Ako si naplánovať dovolenku v programe Outlook

Kredit za obrázok: Robert Daly/OJO Images/Getty Images

Otvorte Kalendár v programe Outlook 2013, potiahnite kurzor cez dni, kedy budete na dovolenke, a kliknite pravým tlačidlom myši na zvýraznený časový úsek. Prípadne môžete kliknúť na tlačidlo „Nová schôdzka“ a zadať čas začiatku a konca do príslušných ponúk.

Napíšte "Dovolenka!" alebo iný príslušný názov pre vaše voľno v poli „Predmet“. V prípade potreby zadajte polohu do poľa „Umiestnenie“. „Havaj“ vždy funguje dobre, aj keď zostanete týždeň doma a pozeráte Netflix.

Kliknite na pole „Zobraziť ako“, ktoré sa nachádza v skupine Možnosti na karte Schôdzka, a vyberte možnosť „Mimo pracovisko“, aby každý s prístupom k vášmu kalendáru videl, kedy budete preč. Kliknutím na „Uložiť a zavrieť“ dokončite svoje dovolenkové plány – aspoň čo sa týka kalendára programu Outlook.

Kliknite na ponuku „Súbor“ v programe Outlook 2013 a vyberte „Automatické odpovede (mimo kancelárie). Ak táto možnosť nie je k dispozícii, nemáte konto Microsoft Exchange. Otvorí sa okno Automatické odpovede.

Kliknite na možnosť „Odoslať automatické odpovede“. Upozorňujeme, že je vybratá karta „Vnútri mojej organizácie“.

Kliknite na veľké textové pole a napíšte správu, ktorú chcete poslať komukoľvek vo vašej organizácii, keď ste preč. Zvyčajne by to malo zahŕňať dátum, kedy sa vraciate. Ak vás niekto kryje, keď ste preč, môžete uviesť kontaktné informácie tejto osoby alebo v prípade potreby svoje núdzové kontaktné informácie. Použite možnosti formátovania nad textovým poľom na prispôsobenie formátovania rovnako ako pri akejkoľvek e-mailovej správe.

Kliknite na kartu "Mimo moju organizáciu", ak chcete, aby Outlook automaticky odpovedal aj ľuďom, ktorí nepracujú vo vašej spoločnosti. Kliknite na možnosť „Automatická odpoveď ľuďom mimo mojej organizácie“. Vyberte možnosť „Iba moje kontakty“ alebo „Ktokoľvek mimo mojej organizácie“. Text, ktorý ste použili na automatické odpovede vo vašej organizácii, sa automaticky zobrazí v textovom poli správy. Upravte túto správu podľa potreby alebo ju odstráňte a napíšte inú správu.

Kliknite na ponuky „Čas začiatku“ a „Čas ukončenia“ a vyberte dátum a čas, kedy odídete na dovolenku a kedy sa vrátite do kancelárie. Outlook vám počas tohto časového obdobia odošle automatickú odpoveď.

Ak sa vrátite skôr, vypnite automatické odpovede kliknutím na ponuku „Súbor“ a následným kliknutím na tlačidlo „Vypnúť“ pod možnosťou Automatické odpovede.

Kliknite na tlačidlo "Nový e-mail" v programe Outlook 2013. Do riadku „Predmet“ zadajte vhodný názov, napríklad „Tento týždeň preč“, potom do poľa „Správa“ napíšte správu o neprítomnosti.

Vyberte "Uložiť ako" z ponuky Súbor. Kliknite na ponuku „Uložiť ako typ“ a vyberte „Šablóna programu Outlook“. V predvolenom nastavení je názov súboru rovnaký ako váš predmet, ale v prípade potreby ho môžete zmeniť. Kliknite na tlačidlo "Uložiť".

Kliknite na tlačidlo „Pravidlá“, ktoré sa nachádza na karte Domov na páse s nástrojmi. V rozbaľovacej ponuke vyberte možnosť „Spravovať pravidlá a upozornenia“. Otvorí sa okno Pravidlá a upozornenia.

Kliknite na tlačidlo "Nové pravidlo". Tým sa otvorí Sprievodca novými pravidlami. Kliknite na možnosť „Použiť pravidlá na prijaté správy“ v časti Začať z prázdneho pravidla. Kliknite na tlačidlo "Ďalej". Zobrazí sa zoznam možností na filtrovanie toho, kto by mal alebo nemal dostať vašu správu o neprítomnosti. Môžete napríklad určiť, že správa sa odošle iba správam, keď je vaše meno v poli „Komu“ a nie pole "CC", alebo môžete určiť, že odpoveď sa posiela iba na správy s vysokým dôležitosti.

Vyberte možnosti na určenie toho, kto dostane alebo nedostane automatickú odpoveď. Ak necháte možnosti prázdne, automatická odpoveď sa odošle každému, kto vám pošle e-mail. Kliknite na tlačidlo "Ďalej".

Kliknite na možnosť „Odpovedať pomocou konkrétnej šablóny“ v časti Krok 1 a potom kliknite na odkaz „konkrétna šablóna“ v časti Krok 2. Otvorí sa navigačné okno. Kliknite na ponuku „Look In“ a vyberte „Používateľské šablóny v systéme súborov“ a potom dvakrát kliknite na šablónu správy s automatickou odpoveďou, ktorú ste práve vytvorili pred niekoľkými minútami.

Kliknite na tlačidlo "Ďalej", skontrolujte svoje voľby a znova kliknite na tlačidlo "Ďalej". Kliknite na „Dokončiť“. Nechajte Outlook spustený v počítači. Ak počítač prejde do režimu spánku, vypne sa alebo ak je Outlook zatvorený, správa s automatickou odpoveďou sa nikomu neodošle.

Klepnite na ikonu „Hľadať“ na domovskej obrazovke systému Windows 8.1, napíšte „sleep“ a vyberte „Nastavenia napájania a spánku“. Kliknite v ponuke „Spánok“ a vyberte „Nikdy“. Na prenosnom počítači je to k dispozícii iba v časti „Keď je zapojený, vypnúť po“ Ponuka.

Vypnite automatickú odpoveď, keď sa vrátite z dovolenky tak, že sa vrátite späť na možnosť „Spravovať pravidlá a upozornenia“ z tlačidla Pravidlá. Kliknutím na začiarknutie vedľa pravidla zakážte automatickú odpoveď a kliknite na „Použiť“. Nezabudnite vrátiť nastavenie spánku počítača do normálneho stavu.

Tip