Ako exportovať údaje z Excelu na vytváranie štítkov

Softvérový balík Microsoft Office sa od svojho prvého predstavenia v roku 1990 výrazne vyvinul. Populárne softvérové ​​balíky, ako sú Excel a Word, navzájom bezproblémovo spolupracujú a otvárajú široké spektrum úloh a funkcií, ktoré bolo predtým ťažké splniť.

Hoci sa Excel považuje predovšetkým za nástroj na správu databáz a tabuliek, tento softvérový balík možno použiť aj na ďalšie úlohy, vrátane vytvárania štítkov pre adresátov. Pomocou funkcie Hromadná korešpondencia v programe Microsoft Word môžete importovať údaje do Excelu, ktoré možno previesť na poštové štítky. Dokončenie tohto procesu si vyžaduje niekoľko krokov, ale môžu ich vykonať jednotlivci všetkých odborností a technologických úrovní.

Tip

The Hromadná korešpondencia Funkcia zahrnutá v programe Microsoft Word umožňuje relatívne jednoduchú integráciu údajov, ktoré potrebujete na začatie vytvárania poštových štítkov. Pred začlenením týchto údajov do Excelu však musíte naformátovať tabuľku a bunky v prostredí Excelu tak, aby zodpovedali špecifickému rámcu procesu hromadnej korešpondencie vo Worde.

Ak chcete začať, vytvorte a označte hlavičky stĺpcov tak, aby odrážali údaje, ktoré budú importované z Wordu. Budú zahŕňať nasledujúce štítky (alebo podobné):

• Krstné meno
• Priezvisko
• Adresa
• Mesto

Majte na pamäti, že tieto označenia nahradia základné stĺpce 1 až 4 nadpisy, ktoré sa už používajú. Je tiež dôležité poznamenať, že pre každý z týchto údajových bodov musíte použiť samostatný stĺpec. Ak tak neurobíte, môže to mať za následok určité organizačné problémy v neskoršej fáze procesu.

V tejto fáze prípravy sa uistite, že vo vašom pracovnom priestore nezostanú žiadne prázdne riadky a stĺpce. Počas procesu vytvárania štítkov môžu tieto prázdne oblasti spôsobiť chyby vo formátovaní a zastaviť vytváranie všetkých štítkov.

Po správnom naformátovaní vášho pracovného priestoru je ďalším krokom v tomto procese vyhľadanie zoznamu adries, ktorý budete používať. Môžete to dosiahnuť jasným definovaním názvu zoznamu. Ak to chcete urobiť, vyberte úplný zoznam adries, ktorý budete používať, pričom nezabudnite zahrnúť všetky bunky, ktoré obsahujú hlavičky. Potom otvorte Vzorce nájdite kartu Definované mená skupinu a vyberte Definujte názov možnosť.

Keď to urobíte, zadajte vlastný názov pre zoznam adries. Toto konkrétne meno je ponechané na vašom uvážení. Ak spravujete viacero zoznamov adries, vyberte niečo, čo súvisí s konkrétnymi menami v zozname a jeho zamýšľanou funkciou. Po stlačení OK, je k nemu pripojený nový názov zoznamu.

Pred tlačou štítkov z Excelu sa uistite, že sa všetky informácie o adrese úspešne zlúčia. Ak to chcete urobiť, vykonajte nasledujúcu sériu krokov v programe Microsoft Word. Otvorte prázdny dokument a prejdite na poštové zásielky tab. Nájsť Spustite hromadnú korešpondenciu skupinu a vyberte Spustite hromadnú korešpondenciu tab.

V zobrazenej rozbaľovacej ponuke vyberte položku Štítky a nakonfigurujte rôzne dostupné možnosti štítkov tak, aby zodpovedali vášmu vlastnému nastaveniu. Môžete napríklad vybrať konkrétny typ tlačiarne, ktorú budete používať, a identifikovať dodávateľa štítkov a číslo produktu. Tieto informácie sa môžu ukázať ako obzvlášť užitočné v prípade, že spolupracujete s a tretia strana, ktorá môže tieto údaje použiť na rýchle vytvorenie vhodného tlačového rámca pre vás Dokumenty.

Jedným z dôležitých prvkov tohto kroku je výber vhodných rozmerov pre hárky štítkov. V Číslo výrobku vyberte Podrobnosti a uistite sa, že uvedené rozmery zodpovedajú vašim štítkom a listom štítkov. Ak nie, opravte tieto informácie skôr, ako budete pokračovať v procese. Ak tak neurobíte, vaše konečné štítky sa vytlačia nesprávne.

Ak zadáte svoje vlastné rozmery a uložíte ich, špecifické parametre štítku sa zobrazia v Iné/Vlastné kategórie v tomto okne. Teraz, keď ste vybrali príslušné parametre štítku, stlačte OK na potvrdenie vášho výberu. Microsoft Word by mal automaticky vytvoriť novú tabuľku, ktorá vygeneruje rozloženie, ktoré ste opísali.

Teraz, keď boli vytvorené vhodné rámce vo Worde aj Exceli, je ten správny čas začať so zlučovaním. Ak to chcete urobiť, najprv vytvorte spojenie medzi vašimi menovkami a zoznamom adries, ktorý ste vytvorili a pomenovali v predchádzajúcich krokoch. V programe Word vyberte možnosti z Súbor menu a vyberte si Pokročilé tab. Nájdite časť s názvom generál a vyberte si Potvrďte konverziu formátu súboru zapnutúotvorené a začiarknite dostupné políčko. Potom stlačte OK pokračovať.

