Moderná obchodná kancelária.
Kredit za obrázok: Siri Stafford / Digital Vision / Getty Images
Automatizácia kancelárie dnes znamená oveľa viac ako len písací stroj a kopírka. Elektronické a digitálne informácie sú jadrom modernej automatizácie kancelárie. Môže pozostávať z výlučne interných počítačov alebo, čo je pravdepodobnejšie, zahŕňa celosvetovú digitálnu sieť prostredníctvom internetu a externého cloudového úložiska. Keď sa budete pohybovať v 21. storočí, stretnete sa s výhodami aj nevýhodami, ktoré sú súčasťou automatizácie kancelárie vo všetkých jej obmenách.
Ušetrite čas a firemné zdroje
Od zavedenia automatizácie kancelárií umožnilo vybavenie podnikom ušetriť čas a peniaze. Namiesto toho, aby ste čakali, kým sa dokument dostane ku klientovi poštou, môžete ho poslať faxom za pár minút. Počítačový pokrok a internet umožnili okamžitú komunikáciu. Kedykoľvek ušetríte čas, ušetríte aj peniaze. Nie ste obmedzení geografickými obmedzeniami, čím šetríte zdroje, ktoré ste minuli na cestovanie. Okrem toho, aj keď stále môžete robiť tlačené kópie mnohých dokumentov, digitálne ukladanie vám umožňuje ušetriť čas a peniaze na papieri a úložnom priestore.
Video dňa
Spoľahnite sa na automatizáciu pre presnosť
Aj keď je pravda, že stroj je len taký efektívny, ako ľudia, ktorí ho vyrobili, a informácie zhromaždené digitálne sú len také presné ako osoba, ktorá ho odoslala, keď sú chyby v programoch odstránené, sú nekonečne spoľahlivejšie ako ľudí. Existuje softvér na sčítanie čísel v tabuľkách a rozpočtoch, napríklad, ktoré vždy prídu so správnym zostatkom a nespoliehajú sa na prsty účtovníka na sčítacom stroji. Šablóny je možné vytvárať a používať znova a znova, aby sa predišlo chybám v štandardnej dokumentácii.
Keď sa automatizácia pokazí, máte problémy
Spoločnosti, ktoré sa pri prevádzke a prevádzke svojich informačných systémov spoliehajú výlučne na automatizáciu, sa môžu dostať do paniky, keď zlyhajú práve tieto systémy. Náklady na opravu alebo výmenu poškodených systémov môžu byť premrštené. Nemôžete len tak zobrať gumu a robiť opravy. Musíte buď zamestnať technikov, aby držali krok s aktualizáciami a zlyhaním softvéru a hardvéru, alebo mať spoľahlivú službu, ktorá vám čo najskôr zavolá. Potom máte celú otázku dôvernosti a bezpečnosti. Môžete zachovať obchodné tajomstvá a povedať to len niekoľkým dôveryhodným jednotlivcom, ale ak sa údaje dostanú na web, nie je možné ich vziať späť.
Používateľov nie je vždy ľahké zmeniť
Ako sa automatizácia kancelárie neustále vyvíja a vy do svojich systémov začleňujete nové technológie zostať konkurencieschopný a ziskový, nevýhodou je, že musíte preškoliť celý svoj káder používateľov. Každý, od vašej sekretárky cez objednávateľa a od vašich zákazníkov až po predajcov, ktorí dodávajú váš produkt alebo službu, sa musí naučiť nové systémy. Mnoho ľudí sa nové systémy neučí ľahko a iní sú tvrdohlaví robiť veci tak, ako to robili vždy. Takže zatiaľ čo máte výdavky súvisiace s rekvalifikáciou, musíte bojovať aj s postojmi vašich koncových používateľov.
