7 vecí, o ktorých ste nevedeli, že môžete robiť v programe Outlook

Je pravdepodobné, že ste tak či onak použili Microsoft Outlook na odosielanie e-mailov alebo plánovanie schôdze. Aj keď sú to najbežnejšie úlohy, ktoré môžete vykonať v programe Outlook, existuje niekoľko trikov, ktoré môžete využiť na zlepšenie svojho zážitku.

Odvolanie e-mailu je ten, o ktorom sme sa už zmienili, ale existujú aj e-maily s farebným kódovaním alebo nastavenie rôznych časových pásiem. Strávili sme pre vás nejaký čas prehrabávaním sa v menu, aby sme vám to všetko a ešte viac ukázali.

Tu je sedem vecí, o ktorých ste nevedeli, že ich môžete robiť v Outlooku na pracovnej ploche a Outlooku na webe.

Nastavte dve časové pásma

Najprv začneme časovými pásmami, pretože čas je všetko! Je to užitočné, ak sídlite na inom mieste ako vaša práca – povedzme, že ste v New Yorku a vaša práca má sídlo v Portlande v Oregone. Ak chcete, aby vaše e-maily zostali na rovnakej stránke a vyhli sa oneskoreniu na schôdze, môžete v počítačovej aplikácii Outlook nastaviť viacero časových pásiem.

Toto je jedna z najjednoduchších vecí, ktoré môžete nakonfigurovať v programe Outlook. Všetko, čo musíte urobiť, je prejsť do lektvaru Kalendár v počítačovej aplikácii Outlook a potom navštíviť stránku Súbor Ponuka. Odtiaľ kliknite možnosti a potom kliknite na Kalendár. Potom budete chcieť hľadať Časové pásma možnosť. Mali by ste vidieť začiarkavacie políčko pre Zobraziť druhé časové pásmo. Kliknite na začiarkavacie políčko a potom vyberte požadované druhé alebo tretie časové pásmo. Teraz to uvidíte v programe Outlook.

Nastavte farby pre e-maily od určitých ľudí

Chcete, aby vaše e-maily vyzerali trochu inak, aby bola vaša doručená pošta elegantnejšia a lepšie čitateľná? Outlook vám kryje chrbát s tým, čo je známe ako podmienené formátovanie. Táto funkcia umožňuje, aby správy, ktoré spĺňajú vaše vlastné definované podmienky, vynikli v zozname správ pomocou farby, písma a štýlov. Pristane na 2. mieste nášho zoznamu.

Outlooku môžete prikázať, aby zmenil farbu určitých správ na základe mena odosielateľa alebo e-mailovej adresy; povedzme, ak chcete, aby sa všetky e-maily od vášho šéfa zobrazovali červenou farbou.

Ak chcete nastaviť pravidlo podmieneného formátovania, prepnite sa do priečinka doručenej pošty v počítačovej aplikácii Outlook a prejdite na kartu Zobraziť. Odtiaľ vyberte Aktuálny pohľad nastavenie. Potom, po tom, vyberte Zobraziť nastavenia. Potom budete chcieť kliknúť na Rozšírené nastavenia zobrazenia dialógové okno a vyberte Podmienené formátovanie. Microsoft má zoznam krokov, ktoré môžete sledovať tu, no zameriavame sa na to, ako môžete dosiahnuť, aby sa správy od určitých ľudí zobrazovali v určitej farbe.

Ak to chcete urobiť, kliknite Pridať a potom zadajte názov pravidla. Vyberte Písmoa potom pod Farba vyberte požadovanú farbu a potom kliknite OK. Potom vyberte Podmienka a vyberte Podmienku. Do poľa Od zadajte meno kontaktu alebo odosielateľa, ktoré chcete, aby sa v doručenej pošte zobrazovalo inou farbou. Potom v Nastavenia filtra, podmieneného formátovania a rozšíreného zobrazenia dialógové okná, vyberte OK.

Použite klávesové skratky programu Outlook

Pravdepodobne poznáte klávesové skratky ako CTRL+C a CTRL+V, ale vedeli ste, že počítačová aplikácia Outlook má aj súpravu klávesových skratiek, ktoré môžete použiť? Tieto klávesy vám môžu pomôcť ušetriť čas počas vášho rušného dňa tým, že nemusíte ťahať myšou cez ikony a ponuky na vykonávanie bežných úloh, ako je písanie, odpovedanie alebo preposielanie správ. Zozbierali sme naše obľúbené klávesové skratky programu Outlook pre číslo tri na našom zozname. Majte na pamäti, že sú pre Windows 10.

Opäť sme zhromaždili niektoré z najbežnejších klávesových skratiek. Microsoft má na svojej webovej stránke úplný zoznam, ktorá zahŕňa skratky programu Outlook pre MacOS, ako aj web. Ich zoznam je o niečo komplexnejší a zahŕňa diktovanie, priečinky, tably na čítanie, tlač a ďalšie.

Zmeňte veľkosť súborov, aby ste mohli odosielať veľké obrázkové prílohy

Bežnou prekážkou, s ktorou sa môžete stretnúť pri odosielaní e-mailov s obrázkami, je to, že súbory, ktoré možno chcete, aby príjemca dostal, sú príliš veľké na limity webu. Keď k tomu dôjde, môžete skúsiť zmeniť veľkosť obrázkových príloh prostredníctvom počítačovej aplikácie Outlook, aby neboli príliš veľké.

