Využitie e-mailu v podnikaní

E-mail je v posledných rokoch jedným z najrozšírenejších nástrojov obchodnej komunikácie. Využitie e-mailu v podnikaní zahŕňa komunikáciu so spolupracovníkmi a zákazníkmi, plánovanie stretnutí, odosielanie automatických upozornení a zdieľanie bulletinov so starými aj novými zákazníkmi. Jednou z výhod e-mailu v obchodnej komunikácii je, že je taký všadeprítomný, že každý predpokladá, že odosielať a prijímať e-maily môže každý, kto má prístup na internet. E-mail v posledných rokoch používali aj niektorí podvodníci a hackeri, preto je dôležité dávať si pozor na podvodné správy.

Hlavnou úlohou e-mailu v obchodnej komunikácii je spájať ľudí v rámci tej istej spoločnosti alebo organizácie. E-maily sa veľmi často používajú na kladenie otázok spolupracovníkom bez toho, aby ste ich museli rušiť telefonátom alebo ťuknutím po pleci. Používajú sa na odosielanie oznámení a zápisníc zo stretnutí, na distribúciu dôležitých formulárov a na vykonávanie prieskumov na pracovisku.

Mnohé kancelárie majú rôzne interné zoznamy adries na ktoré môžu ľudia posielať správy, aby ich dostali do konkrétnej jednotky spoločnosti, či už ide o každého, kto pracuje v ľuďoch zdroje, ktoré môžu potrebovať vidieť aktualizáciu pravidiel týkajúcich sa dovolenky, alebo všetci pracujúci na konkrétnom poschodí, ktorí by mali vedieť, že ide o spolupracovníka narodeniny. E-mail sa často používa aj s integrovanými nástrojmi kalendára od poskytovateľov ako Microsoft a Google na plánovanie stretnutí a iných udalostí.

Email príloh sa bežne používajú ako spôsob zdieľania súborov, od dokumentov Microsoft Word až po vzorky reklamných materiálov, ako sú logá alebo zvončeky.

Ľudia stále viac kontrolujú firemný e-mail na osobných zariadeniach, ako sú smartfóny, čo im umožňuje zostať v kontakte so spolupracovníkmi mimo kancelárie. To môže byť pozitívne aj negatívne: Ľudia môžu ľahšie pracovať z domu alebo sa rýchlo prihlásiť počas rannej cesty do práce, ale môžu mať aj menej skutočnej pracovnej doby, keď nie sú v kancelárii.

Vzhľadom na zásadnú úlohu e-mailu v obchodnej komunikácii nie je prekvapujúce, že sa v súvislosti s e-mailom vyvinuli formálne a neformálne pravidlá etikety.

Ľudia sa vo všeobecnosti snažia e-maily adresovať pomocou a určitý stupeň profesionality, uistite sa, že máte jasné a výstižný predmet vďaka čomu je ľahké nájsť e-maily v doručenej pošte a venovať im aspoň určitú pozornosť gramatika, pravopis a veľké písmená. Väčšina ľudí sa o to pokúša vyhnite sa akýmkoľvek nefarebným komentárom v firemných e-mailoch vrátane vtipov s pochybným vkusom, zmienok o politike a náboženstve alebo akýchkoľvek úderov na ich zamestnávateľov.

Niektorí ľudia sa snažia pôsobiť veselo aj v firemných e-mailoch, pretože je ťažké určiť tón len pri pohľade na písomnú správu. Dá sa to urobiť pomocou výkričníkov alebo emoji, hoci preháňanie sa môže zdať neprofesionálne. Vo všeobecnosti budete chcieť nasledovať príklad ostatných vo vašej organizácii pokiaľ ide o to, ako navrhovať e-maily spolupracovníkom alebo zákazníkom.

Mnoho organizácií má svoje vlastné zásady týkajúce sa e-mailu, ako napríklad požiadavku, aby bol ku každému odchádzajúcemu e-mailu pripojený konkrétny formát podpisu. Niektoré pracoviská majú pravidlá o tom, kedy, ak vôbec niekedy, možno použiť firemný e-mail na osobné účely. Mnohé z nich majú tiež pravidlá o tom, kedy by sa e-maily mali uchovávať alebo vymazávať z bezpečnostných dôvodov.

Prijímanie automatických e-mailových správ od organizácií, s ktorými obchodujete, sa stalo samozrejmosťou. Online nákupné predajne posielajú oznámenia o predaji, potvrdenia o nákupe a aktualizácie o plánoch zásielok. Noviny a iné mediálne organizácie posielajú automatické e-maily s titulkami a aktualizáciami príbehov.

