Pomenujte a vytvorte novú databázu z príkazu "Nová" na karte "Súbor". Vyberte kartu „Domov“ a otvorí sa nová tabuľka. Prepnite na „Návrhové zobrazenie“.
Zadajte názov „Primárneho kľúča“ do stĺpca „Názov poľa“ v riadku 1. "ID" je predvolená hodnota s "Automatickým číslom" v stĺpci "Typ údajov". Toto možno ponechať alebo zmeniť na iný jedinečný identifikátor záznamu, ako napríklad identifikačné číslo zamestnanca alebo číslo sociálneho poistenia. "Typ údajov" možno ponechať ako "Automatické číslo" alebo zmeniť na manuálne zadanie, pokiaľ je vlastnosť "Indexované" nastavená na "Áno (žiadne duplikáty)."
Vytvorte polia pre všetky informácie požadované od nových zamestnancov. To zahŕňa: 1. Krstné mená a priezviská, iniciály alebo stredné mená, ak je to potrebné 2. Domáce a poštové adresy 3. Pracovné, domáce a mobilné telefónne čísla 4. Počet zrážok pri zrážke federálnej a štátnej dane z príjmu 5. Číslo sociálneho poistenia 6. Vodičský preukaz alebo iné štátne identifikačné číslo 7. Začiarkavacie políčko zabezpečujúce overenie oprávnenosti „dokladu o zamestnaní“ 8. Textové pole na zaznamenanie overených dokumentov 9. Oficiálny dátum nástupu do zamestnania 10. Oficiálny dátum skončenia pracovného pomeru (vyplní sa pri odchode zamestnanca) 11. Mzdová sadzba 12. Pracovná pozícia a ďalšie informácie podľa želania zamestnávateľa Životopisy a žiadosti možno v prípade potreby digitalizovať a pripojiť k záznamu
Každému poľu priraďte typ údajov a nastavte požadované vlastnosti na formátovanie čísel, definujte počet povolených znakov v poli a určte, či sa majú údaje indexovať. Pri budovaní databázy je tiež rozumné pridať popis poľa definujúci jej účel, akciu na presunutie pamäte neskôr, keď je potrebné databázu upraviť alebo revidovať.
Vyberte kartu "Vytvoriť" a kliknite na tlačidlo "Formulár" v skupine "Formulár". Pridajte všetky alebo niektoré polia do formulára a uložte ho. Formátujte vlastnosti poľa tak, aby zodpovedali vlastnostiam tabuľky. Uložte si ho ešte raz a potom sa vrátite do „Zobrazenia formulára“ na tlačidle „Zobraziť“ na karte „Domov“. Na zadanie údajov použite formulár.
Vyberte kartu "Vytvoriť" a kliknite na tlačidlo "Nahlásiť" v skupine "Nahlásiť". Pridajte všetky alebo niektoré polia a potom prepnite na zobrazenie „Rozloženie“. Upravte šírky stĺpcov a formátujte polia a štítky. Upravte písma, farby alebo vyberte vopred naformátovaný dizajn z rozbaľovacieho poľa „Návrh“. Uložte prehľad. Šablóna výkazu vám umožní tlačiť výkazy miezd.
Pre bezpečnosť zašifrujte databázu. Zatvorte databázu, znova ju otvorte v exkluzívnom režime pomocou šípky nadol na tlačidle "Otvoriť" v okne "Otvoriť súbor" a vyberte "Open Exclusive." Kliknite na kartu "Súbor", vyberte príkaz Informácie a potom kliknite na položku "Zašifrovať heslom" v časti "Informácie". tabuľka. Keď sa zobrazí dialógové okno "Nastaviť heslo databázy", nastavte heslo a zadajte ho druhýkrát na overenie. Kliknite na tlačidlo OK. Pri ďalšom otvorení databázy sa bude vyžadovať heslo. Zadajte heslo do poľa Heslo, zadajte ho znova do poľa Overiť a potom kliknite na tlačidlo OK.
Tip
Silné heslá majú minimálne osem znakov a zahŕňajú čísla, veľké a malé písmená, a špeciálny znak, ako napríklad „!“ alebo „&.“ Pomocou vlastností „Titulok“ poskytnite poliam jednoduchý jazyk mená. Zmena názvu poľa „FirstName“ na „First Name“ vyzerá v prehľadoch profesionálnejšie. Existujú online a bežne dostupné mzdové softvérové balíky, ktoré spracovávajú výpočty časových kariet a výplat. Na to v Accesse je potrebná mimoriadne sofistikovaná programátorská zručnosť a pochopenie nad rámec súhrnného článku.