Ďalej vyberte poštové zásielky otvorte kartu Spustite hromadnú korešpondenciu skupinu a kliknite na položku Vyberte možnosť Príjemcovia možnosť z rozbaľovacej ponuky. Nakoniec kliknite Použiť existujúci zoznam pokračovať v procese.

Zobrazí sa okno, v ktorom vyberiete konkrétny zoznam, ktorý plánujete použiť ako súčasť zlúčenia. V tomto bode si nájdite zoznam, ktorý ste predtým vymenovali, a potom kliknite na Vyberte Zdroj údajov box. Zobrazí sa vám okno, v ktorom potvrdíte konkrétny zdroj údajov, ktorý používate. Po kliknutí na Ukázať všetko vyberte Pracovné hárky MS Excel cez DD možnosť v Otvorený zdroj údajov box pred lisovaním OK.

Ako posledný krok vyberte v dialógovom okne, ktoré sa zobrazí, konkrétny rozsah buniek a/alebo pracovného hárka so všetkými údajmi, ktoré chcete zlúčiť. Potom stlačte OK.

Teraz, keď bol pracovný hárok s informáciami o adrese identifikovaný a prepojený s menovkami, pridajte konkrétne zástupné symboly, ktoré určujú, ako sa každá adresa zobrazí na menovke. Tieto špecifické zástupné symboly sa označujú aj ako Polia hromadnej korešpondencie. Ak sa na každom štítku bude opakovať nejaký text, môžete ho zadať aj ručne.

Dôvod vytvorenia týchto zástupných symbolov je významný. Táto špecifická informácia bude choreografovať prenos údajov zo zoznamu adries do tabuľky. Zástupné symboly fungujú ako vodidlá, rozdeľujú informácie a umiestňujú každý prvok tam, kam patrí v rámci štítkov ako celku.

Po vytvorení zástupných symbolov dvakrát skontrolujte, či Word správne namapoval každý prvok zástupného symbolu na zodpovedajúce údaje zo zoznamu. To sa dá dosiahnuť pomocou Zhoda polí dialógové okno. Tu môžu používatelia určiť, ako sa každý zástupný symbol spája s údajmi odvodenými zo zoznamu adries. Môžete napríklad porovnať Krstné meno zástupný symbol k Krstné meno v zozname adries, čím sa zabezpečí, že tieto údaje sa dostanú na príslušné miesto na štítku.

Majte na pamäti, že určitý obsah, ako napríklad pozdrav alebo logo, budete musieť pridať ručne, pretože pôvodne nie je súčasťou zoznamu adries. To sa dá dosiahnuť pomerne jednoducho. Jednoducho napíšte na štítok konkrétny text, ktorý chcete použiť, alebo pridajte obrázok, ktorý chcete použiť ako logo alebo inú ikonu média.

Pred začatím skutočného zlúčenia venujte čas potrebným na to, aby ste sa uistili, že váš štítok je navrhnutý presne tak, ako sa vám páči. Zabezpečíte tak, že nebudete nútení znova upravovať žiadny obsah, ak náhodou zabudnete zahrnúť kľúčové údaje alebo budete chcieť prepracovať štítok.

Po potvrdení vzhľadu a štýlu štítku a dvojitej kontrole presnosti zástupných symbolov a ich vzťahu k údajom zo zoznamu adries môžete pokračovať.

Ak chcete spustiť zlúčenie, otvorte Domov v programe Microsoft Word a stlačte tlačidlo Hromadná korešpondencia tlačidlo. Ak v súčasnosti plánujete integrovať iba konkrétne kontakty z väčšieho zoznamu adries, môžete ich vybrať tu. Ak však chcete integrovať celý zoznam, stlačte Všetky kontakty v aktuálnom zobrazení. Ak ste pripravení použiť všetky zástupné symboly a polia, ktoré ste navrhli pre štítok, kliknite na Všetky kontaktné polia tlačidlo, ktoré sa zobrazí v nasledujúcom menu.

Ak chcete vytvoriť úplne nový dokument programu Word pre zlúčenie, môžete tak urobiť výberom položky Nový dokument tlačidlo. Ak však chcete použiť existujúci dokument, stlačte tlačidlo Existujúci dokument v tomto bode.

Použi Poštové štítky karta nájdená vo vnútri typ dokumentu menu, aby ste konkrétne rozhodli, ktoré zlučovacie polia sa dostanú na hotový štítok. Keď určíte, ako bude vyzerať konečný štítok, stlačte tlačidlo Aktualizovať štítky tlačidlo. Keď údaje konečne dorazia do polí formulára, môžu mať okolo seba viditeľné zátvorky. Ak je to tak, kliknite pravým tlačidlom myši na zátvorky a stlačte tlačidlo Prepnúť kódy polí tlačidlo na ich vypnutie.

Po dokončení tohto procesu ste pripravení vytvoriť konečný náhľad štítkov a vytlačiť ich. Stlačte tlačidlo Zobraziť ukážku výsledkov a listujte v záznamoch pomocou Ďalší záznam a Predchádzajúci záznam šípky. Keď ste spokojní so štítkami, prejdite na poštové zásielky kliknite na kartu Dokončiť a zlúčiť v Skončiť skupinu a potom kliknite na Tlač dokumentov tlačidlo. Ak vaše vytlačené dokumenty nezodpovedajú vášmu preferovanému obsahu alebo dizajnu, možno sa budete musieť vrátiť na stránku poštové zásielky a uistite sa, že všetky rozmery a veľkosti papiera zodpovedajú vašej aktuálnej konfigurácii. Ak tak neurobia, je dosť pravdepodobné, že nastanú problémy.

Potom môžete uložiť dokument, na ktorom ste pracovali, aby ste sa uistili, že tieto štítky budú k dispozícii pre budúce použitie.