Ako tlačiť adresné štítky v Exceli

Microsoft Excel slúži ako vynikajúci program na správu e-mailových zoznamov. Veľké zoznamy adresátov sa dajú obzvlášť ľahko spravovať v Exceli a zároveň kategorizovať a organizovať kontakty vo vlastnom formáte.

Formáty Excel a CSV sa používajú na import a export zoznamov z poštových manažérov a rozdelenie buniek znamená, že môžete rozdeliť meno, adresu a akékoľvek ďalšie relevantné informácie do jednotlivých stĺpcov. Môžete sa tiež rozhodnúť umiestniť celý kontakt do jednej bunky.

Flexibilita pre skúsených používateľov Excelu je pohodlná, ale tlač štítkov priamo z Excelu nie je jednoduchá. Aj keď tento proces nie je príliš zložitý, nie je ani zrejmý a môžete spôsobiť technickú katastrofu. Použitie procesu hromadnej korešpondencie je najefektívnejší spôsob nastavenia štítkov pre tlačiareň.

Najrýchlejším a najefektívnejším spôsobom tlače štítkov z vášho zoznamu adries Excel je proces hromadnej korešpondencie. Tento proces prevezme vaše organizované informácie Excel a zostaví každú adresu do samostatného štítku pre tlačiareň.

Hoci to znie jednoducho, má to háčik. Hárok programu Excel musí byť naformátovaný na špecifické rozloženie, ktoré používa stĺpce pre každú kategóriu. Ak ste pri zadávaní adries použili inú metódu, preformátovanie je časovo náročné.

V ideálnom prípade začínate odznova a môžete zadať každý kontakt v správnom formáte. Ak už máte všetko rozdelené do kategórií, môžu vyžadovať iba jednoduché zmeny a úpravy štítkov, aby vyhovovali požiadavkám na formátovanie.

Nastavte tabuľku Excel s nadpismi stĺpcov. Každý stĺpec predstavuje konkrétnu kategóriu. Vytvorte samostatný stĺpec pre meno, priezvisko, adresu, mesto, štát a PSČ.

Informácie pre každého jednotlivca sú umiestnené v horizontálnom rade. V každom poli použite presný pravopis, skratky a veľké písmená. Napríklad použite NV namiesto Nevada, pokiaľ nechcete vysloviť celý názov štátu.

Zvážte tiež, ako chcete, aby mená vyzerali na štítkoch. Spôsob, akým upravujete písmená, je vecou osobných preferencií. Niektorí jedinci majú radi veľké písmená, zatiaľ čo iní iba prvé písmeno v každom slove.

Máte tiež možnosť pridať stĺpce podľa potreby. Ak napríklad chcete, aby sa v prvom riadku štítka uvádzal názov spoločnosti, zmeňte prvý stĺpec tak, aby odrážal tieto informácie.

Po nastavení všetkých stĺpcov je ďalším krokom únavné zadávanie pre každý kontakt. Pridajte všetky údaje a vykonajte niekoľko úprav, aby ste sa uistili, že všetko vyzerá dobre.

Keď sú kontakty a všetky súvisiace informácie v tabuľke, zvýraznite všetko vrátane nadpisov stĺpcov. Môžete ťahať kurzorom cez všetky polia a súčasne držať tlačidlo myši, aby ste zvýraznili všetko, alebo použiť klávesovú skratku Vybrať všetko, Ctrl+A.

Po zvýraznení informácií vyberte kartu označenú Vzorce a kliknite Definujte názov. Do poľa, ktoré sa zobrazí, zadajte názov zoznamu. Napríklad použite Svadobné_pozvánky alebo Vianočné_pohľadnice.

Ak tlačíte štítky s akoukoľvek pravidelnosťou, pridanie dátumu do každého zoznamu je tiež užitočné. Zoznamy kontaktov sa často aktualizujú a dátum vám dáva predstavu o tom, kedy bol zoznam naposledy aktualizovaný. Zabezpečuje tiež, že tlačíte správnu a najaktuálnejšiu verziu.

Uložte novo pomenovaný hárok kontaktov programu Excel a ukončite dokument, aby ste mohli pokračovať v hromadnej korešpondencii.

