Informujte ľudí o zmenách vašich kontaktných informácií.
Kredit za obrázok: dolgachov/iStock/Getty Images
Či už meníte e-mailovú adresu pripojenú k existujúcemu účtu alebo vytvárate nový e-mailový účet, nie je to zložitý proces, ako upozorniť vaše osobné a/alebo obchodné kontakty. Pošlite im základnú aktualizačnú správu prostredníctvom vašej e-mailovej služby a pošlite im aspoň jeden ďalší spôsob upozornenia.
Napíšte správu
Pred odoslaním upozornenia sa uistite, že obsahuje všetky informácie, ktoré ľudia vo vašom adresári potrebujú, aby s vami zostali v kontakte aj po vykonaní zmeny. Oznámenie by malo obsahovať novú adresu a dátum, kedy plánujete natrvalo prestať používať svoju starú adresu. Napríklad: „Rozhodol som sa zmeniť svoju e-mailovú adresu na [adresa]. Svoju existujúcu adresu prestanem používať dňa [dátum]. Aktualizujte svoje adresáre. Ďakujem!"
Video dňa
Odoslať správu
Ak vykonávate zmenu, ktorá sa týka osobných aj obchodných kontaktov, odošlite upozornenie každej skupine samostatne, aby ste nezdieľali pracovné kontakty s rodinou a priateľmi alebo naopak. Pri kontaktovaní ľudí v rovnakej skupine chráňte súkromie každého, kto nechce zdieľať jej e-mailovú adresu, pomocou poľa BCC, aby ste ju skryli pred príjemcami v poli Komu. Okrem toho mnohé e-mailové služby automaticky označujú za potenciálneho odosielateľa spamu každý účet, ktorý posiela jeden e-mail viacerým príjemcom. Ak vaša služba nepovoľuje hromadné odosielanie správ, pošlite správu súčasne menej ako 20 príjemcom.
Automatizujte notifikáciu
Väčšina e-mailových služieb ponúka nástroj „Odpoveď na dovolenku“ alebo „Mimo kanceláriu“, ktorý automaticky odošle a vlastná správa „preč“ komukoľvek, kto vám pošle e-mail v deň, keď aktívne nekontrolujete správy. Ak je vaša nová e-mailová adresa pripojená k samostatnému účtu, môžete tento nástroj použiť aj na to, aby ste o zmene informovali každého, koho ste zabudli kontaktovať. Po prepnutí na novú adresu nájdite nástroj v nastaveniach starého účtu a prilepte adresu oznamovaciu správu, ktorú ste napísali do poľa vlastnej automatickej správy, zapnite funkciu a nechajte ju zapnutú asi mesiac.
Odoslať alternatívne upozornenia
Ktokoľvek vo vašom adresári môže zmeškať vašu dôležitú správu, ak ste napríklad omylom zadali nesprávnu adresu alebo použili starú adresu alebo správa skončila v priečinku nevyžiadanej pošty. Uverejnite svoju správu ako aktualizáciu stavu na online sociálnych sieťach a stránkach záujmových skupín, prípadne ju pošlite kontaktom prostredníctvom chatovej služby. Okrem toho, ak meníte firemnú e-mailovú adresu, zvážte informovanie svojich klientov, zákazníkov alebo predajcov o nových kontaktných údajoch prostredníctvom pohľadnice.