Veľkosť obrázkových príloh môžete zmeniť v niekoľkých krokoch. Po vytvorení novej správy sa musíte najskôr pokúsiť pripojiť všetky obrázky, ktoré chcete odoslať. Pravdepodobne sa vám zobrazí chybové hlásenie, ale nebojte sa. Len zamierte do Súbor e-mailu a potom vyhľadajte chybové hlásenie v hornej časti. Vyberte možnosť, ktorá hovorí Zmeniť veľkosť veľkých obrázkov pri odosielaní tejto správy.

Outlook sa pokúsi odoslať správu poštou komprimovaním obrázkov na menšiu veľkosť. V prípade, že správa stále neprejde, môžete to skúsiť Komprimovanie súborov v systéme Windows 10 alebo MacOS zmenšiť ich a potom priložiť súbor ZIP k e-mailovej správe.

Začnite schôdze cez Teams, otvorte rýchle poznámky a OneNote priamo z Outlooku na webe

Aj keď sme sa zamerali na počítačovú aplikáciu Outlook, Outlook na webe má tiež nejaké tajomstvá. Aj keď už pravdepodobne trávite čas triedením Kalendára alebo e-mailov v Outlooku na webe Microsoft zapojil niektoré integrácie s Sticky Notes, ako aj OneNote tam, tiež.

S integráciou, ak sa prihlásite pomocou rovnakého e-mailu Microsoft 365, ktorý používate na prácu (alebo dokonca e-mailu osobného účtu Microsoft) na Sticky Notes vo Windowse 10 alebo v aplikácii OneNote budete mať rýchly prístup k rovnakým veciam s týmto kontom Outlook na web. Toto je známe ako informačný kanál OneNote.

Môžete na to kedykoľvek prepnúť tak, že prejdete hore a kliknete na ikonu OneNote na pravej strane obrazovky. Funguje to s osobnými účtami Microsoft, ako aj s pracovnými účtami Microsoft 365. Takže to vyskúšajte a robte si poznámky pri odosielaní e-mailov!

Chceme si tiež všimnúť možnosť „Stretnúť sa teraz“. Táto možnosť sa zobrazuje v hornej časti doručenej pošty v Outlooku na webe. Ak na toto kliknete, budete môcť okamžite začať schôdzu cez Teams (s pracovnými účtami) alebo schôdzu cez Skype (s osobnými účty.) Je to rýchly spôsob, ako preskočiť niektoré obruče a nemusíte prechádzať množstvom ponúk, aby ste sa dostali na schôdzu správne. preč.

Dostaňte sa na nulu doručenej pošty pomocou čistenia konverzácií

Ak je vaša doručená pošta plná správ, možno budete chcieť vyskúšať funkciu Čistenie konverzácie v Outlooku. Je to ďalšia funkcia, o ktorej ste možno nevedeli.

Ako vysvetľuje Microsoft, Funkcia Vyčistenie konverzácie v programe Outlook je navrhnutý tak, aby vám pomohol znížiť počet správ vo vašich priečinkoch. Prebytočné správy počas konverzácie, ktoré sú vyčistené, sa presunú do priečinka Odstránené položky. Majte na pamäti, že ide o konverzácie v e-mailovom vlákne alebo zbierke správ.

Čistenie konverzácií môžete použiť tak, že prejdete do priečinka doručenej pošty programu Outlook na pracovnej ploche a potom kliknete na Domov tab. Odtiaľ si môžete vybrať Odstrániť skupina a potom si vyberte Vyčistiť.

Môžete si vybrať Vyčistite konverzáciu vyčistiť aktuálnu konverzáciu. Potom vyberte Vyčistiť priečinok na vyčistenie celého priečinka s odstránením nadbytočných správ. Môžete sa tiež rozhodnúť Vyčistiť priečinok a podpriečinky. Pri tejto možnosti sa skontrolujú všetky konverzácie vo vybratom priečinku a priečinku, ktorý obsahuje, a nadbytočné správy sa odstránia.

Nastavte pravidlá na automatické presúvanie, označovanie a odpovedanie na e-mailové správy

Kým čistenie konverzácií je jedným zo spôsobov, ako sa dostať k čistej schránke, nastavenie pravidiel je druhým. Ak nastavíte pravidlá v počítačovej aplikácii Outlook, môžete sa presúvať, označovať a odpovedať na e-maily automaticky. Tieto pravidlá možno dokonca použiť aj na prehrávanie konkrétnych zvukov, keď dostanete správy.

Ak chcete nastaviť pravidlo, všetko, čo musíte urobiť, je kliknúť pravým tlačidlom myši na správu v doručenej pošte a vybrať pravidlá Odtiaľ si môžete vybrať jednu z možností. Outlook automaticky navrhne vytvorenie pravidla na základe odosielateľa a príjemcov. Ak chcete vytvoriť ďalšie pravidlá, kliknite naň pravým tlačidlom myši a vyberte si Vytvoriť pravidlo.

Postupujte podľa pokynov na obrazovke a v dialógovom okne Vytvoriť pravidlo začiarknite jedno alebo viac z prvých troch začiarkavacích políčok. Microsoft má kompletného sprievodcu pravidlami programu Outlook tu ak potrebujete ďalšiu pomoc.

Odporúčania redaktorov

• Používať Office? Váš počítač môže byť v dôsledku tejto zmeny od spoločnosti Microsoft ohrozený
• Papierový notebook môže byť zariadením s elektronickým papierom, o ktorom ste nevedeli, že ho potrebujete
• 5 užitočných skratiek systému Windows, o ktorých ste nevedeli
• Ako urobiť z tabletu lepší nástroj na prácu
• Ako maximalizovať svoju produktivitu v systéme Windows 10