Microsoft Word je miesto, kde tlačíte štítky. Excel je ideálny na organizáciu a hosťovanie údajov a funguje dobre na rýchle načítanie zoznamu do iných programov. Microsoft Word má však vstavanú šablónu na tlač štítkov, ktorá uvádza adresy vo formáte, ktorý tlačiareň požaduje.

Proces hromadnej korešpondencie kombinuje Excel pre schopnosť organizovať polia a Word pre možnosť formátovania štítkov pre tlačiareň.

Otvorte nový dokument programu Word a kliknite na poštové zásielky otvoríte zoznam možností. Kliknite na rozbaľovaciu možnosť pre Spustite hromadnú korešpondenciu zobrazíte sekundárnu ponuku, na ktorú možno budete musieť kliknúť Spustite hromadnú korešpondenciu znova predtým, ako budete môcť vybrať Štítky na otvorenie ponuky Možnosti štítkov.

V tomto bode potrebujete informácie o tlačiarni a štítkoch, aby ste sa mohli posunúť vpred. Musíte si vybrať medzi tlačiarne s nepretržitým podávaním a stránkové tlačiarne. Typ, ktorý používate, nájdete v príručke k tlačiarni. Ak máte tlačiareň so štýlom strany, ďalšia rozbaľovacia ponuka vyžaduje, aby ste vybrali konkrétny typ zásobníka pre vašu stránkovú tlačiareň. Bočný zásobník je pomerne bežný.

Ďalej vyberte dodávateľa štítkov. Každý dodávateľ má svoje špecifické rozloženie a to je pre tlačiareň dôležité. Microsoft, Avery a mnoho ďalších možností dodávateľov sú uvedené v rozbaľovacej ponuke. Vyberte štítok, ktorý zodpovedá štítkom, ktoré ste si pre danú úlohu zakúpili.

Nakoniec vyberte číslo produktu, ktoré zodpovedá číslu produktu na vašich štítkoch. Toto sa zvyčajne nachádza na obale a nie na samotných štítkoch. Číslo produktu informuje vašu tlačiareň o rozmeroch papiera, aby sa zabezpečilo správne zarovnanie tlače so štítkami.

V zriedkavých prípadoch nemusí byť pre vaše štítky k dispozícii číslo produktu. Tlač sa môže stále posúvať vpred, ale musíte manuálne zmerať veľkosť jednotlivých štítkov. Musíte tiež vedieť, koľko štítkov je na stránke a koľko je umiestnených v každom stĺpci a riadku.

Ak chcete zadať vlastný rozmer štítka, vyberte Podrobnosti možnosť v Možnosti štítkov okno na zobrazenie rozloženia hárku štítkov podľa stĺpcov a riadkov. Do poskytnutého poľa zadajte okraje, stĺpce a riadky. Kliknite OK ak to zodpovedá vašej konfigurácii. Ak nie, kliknite Zrušiť a potom vyberte Nový štítok a skúste to znova.

Zadajte názov štítkov, aby sa rozmery uložili pre budúce použitie. Postačí akékoľvek meno. Ďalej nastavte rozmery na nameranú výšku a šírku. Zadajte tiež rozloženie riadkov a stĺpcov. Pokračujte a kliknite OK uložte nové nastavenia veľkosti a potom kliknite OK znova, aby ste uložili všetky nastavenia.

V tomto bode máte štítky pripravené v Exceli a správne naformátovaný dokument Word na tlač štítkov. Teraz musíte importovať kontaktné informácie, aby ste mohli vyplniť štítky.

V dokumente programu Word kliknite na Súbor a potom možnosti a Pokročilé. Začiarknite políčko vedľa Pri otvorení potvrďte konverziu formátu súboru a vyberte si OK. Vráťte sa do poštové zásielky tab a kliknite Vyberte možnosť Príjemcovia otvoríte rozbaľovaciu ponuku možností. Vyberte si Použiť existujúci zoznam na vyhľadanie kontaktných informácií v Exceli v počítači. Vyberte súbor a kliknite OK. Tento proces spája hárok programu Excel s dokumentom programu Word. Hoci sú programy prepojené, štítky ešte nie sú vyplnené informáciami.

