E-mail je nepopierateľne užitočným komunikačným nástrojom, no ak sa používa nesprávne, môže sa zmeniť na čas cicajúci, pozornosť kradnúci a neustále aktívny vyvolávač stresu, ktorý je skôr záťažou ako úžitkom. Ak sa každý deň bojíte svojej doručenej pošty, pozrite si tento zoznam profesionálnych techník, ktoré vám môžu pomôcť prevrátiť skript a premeniť e-mail späť na nástroj produktivity, akým by mal byť.
Obsah
- Nastavte (a vysielajte) svoj voľný čas
- Prevezmite kontrolu nad kadenciou
- Agresívne sa odhlásiť zo zoznamov
- Použite automatický dokončovač
- Zistite, kedy preskočiť e-mail a zdvihnúť telefón
Nastavte (a vysielajte) svoj voľný čas
Ak chcete zabrániť tomu, aby sa e-maily vkrádali do mimopracovných hodín vášho života, je dobré stanoviť mimopracovné hodiny – nielen tým, že sa mentálne zaviažete nekontrolovať e-maily v určitých časoch deň, alebo dokonca zapnutím nastavení nerušiť na blokovanie e-mailových upozornení (čo je tiež dobrý nápad), ale aj nastavením odpovede mimo pracoviska, aby sa spustila po práci hodiny. Pomáha to zvládnuť očakávania a pomôže vám to vytvoriť hranice s vašimi spolupracovníkmi, ale bez úplného blokovania komunikácie, ak sa objaví niečo naliehavé.
Odporúčané videá
Spočiatku to môže byť trochu znepokojujúce, ak ste zvyknutí kontrolovať e-maily kedykoľvek počas dňa, ale časom zistíte, že kontrola e-mailov počas konkrétnych hodín dňa vás povzbudzuje, aby ste sa počas zablokovaného času sústredili a zefektívnili vypnuté.
Súvisiace
- 5 spôsobov, ako z notebooku vyťažiť viac na prácu
- Dolby Voice je tu, aby vaše konferenčné hovory boli menej náročné
Prevezmite kontrolu nad kadenciou
Podobne ako keď si nekontrolujete e-maily mimo otváracích hodín, nie je ideálne kontrolovať si doručenú poštu neustále počas dňa. E-mail by sa nemal používať ako chatovacia aplikácia v reálnom čase – to je to, čo Slack a Microsoft Teams sú pre. Ak teda pre vás nie je dôležité dostávať e-maily okamžite, môže byť rozumné upraviť nastavenia priečinka doručenej pošty tak, aby nové správy prichádzali iba vo vopred určených časoch. Väčšina populárnych e-mailových klientov v súčasnosti vám umožňuje prispôsobiť, ako často vaša doručená pošta načítava nové správy, a zníženie frekvencie môže urobiť zázraky pre vašu produktivitu. Okrem toho, že e-maily budú menej rozptyľovať, strategické nastavenie kadencie vám umožní efektívnejšie blokovať časti vášho rozvrhu e-mailovej korešpondencie.
Tu je návod, ako sa to robí Outlook a Mail pre Mac.
Agresívne sa odhlásiť zo zoznamov
Nežiaduce, irelevantné e-maily zo zoznamov adries sú nepríjemným faktom zo života, ale ak je vašou metódou, ako sa s nimi vysporiadať, iba stlačiť tlačidlo Odstrániť, robíte si medvediu službu. Namiesto jednoduchého odstránenia týchto správ sa oplatí venovať niekoľko sekúnd úplnému odhláseniu zo zoznamu adresátov. Trvá to trochu viac času, ale tieto kliknutia navyše sa v budúcnosti desaťnásobne oplatia, pretože vám ušetria problémy s odstraňovaním stále väčšieho počtu nechcených e-mailov, ktoré upchávajú vašu doručenú poštu.
Niektorí moderní e-mailoví klienti vám tento proces uľahčujú a automaticky rozpoznajú správy zo zoznamu adries a ponúknu ľahko dostupné tlačidlo na zrušenie odberu. Ale aj keď váš e-mailový klient túto funkciu nemá, stále sa oplatí prejsť na koniec správy a manuálne vyhľadať odkaz na zrušenie odberu. Ak všetko ostatné zlyhá a neexistuje odkaz na zrušenie odberu, často sa oplatí zaslať krátku odpoveď na e-mail, ktorý odosielateľa jasne požiada, aby „odstráň ma zo svojho zoznamu“.
Použite automatický dokončovač
Návrhy automatického dopĺňania (napr Inteligentné písanie v Gmaile) sú pravdepodobne jednou z najlepších funkcií, ktoré boli v poslednej dobe pridané do e-mailového softvéru. Ak nie ste oboznámení, v podstate fungujú tak, že predpovedajú bežné slová a vety, ktoré zvyknete používať, a potom ich naservírujú ako návrhy, ktoré môžete zadať jediným stlačením klávesu. Tí dobrí sa učia váš štýl písania, čím viac ich používate, a časom môžu byť takmer strašidelne presné.
Aby som bol úplne úprimný, návrhy automatického dopĺňania vám pravdepodobne neušetria viac ako pár minút navyše týždenne, ale môžu fungovať zázraky na zníženie mentálneho úsilia potrebného na napísanie e-mailu – najmä ak sa snažíte nájsť ten správny spôsob niečo. Návrhy môžu tiež slúžiť ako užitočná pripomienka, aby boli veci krátke a sladké.
Zistite, kedy preskočiť e-mail a zdvihnúť telefón
Jednou z najlepších e-mailových zručností, ktoré si môžete vypestovať, je schopnosť rozpoznať, kedy je e-mail – a čo je dôležitejšie, kedy nie – ideálnou komunikačnou metódou na použitie v danej situácii. V mnohých prípadoch je e-mail výhodnejší, pretože je asynchrónny, umožňuje premyslenejšie odpovede a zanecháva papierovú stopu, vďaka čomu je skvelý pre určité druhy správ. Ale pre menej formálne konverzácie nemusí byť e-mail tým najlepším miestom na komunikáciu. Kedykoľvek vaša komunikácia nemusí byť nevyhnutne zaznamenaná, je často rýchlejšie a efektívnejšie spustiť krátku správu Slack alebo dokonca zdvihnúť telefón. Volanie ľudí je niekedy v určitých pracovných situáciách odsúvané, ale ak sa použije strategicky, výhody (extra rýchlosť, čistota a schopnosť používať tón a skloňovanie na sprostredkovanie informácií) prevažujú nad náklady.
Odporúčania redaktorov
- 10 rozšírení prehliadača, ktoré vám pomôžu maximalizovať vašu produktivitu
- Jednoduché hacknutie GPU urobí váš notebook RTX 3080 o 20 % výkonnejším, ak si trúfate
Zlepšite svoj životný štýlDigitálne trendy pomáhajú čitateľom mať prehľad o rýchlo sa rozvíjajúcom svete technológií so všetkými najnovšími správami, zábavnými recenziami produktov, užitočnými úvodníkmi a jedinečnými ukážkami.
