Stlačte "Obálky" na karte Korešpondencia vo Worde začať nový projekt obálky. Vyplňte svoju spiatočnú adresu, ak ju chcete použiť, ale dodaciu adresu nechajte prázdnu.
Stlačte "Možnosti" a nastavte veľkosť obálky na karte Možnosti obálky. Možnosti zahŕňajú aj nastavenia písma a nastavenia okrajov. Word automaticky vyberie smer podávania obálok na základe modelu vašej tlačiarne, ale ak potrebujete zmeniť posun, otvorte kartu Možnosti tlače.
Kliknite na "Pridať do dokumentu" na vytvorenie šablóny obálky. Ak ste zadali novú spiatočnú adresu, vyberte, či ju chcete nastaviť ako predvolenú pre neskoršie použitie.
Umiestnite kurzor do textového poľa adresy doručenia v dolnej polovici obálky. Pole neuvidíte, kým naň nekliknete, ale jedno kliknutie kdekoľvek v poli ho správne aktivuje. Stlačte "Vybrať príjemcov" na karte Korešpondencia a zvoľte "Použiť existujúci zoznam" na načítanie súboru Excel a začať a hromadná korešpondencia. Ak ste doteraz postupovali podľa pokynov, áno nie je potrebné kedykoľvek kliknúť na tlačidlo „Spustiť hromadnú korešpondenciu“.
Vyberte, ktorý hárok alebo tabuľka v excelovom zošite obsahuje vaše adresy, ak má súbor viacero možností. Vyberte, či horný riadok obsahuje hlavičky, ako napríklad „Názov“ a „Adresa“, a stlačte „OK“.
Kliknite na "Blok adresy" na nastavenie spôsobu zobrazovania adries na obálkach. Ak chcete upraviť náhľad, vyberte možnosti formátovania na ľavej strane okna. Ak v náhľade chýbajú informácie z vášho excelového súboru, stlačte "Match Fields" a priraďte časti každej adresy konkrétnym stĺpcom v tabuľke.
Word je zbehlý v interpretácii údajov adries v Exceli, aj keď ich nerozdelíte na stĺpce „Mesto“, „Štát“, „Poštové smerovacie číslo“ a ďalšie. Medzi automatickou detekciou Wordu a možnosťami Zhody polí zvyčajne nebudete musieť upravovať súbor Excel, aby fungoval vo Worde.
Stlačte "Ukážka výsledkov" zobrazíte vzorku prvej obálky a použite šípky alebo tlačidlá „Nájsť príjemcu“ v Zobraziť ukážku výsledkov časť na kontrolu ostatných obálok. Pred tlačou si nemusíte prezerať každý záznam – len sa uistite, že všeobecný formát vyzerá správne. Kliknite na tlačidlo "Dokončiť a zlúčiť" a vyberte "Tlačiť dokumenty" pre tlač. Ak chcete uložiť rozloženie obálky vrátane adries, vyberte možnosť „Upraviť jednotlivé dokumenty“.
Ak chcete vytlačiť obálku pre každú adresu, vyberte možnosť „Všetko“ alebo zadajte rozsah položiek v poradí podľa zoznamu programu Excel. Ak chcete vytlačiť jednu obálku na obrazovke, vyberte možnosť „Aktuálny záznam“.
Ak nechcete použiť všetky adresy v údajoch programu Excel, po načítaní súboru programu Excel stlačte tlačidlo „Upraviť zoznam príjemcov“. Zrušte začiarknutie jednotlivých adries, aby ste ich vylúčili, alebo zvoľte "Filter", ak chcete použiť adresy, ktoré zodpovedajú konkrétnej funkcii, ako sú napríklad všetky adresy s "NY" v stĺpci "State".
Na import adries nemusíte v Exceli pre Word používať žiadnu konkrétnu šablónu, ale ak vytvárate zoznam adries od začiatku, ušetríte čas tým, že začnete od šablóny zoznamu adries. V Exceli 2013 kliknite na "Súbor", "Nový" a vyhľadajte "adresu", aby ste našli niekoľko možností.
Ak ste ešte nikdy netlačili obálky, vyskúšajte si pred načítaním údajov Excelu jednu s spiatočnou adresou pomocou „Súbor“ a „Tlač“. Ak vychádza nesprávnym smerom, zmeňte smer podávania v možnostiach tlače obálok.