Najjednoduchší spôsob importovania celého zoznamu je prostredníctvom zástupných symbolov. Označenie zástupného symbolu zodpovedá stĺpcom, ktoré ste vytvorili v súbore Excel. Napríklad napíšete <> kde chcete, aby sa na štítku objavilo krstné meno. Majte na pamäti, že táto sekvencia sa opakuje na všetkých štítkoch.

Štandardná postupnosť adries vyzerá takto:

<> <>

<>

<> <> <>

Každý štítok priamo zodpovedá stĺpcu v hárku programu Excel. Ak chcete pridať vlastné informácie, musia sa nachádzať v označenom stĺpci na hárku. Potom zadajte pole v preferovanom poradí umiestnenia pre štítok.

Ak často načítavate zoznamy pomocou procesu hromadnej korešpondencie, existuje aj skratka bloku adries na spojenie viacerých polí údajov do jedného <

Teraz, keď sú štítky nastavené so sekvenciou pre každé pole, môžete efektívne načítať stovky alebo dokonca tisíce kontaktov a zároveň vytvoriť konzistentnú postupnosť štítkov pre tlačiareň. Hromadná korešpondencia je ideálna pre hromadné zoznamy kontaktov.

Hromadnú korešpondenciu musíte namapovať, aby Word čítal správne stĺpce z Excelu. Vráťte sa do poštové zásielky kliknite na kartu Zhoda polí a vyberte si Napíšte a vložte polia. Zobrazí sa pole s množstvom štítkov uvedených vedľa rozbaľovacích políčok.

Štítky sú bežnými prvkami štítku s adresou. Vypisuje Názov, Krstné meno, Priezvisko, Ulica, a tak ďalej. V príslušných rozbaľovacích zoznamoch sa zobrazujú štítky stĺpcov z hárka programu Excel. Mnohé z nich už budú spárované, ale uistite sa, že každý prvok je zarovnaný a správne zladený. To znamená, keď píšete <>, ťahá len z Krstné meno stĺpec v hárku programu Excel.

Teraz, keď sú polia zmapované a štítky vytvorené, kliknite Náhľad v poštové zásielky tab. Než sa rozhodnete pre tlač, urobte si dôkladnú ukážku, aby ste si prezreli štítky. V tomto zobrazení ešte raz skontrolujte zarovnanie a formátovanie.

Keď ste pripravení tlačiť, kliknite Dokončiť a zlúčiť pod poštové zásielky tab. Kliknite Tlač dokumentov na odoslanie poslednej úlohy do tlačiarne. Pred odoslaním úlohy skontrolujte, či je v tlačiarni zásobený papier so štítkami.

Aj keď je Excel skvelým prostriedkom na spustenie hromadnej korešpondencie, môžete tiež importovať kontakty z programu Outlook. Outlook vám umožňuje exportovať kontakty do pracovného hárka programu Excel, kde môžete použiť postup, ako je uvedené vyššie.

Ak chcete získať kontakty priamo z e-mailového programu Outlook, vytiahnite zoznam kontaktov. Použite Shift+Kontrola na výber a zvýraznenie viacerých kontaktov, kým sa nezvýrazní každý požadovaný kontakt.

Choďte na Domov kartu a vyberte Hromadná korešpondencia. Vyberte si Len vybrané kontakty nasledovaný Všetky kontaktné polia. Potom vyberte Nový dokument a Poštové štítky ako typ dokumentu.

Táto akcia spustí nový dokument programu Word s hromadnou korešpondenciou. Vyberte Napíšte a vložte polia pod poštové zásielky a skontrolujte, či je všetko správne zarovnané. Kliknite Aktualizovať štítky na generovanie štítkov.

Pomocou funkcie náhľadu skontrolujte a uistite sa, že je všetko správne zarovnané. Po úprave a vykonaní akýchkoľvek konečných revízií si znova zobrazte ukážku a potom spustite Dokončiť hromadnú korešpondenciu a Tlačiť odoslanie úlohy do tlačiarne.

Outlook je skvelý na správu kontaktov a spustenie hromadnej korešpondencie z programu je jednoduché. Nie každý má však Outlook ako správcu e-mailov a proces tlače štítkov z Excelu zostáva najlepšou alternatívou na správu kontaktov.