Existuje celý rad spoločností, ktoré môžu firmám posielať automatické e-maily, vrátane marketingových e-mailov a e-mailov vyvolaných nákupom, niekedy tzv. transakčné e-maily. Určité zákony upravujú, kedy môžu spoločnosti ukladať e-mailové adresy ľudí, kedy sa od nich vyžaduje, aby umožnili ľuďom odhlásiť sa z prijímania e-mailov a kedy môžu posielať marketingové správy. Uistite sa, že dodržiavate pravidlá vo vašej jurisdikcii a potenciálne na miestach, kde pracujú alebo bývajú ľudia, ktorým posielate e-maily.

Niektorí komerční poskytovatelia e-mailu vám môžu pomôcť spravovať odhlášky, zoznamy odberov a ďalšie informácie. Nakupujte a nájdite taký, ktorý vyhovuje vašim potrebám za cenu, ktorá sa vám páči.

Email bulletiny sa v posledných rokoch stávajú čoraz obľúbenejšími. Niektoré firmy ich využívajú na oslovenie zákazníkov a informovanie o predaji, nových produktoch alebo existujúcich službách. Firma zaoberajúca sa čistením bazénov môže napríklad rozoslať informačný bulletin, ktorý ľuďom pripomína jej služby v lete alebo podcastové štúdio môže rozoslať e-mailové informačné bulletiny s oznámením novej série alebo novej série už existujúcej šou.

V iných prípadoch samotný newsletter je produkt. Niektoré mediálne organizácie a iné skupiny mali úspech s platenými informačnými bulletinmi, ktoré obsahujú informácie, ktoré nie sú dostupné nikde inde. Niektoré z nich sú vytvorené pomocou špecializovaných platforiem alebo prostredníctvom nástrojov crowdfundingu, ako je Patreon.

Rovnako ako v prípade iných komerčných e-mailov, ak posielate e-mailový bulletin, mali by ste sa uistiť, že máte výslovný súhlas od ľudí, ktorým posielate správy, a že majú jednoduchý spôsob, ako zrušiť odber. Môžete pozvať ľudí, aby sa prihlásili na odber bulletinu, keď napríklad navštívia vašu stránku alebo keď dokončia transakciu. Prirodzene, ak ponúkate platený newsletter, budete sa musieť uistiť, že ľudia majú jednoduchý spôsob, ako zrušiť svoje predplatné a prestať im účtovať poplatky.

E-mailový podvod, často známy ako phishing, v posledných rokoch prevláda. Podvodníci posielajú e-maily ľuďom, ktorí sa vydávajú za dôveryhodné inštitúcie alebo dokonca jednotlivých spolupracovníkov, ktorí sa snažia oklamať príjemcov, aby poslali peniaze alebo poskytli cenné informácie, ako sú používateľské mená a heslá. V niektorých prípadoch sa tieto e-maily odosielajú hromadne veľkému počtu príjemcov, ale v iných prípadoch sú špecificky zamerané na konkrétnych príjemcov.

Škodlivý softvér je tiež niekedy distribuovaný e-mailom, zvyčajne prostredníctvom príloh alebo odkazov na tienisté stránky zahrnuté v e-mailových správach. V niektorých prípadoch, ak sa podozrivý súbor otvorí, infikuje počítač príjemcu a použije jeho e-mailový softvér na odoslanie ďalších svojich kópií kontaktom pôvodného príjemcu.

Aby ste sa nestali obeťou e-mailových podvodov, Pozrite sa pozorne na adresy, z ktorých prichádzajú správy a uistite sa, že sa skutočne zhodujú s ľuďmi alebo inštitúciami, o ktorých tvrdia, že pochádzajú. Skontrolujte, či všetky odkazy v e-mailoch smerujú na stránky, na ktoré údajne odkazujú. Ak dostanete neočakávaný e-mail s prílohou, skontrolujte, či skutočne pochádza od osoby, od ktorej sa vydáva, aj keď tejto osobe musíte zavolať alebo ju inak poslať na potvrdenie totožnosti.

Mnoho spoločností má antivirusový softvér skenovať prichádzajúce a odchádzajúce e-maily na prítomnosť škodlivého softvéru, ale stále je dobré byť ostražitý, aby ste sa vyhli podvodom.

V niektorých kanceláriách je e-mail čoraz viac nahradený softvérom na odosielanie okamžitých správ, ako sú Microsoft Teams alebo Slack. Spoločnosti tiež používajú nástroje na odosielanie správ a softvér sociálnych sietí na rozhovory so zákazníkmi, často prostredníctvom automatických chatovacích boxov alebo odkazov umiestnených na firemných webových stránkach.

Tieto platformy v reálnom čase môžu byť často rýchlejšie a pohodlnejšie ako používanie e-mailu. Mnohé tiež uľahčujú zdieľanie súborov alebo dokonca nastavenie hlasových a videokonferencií, čo nie je možné vykonať priamo prostredníctvom e-mailu.

Napriek tomu je nepravdepodobné, že tieto platformy čoskoro úplne nahradia e-mail.