Výhody plánu postupného zavádzania

Ak sa chystáte spustiť nový produkt, službu, systém alebo proces, musíte sa rozhodnúť, ako ho zavediete. V niektorých prípadoch má zmysel prejsť na úplné zavedenie, čo znamená okamžitú zmenu v celej spoločnosti. V iných môže byť lepšie použiť postupné zavádzanie s použitím procesu po etapách. Tento prístup má určité výhody. Môže napríklad znížiť riziko a minimalizovať negatívne účinky na produktivitu. Poskytuje vám tiež čas na zlepšenie a na zapojenie zainteresovaných strán, aby sa zapojili do zmeny.

Postupné zavádzanie znižuje riziko, čo vám umožňuje testovať zmeny predtým, ako prejdete na úplnú implementáciu. Napríklad, ak chce maloobchodná spoločnosť otvoriť obchody v cudzej krajine, zníži riziko o najprv vyskúšať jednu predajňu na jednom mieste, aj keď jej dlhodobým plánom je celoštátna sieť obchodoch. Potom môže vyhodnotiť životaschopnosť trhu a urobiť informované rozhodnutie o tom, ako alebo či prejsť na úplné zavedenie.

Postupné zavádzanie vám umožňuje vyskúšať zmeny v samostatných obchodných oblastiach. Môžete testovať, ako to funguje, zhromažďovať názory zainteresovaných strán a robiť zlepšenia za pochodu. Napríklad, ak spoločnosť uvádza na trh nový softvérový systém, mohla by implementovať postupne podľa oddelení. Chyby a problémy s používateľským rozhraním je možné opraviť v ktorejkoľvek fáze bez časového tlaku. Keď systém dosiahne plnú implementáciu, mal by byť užívateľsky prívetivý, bez chýb a prevádzkovo efektívny.

Zavedenie nového interného systému alebo procesu môže ovplyvniť vašu produktivitu. Ak zavádzanie rozložíte, môžete to naraz obmedziť na jednu oblasť vášho podnikania. Napríklad, ak chcete zaviesť nový proces finančného výkazníctva, môžete ho najskôr zaviesť v jednej kancelárii. Počas zavádzania nemusí byť dotknutá skupina taká produktívna ako zvyčajne a jej výkon môže klesať, kým budú trénovať a zvykať si na zmenu. Vo vašich ostatných kanceláriách je to zvyčajne ako obvykle. Po úplnom zavedení všetci vaši zamestnanci prejdú na nový systém súčasne, čo môže mať vplyv na produktivitu v rámci celej spoločnosti.

Postupný plán zavádzania poskytuje zainteresovaným stranám viac času na to, aby sa so zmenou zmierili a prijali ju. To je užitočné najmä pre zamestnancov, ktorí môžu byť odolní voči zmenám. Ak uvidia, že nové zavedenie funguje pre ostatných zamestnancov v každej fáze, budú o tom pozitívnejšie. Ak nový systém alebo proces funguje dobre alebo je upravený tak, aby riešil problémy počas fáz zavádzania, zamestnanci, ktorí ho používajú, budú z neho nadšenejší. Toto nadšenie buduje dôveru v skupinách, ktoré prejdú zavedením neskôr.