Kredit za obrázok: oatawa/iStock/GettyImages
Chýbaniu občasného e-mailu sa dá len ťažko vyhnúť. Schránky doručenej pošty sú plné denných informačných bulletinov, obchodných e-mailov a osobných e-mailov a človek nevyhnutne prekĺzne. Hoci neexistujú žiadne zlé úmysly, vysvetlenie, prečo bol e-mail zmeškaný, a ospravedlnenie si vyžaduje určitú základnú stratégiu. Väčšina príjemcov je zhovievavá, keď sa im zobrazí e-mail „Ospravedlňujeme sa za neskorú odpoveď“, pretože každý má tendenciu občas zmeškať e-mail.
Zvážte kontext
Kontext a stávky sú rozhodujúce pre vašu odpoveď a v konečnom dôsledku ovplyvnia odpoveď. Ak vám v práci chýba bežný e-mail alebo bežné oznámenie, stačí jednoduché ospravedlnenie. Ak však zmeškáte dôležitý e-mail, budú s tým spojené dôsledky. Vaša odpoveď by mala mať ospravedlňujúci a vážny tón. Zmeškanie e-mailu od potenciálneho klienta vás a vášho zamestnávateľa môže stáť príjmy a zmeškanie e-mailu s pokynmi alebo úlohami, ktoré sú pre vašu prácu dôležité, môže mať vážne negatívne dôsledky. V tomto prípade sa vaša odpoveď zmení z „Ospravedlňujeme sa za neskorú odpoveď“ na niečo viac ako „Naliehavé ospravedlnenie za chýbajúci e-mail“.
Video dňa
Keep It Simple
Dlhé ospravedlnenia sú zahmlené a odrážajú skôr zúfalstvo ako jednoduchú chybu. V prípade e-mailov, ktoré nie sú kriticky dôležité, sa držte základného ospravedlnenia a dajte odosielateľovi e-mailu vedieť, že ste zmeškali e-mail vo vašej doručenej pošte a chcete sa ku konverzácii vrátiť. Opätovné začatie konverzácie týmto spôsobom dáva osobe dôvod odpovedať a vrátiť sa k vašej bežnej komunikácii.
Krátke e-maily sú čitateľnejšie a príjemca si s väčšou pravdepodobnosťou prečíta vašu odpoveď. Ak je to možné, obmedzte to na odsek a zakončite ospravedlnenie otázkou alebo výzvou na akciu. Požiadajte o stretnutie alebo telefonát, aby bola diskusia osobnejšia. Keď zmeškáte dôležitý e-mail, určite požiadajte o osobné stretnutie alebo telefonát. Príležitosť spojiť sa osobne robí vaše ospravedlnenie skutočnejším a môže obnoviť vzťah alebo vyriešiť problém.
Použite šablónu
Ak máte problém napísať účinný ospravedlňujúci e-mail, použite osvedčený a už napísaný. Šablóny sa dajú ľahko nájsť pomocou základného internetového vyhľadávania. Dávajte si však pozor na úplné skopírovanie a prilepenie. V ideálnom prípade by ste mali prispôsobiť a prispôsobiť šablónu, aby ste sa uistili, že text je pravý a číta sa správne pre vašu situáciu. Šablóny sa najlepšie používajú ako pomôcka pre váš e-mail s ospravedlnením, nie ako náhrada.
