Prečo používať Microsoft Excel

Microsoft Excel je tabuľkový softvér používaný na výpočty finančných, štatistických a technických informácie a používa sa na mnohých miestach, od jednotlivých domácností až po Fortune 500 spoločnosti. Komponenty Excelu sú bunky, tabuľky a zošity. Pracovné zošity obsahujú tabuľky a tabuľky obsahujú bunky. Preto sú v tabuľkovom hárku tisíce buniek a dva alebo viac tabuliek tvoria zošit. Funkcie, ktoré Excel ponúka, umožňujú používateľovi ušetriť čas pri výpočte vzorcov, vytváraní tabuliek a grafov a zdieľaní a zabezpečovaní informácií.

Microsoft Excel je užitočný pri vykonávaní výpočtov. Softvér obsahuje vstavané vzorce pre základné matematické, štatistické a dokonca aj inžinierske funkcie. Výpočty, ktoré si môžu vyžadovať niekoľko iterácií, aby sa dospelo k odpovedi, vyžadujú na výpočet konečnej odpovede iba zadanie niekoľkých základných komponentov vzorca pre Excel. Navyše, čas potrebný na získanie odpovede sa výrazne skráti používaním programu Microsoft Excel.

Microsot Excel možno použiť aj na vytváranie tabuliek a grafov. Údaje zadané do tabuľkového procesora môžu obsahovať množstvo typov grafov dostupných v Exceli. Microsoft Excel má schopnosť vytvárať koláčové grafy, stĺpcové grafy, 3-D grafy a dokonca aj bodové grafy. Vytváranie týchto typov grafov na papieri by bolo veľmi časovo náročné, ak nie nemožné pre niektoré typy grafov. Excel obsahuje aj sprievodcov (inštrukcie krok za krokom), ktoré používateľa usmernia pri vytváraní typu grafu, ktorý potrebuje.

Pomocou Excelu je možné navzájom prepojiť niekoľko tabuliek. Ak sú napríklad údaje obchodného oddelenia v jednej tabuľke a marketingové údaje v inej, tieto dve tabuľky možno prepojiť bez prepisovania informácií. Prepojte informácie výpočtom buniek jednej tabuľky s bunkami inej tabuľky. Konečným výsledkom bude kombinácia údajov o predaji a marketingových údajov. Uvedomte si, že ak sa zmenia informácie v jednej tabuľke, zmení sa aj konečný výsledok.

Excel má ďalšiu funkciu, ktorá umožňuje používateľovi formátovať bunky. Funkcia formátovania buniek je obzvlášť užitočná na pochopenie výkonu. V Exceli môžu byť bunky naformátované tak, aby sa zobrazovali určitým spôsobom, ak existuje určitý výsledok. Ak je napríklad finančný cieľ 10 percent pod rozpočtom, ale aktuálny výsledok je o 1 percento nad rozpočet, bunka môže byť naformátovaná tak, aby sa zobrazila červenou farbou. Na druhej strane, ak je výsledok 12 percent pod rozpočtom, môže byť naformátovaný tak, aby sa zobrazoval zelenou farbou.

Excel môže tiež chrániť informácie. V Exceli existuje funkcia uzamknutia bunky, ktorá bráni iným používateľom meniť informácie v bunke. Okrem toho môže byť celý pracovný hárok alebo zošit chránený heslom. Ak sú časti zošita, ktoré by sa nemali zobrazovať, umiestnite na tieto časti zošita alebo na celý zošit heslo.

Microsoft Excel je možné integrovať aj s iným softvérom. Údaje programu Excel je možné importovať do programu Microsoft Access a údaje programu Access je možné exportovať do programu Excel. Microsoft Word a PowerPoint používajú Excel na vytváranie tabuliek vo svojich dokumentoch. Ak je tabuľka, graf alebo graf vytvorený v Exceli, možno ho skopírovať a vložiť do programu Microsoft Word a PowerPoint.