RFID systémy sú podobné skenovaniu čiarových kódov.
Funkcie systému rádiofrekvenčnej identifikácie (RFID) zahŕňajú vnútornú kontrolu dlhodobého majetku, vnútornú kontrolu majetku zaúčtovaného do nákladov a prevenciu krádeží. Systém RFID zahŕňa štítok a čítačku. Pri skenovaní anténa v štítku zachytí rádiové vlny a odošle odpoveď späť do čítačky.
Fyzické zásoby
Kľúčovým prvkom vnútornej kontroly dlhodobého majetku je fyzická inventúra, pri ktorej audítor zisťuje a eviduje všetok aktivovaný majetok. Funkciou systému RFID je uľahčiť fyzickú inventúru. RFID štítok by mal byť fyzicky pripojený k majetku v čase nadobudnutia a zaznamenaný v evidencii majetku. Číslo štítku sa potom stane primárnym identifikátorom pre aktívum, pretože je prepojené so všetkými informáciami v zázname o tomto konkrétnom aktíve. Vopred očíslované štítky môžu poskytovať aj číselné ovládanie.
Video dňa
Počas fyzickej inventarizácie/auditu audítor naskenuje RFID štítok na každom majetku. Toto spustí prenos, ktorý „označí“ majetok v databáze záznamov o majetku. Audítor si potom môže vytlačiť zoznam aktív a zistiť, ktoré sa nenašli.
Vnútorná kontrola vynakladaných aktív
Spoločnosti sa môžu rozhodnúť používať štítky RFID aj na menších aktívach, pretože dobrý systém kontroly majetku zahŕňa všetky aktíva spoločnosti, najmä tie, ktoré by sa mohli ukradnúť alebo stratiť. Spoločnosť by mala používať samostatný systém alebo súbor pre položky účtované do nákladov, pretože sa kapitalizuje aktíva, ktoré vytvárajú náklady na pravidelné odpisy a musia byť zosúladené s finančnými Vyhlásenia. Vnútorná kontrola by nemala byť podmienená cenou položky alebo zásadami kapitalizácie.
Prevencia krádeží
Spoločnosti s veľkým množstvom krádeží alebo v odvetví s vysoko utajovanými informáciami sa môžu rozhodnúť nainštalovať RFID skenery pri dverách. Skener by upozornil recepčnú alebo ochrankára, ak by sa zamestnanec pokúsil odísť s označeným predmetom.
RFID vs. Označovanie čiarovým kódom
Hlavnou nevýhodou označovania čiarovým kódom je to, že sa štítky môžu zašpiniť a stať sa ťažko čitateľnými. RFID štítok bojuje proti tejto nevýhode, pretože čítačka musí byť len niekoľko stôp od štítku; na čítanie nevyžaduje priamu viditeľnosť. Vďaka tomu, ako funguje, tiež skracuje čas potrebný na dokončenie fyzickej inventarizácie.
Hlavnou nevýhodou štítkov RFID je cena; sú oveľa drahšie, čiastočne preto, že si to vyžaduje systémovú integráciu a integrátora. Ušetrený čas (vrátane hodinovej mzdy pre analytika zásob) však môže prevážiť počiatočné náklady.
