Ďalším krokom by malo byť kliknutie na ikonu Zdieľať kalendár, ktorá sa nachádza na hornom paneli s nástrojmi aplikácie. Po kliknutí na túto ikonu by sa mal zobraziť zoznam osôb, s ktorými môžete odosielať a prijímať informácie z kalendára.
Nájdite osobu, ktorej kalendár chcete zobraziť, vyberte jej meno a potom začiarknite políčko vedľa možnosti „Požiadať o povolenie na zobrazenie kalendára príjemcu“. V nasledujúcej ponuke Podrobnosti môžete prispôsobiť nastavenia povolení pred kliknutím na tlačidlo Odoslať, čím odošlete svoju požiadavku používateľovi.
Po prijatí vašej žiadosti o zdieľanie svojho kalendára má príslušný používateľ možnosť kliknúť na možnosť Povoliť alebo Odmietnuť. Ak kliknú na tlačidlo Povoliť, mali by ste získať okamžitý prístup k ich kalendáru.
Riešenie problémov, ktoré môžu nastať
Ak po vykonaní týchto krokov stále nemáte prístup k druhému kalendáru, možno sa budete musieť poradiť s odborníkom v oblasti IT. Vyžiadanie prístupu ku kalendáru pre Office 365 a ďalšie súvisiace softvérové balíky nemusí byť zložité, ale môže to byť trochu mätúce, ak je potrebné vyriešiť základné technologické problémy najprv. S ohľadom na to jasne komunikujte s akýmkoľvek podporným personálom, ktorý môžete mať na svojom pracovisku, aby ste sa uistili, že pomoc, ktorú potrebujete, dostanete včas.
