Čísla a dátumy môžu byť problematické pri hromadnej korešpondencii programu Microsoft Word, najmä ak je zdrojom údajov zošit programu Excel. Niektoré problémy sa riešia ľahšie ako iné. Čísla bez desatinných hodnôt, ako napríklad päťmiestne PSČ alebo celé číslo, možno v Exceli previesť na textové hodnoty. Aby ste sa však vyhli problémom s dátumami a číslami v desatinných číslach, musíte do týchto zlučovacích polí vložiť formátovacie kódy, aby sa tieto hodnoty správne naformátovali vo vytvorených dokumentoch.
Tip
Ďalšie typy dokumentov, ktoré možno použiť ako zdroje údajov pre hromadnú korešpondenciu programu Word, sú:
- A jednovrstvová databáza súbor
- Tabuľka zo súboru HTML
- Adresár programu Microsoft Outlook
- Ďalší dokument Microsoft Word s jedným. údajová tabuľka
- Textový súbor s dátovými poľami oddelenými čiarkami. alebo karty
Tieto typy dokumentov exportujú hodnoty ako text.
Zlučovanie celých čísel
Formátovanie celých čísel je najlepšie vykonať pred importovaním zdrojových údajov do programu Word. Táto časť sa zaoberá používaním programu Excel.
Video dňa
Krok 1: Otvorte zdroj údajov
Kredit za obrázok: Ron Price
Otvorte excelový zošit zdroja údajov a ak existuje viacero hárkov, kliknite na záložku hárka obsahujúcu zdrojové údaje pre hromadnú korešpondenciu.
Krok 2: Formátujte celé čísla ako text
Kredit za obrázok: Ron Price
Vyberte stĺpec obsahujúci celočíselné hodnoty. Kliknite pravým tlačidlom myši na vybraté bunky a vyberte Formátovať bunky z kontextovej ponuky na zobrazenie Formátovať bunky dialógové okno. Kliknite na Text výber v Kategória zoznam. Kliknite OK aplikujte zmenu formátu. Údaje vo vybratých bunkách sú teraz v textovom formáte.
Zlučovanie čísel s desatinnými hodnotami
V prípade desatinných miest môžete číslo jednoducho naformátovať priamo vo Worde.
Krok 1: Zobrazte zlučovacie polia
Kredit za obrázok: Ron Price
Ak chcete formátovať počet desatinných miest v číselnom poli, ako je mena, percentá alebo akékoľvek číslo s desatinnými hodnotami, pridajte do zlučovacieho poľa kódy formátovania. Otvorte dokument hromadnej korešpondencie (list, e-mail atď.), aby sa zobrazili jeho zlučovacie polia, ktoré sa zobrazia ako <
Kredit za obrázok: Ron Price
Krok 2: Prepnite kódy polí
Zlučovacie pole <
Krok 3: Vložte formátovacie kódy
Kredit za obrázok: Ron Price
<
-
# - Označuje, že nasleduje formátovanie.
-
$ - Označuje znak, ktorý sa zobrazí v prednej časti poľa.
-
, (čiarka) – Označuje, že v prípade potreby sa majú vložiť čiarky do číselnej hodnoty.
-
# (číslicový znak) - Označuje počet pevných číslic, ktoré sa majú zobraziť.
- .00 - Označuje, že sa má zobraziť desatinná hodnota dvoch miest (v tomto prípade). Číslo bez desatinných miest sa zobrazuje s nulami za desatinnou čiarkou.
Zlučovanie percent
Ako každé číslo vypočítané vzorcom v Exceli, nespracované hodnoty nemusia byť obmedzené len na dve pevné desatinné miesta, bez ohľadu na to, čo sa zobrazuje v bunke. Ako je uvedené v predchádzajúcom kroku, dĺžku čísla, najmä akýchkoľvek desatinných miest, možno nastaviť na pevný počet pozícií.
Akcie pri formátovaní kódov
Kredit za obrázok: Ron Price
V niektorých prípadoch je potrebné zlúčiť dátové pole predtým, ako sa s ním bude môcť pracovať. Pole "Pct" v príklade je názorným príkladom. Ak chcete, aby sa tieto údaje v zlúčenom dokumente zobrazili ako percentá s dvomi desatinnými miestami s aspoň jednou platnou číslicou a znakom percenta, je potrebné vykonať dve akcie.
Krok 1: Získajte údaje
Nahraďte existujúci príkaz MERGEFIELD najvnútornejšou akciou nového príkazu MERGEFIELD "Pct". Táto klauzula vyhlásenia získava údaje zo zdroja údajov a sprístupňuje ich zvyšku formátovacieho kódu. Po zadaní najvnútornejšej vety použite CTRL-F9 klávesy na uzavretie príkazu do zátvoriek.
Krok 2: Naformátujte údaje
Zadajte znamienko rovnosti ("=") pred výpisom zadaným v kroku 1. Funkcia Zlúčiť tak informuje, že príkaz obsahuje operátor. Potom zadajte zvyšok formátovacieho kódu, *100 # "#0.00%", hneď za pravou zátvorkou vnútorného vyhlásenia. Táto klauzula vynásobí zlúčenú hodnotu 100 (na posunutie desatinného miesta), naformátuje hodnotu ako dve desatinné percentá a zobrazí znak percenta. V tomto bode by zlučovacie pole malo byť ={ MERGEFIELD "Pct"}*100 # "#0,00 %". Použite CTRL-F9 uzavrieť celý príkaz do zložených zátvoriek a aktivovať ho.
Dátumy zlúčenia
Na zlúčenie dátumu z Excelu vo formáte M/d/r, napríklad 15. 6. 2015, nepotrebujete špeciálne formátovanie. Tento formát dátumu sa zlúči, ako je to v poriadku. Ak si však želáte zobraziť dátum v inom formáte, napríklad 15. júna 2015, budete potrebovať nejaké formátovacie kódy.
Ak chcete zlúčiť dátumové pole a zobraziť ho ako deň, mesiac, rok, formátovací kód je „@ „MMMM d, yyyy“, kde „@“ označuje formát dátumu a „MMMM d yyyy“ označuje mesiac v texte, deň bez úvodnej nuly a rok ako štvorciferný číslo
Kredit za obrázok: Ron Price
Tip
Pri formátovaní dátumov pri hromadnej korešpondencii používajú zástupné symboly a formátovacie kódy pre mesiac veľké písmeno „M“. Na vyjadrenie minút sa používa malé písmeno „m“.
