E-mail sa stal základnou formou obchodnej komunikácie. Hoci osobný e-mail je neformálny, e-mail pre firmy si vyžaduje profesionalitu a zdvorilosť. Základné časti papierového obchodného listu platia aj pre internetovú korešpondenciu.
Predmet
Predmet uveďte stručný a presný. Vyhnite sa používaniu označení, ktoré by mohli spustiť filter nevyžiadanej pošty príjemcu, ako napríklad „Re“, tradičná skratka kancelárskych poznámok pre „V súvislosti“ alebo „Fwd“, čo znamená preposlanú e-mailovú správu. Vždy vyplňte predmet; Ak ho necháte prázdne, môže sa stať, že vašu správu vykopnete do priečinka spam.
Video dňa
Pozdravujem
Pri obchodných e-mailových správach používajte profesionálny pozdrav. „Drahý pán Foster“ vytvára oveľa lepší dojem ako „Hej, Bob“ a odráža váš imidž obchodníka. Po pozdrave nechajte prázdny riadok a potom začnite telom e-mailu. Tento vzor uľahčuje príjemcovi čítanie celej správy.
Telo
Postupujte podľa štandardných pokynov pre obchodné listy pre telo vášho e-mailu. Použite zdvorilý jazyk na podanie žiadosti alebo vysvetlenie bodu. Ak si nie ste istý, či si vás príjemca zapamätá alebo ak nadväzujete prvý kontakt, predstavte sa v prvom riadku. „Ďakujem, že ste sa so mnou minulý štvrtok porozprávali o zmluve s Johnsonom“ zabrzdí príjemcovu pamäť skôr, ako sa dostanete do podrobností o danom obchode.
Podpis
Za telo e-mailu pridajte prázdny riadok, aby sa správa uľahčila očiam, a potom správu ukončite zdvorilé odhlásenie, ako napríklad „S pozdravom“, „S pozdravom“ alebo dokonca „Ďakujem“. Za svoje meno pridajte svoju e-mailovú adresu, telefón číslo. váš titul so spoločnosťou a dokonca aj adresu kancelárie, ak si to želáte. Príjemcovi to ponúka všetky vaše kontaktné informácie na jednom mieste.
Dvakrát prečítať, raz poslať
Pred kliknutím na tlačidlo „Odoslať“ si znova prečítajte e-mail a vyhľadajte problémy: Je e-mailová adresa príjemcu správna v poli „Komu“ je v poli „Predmet“ príslušný riadok a správa neobsahuje pravopis, kontext alebo gramatické chyby. Dôkladne skontrolujte aj svoj podpis a kontaktné informácie.
Zostaňte profesionáli
Používajte iba čierny text na bielom pozadí. Vyberte si praktické písmo, napríklad Times New Roman alebo Courier. Nepoužívajte farebné, zakrivené fonty, graficky náročné pozadia, emotikony alebo internetový slang, ako napríklad „LOL“ (Laughing Out Loud). Vyhnite sa písaniu správy veľkými písmenami, čo sa považuje za kričanie v textovej forme. Ak posielate firemný e-mail veľkému počtu príjemcov, použite možnosť Blind Carbon Copy (BCC). Týmto spôsobom je e-mailová adresa každého čitateľa chránená a je menej pravdepodobné, že skončí na zozname niekoho spamu.
