Stiahnite si dostupnú šablónu hlavnej knihy v Exceli z jednej z bezplatných lokalít. Šablóna by mala fungovať vo všetkých verziách Excelu. Hlavná kniha je záznam o transakciách každého účtu vo vašom účtovnom systéme. Keďže používanie hlavnej knihy a správnych účtovných techník si vyžaduje použitie podvojného účtovníctva, každá zapísaná transakcia ovplyvňuje dva účty.
Kliknite do bunky tesne nad „1“ a naľavo od „A“. Tým sa zvýrazní celá strana na liste hlavnej knihy. Ak chcete hárok skopírovať, podržte klávesy "CTRL" a "C". Kliknite na tlačidlo "Vložiť" na hornom paneli s ponukami a prejdite nadol na tlačidlo "Pracovný hárok" a potom kliknite. Kliknite na bunku v ľavom hornom rohu nad "1" a naľavo od "A" v novom hárku a podržte klávesy "CTRL" a "V", aby ste prilepili šablónu hlavnej knihy do iného hárka. V tejto šablóne je priestor na zadávanie transakcií hlavnej knihy pre deväť rôznych účtov.
Vytvorte aspoň päť rovnakých hárkov, čím získate celkovo 45 rôznych účtov, ktoré môžete sledovať. Prvý hárok by mal byť pre kontrolné, sporiace alebo mzdové účty; označte ho ako „Bankové účty“. Názov vytvoríte kliknutím pravým tlačidlom myši na kartu v ľavom dolnom rohu označenú ako „Hárok 1“ a výberom tlačidla „Premenovať“. Druhý hárok by mal byť pre účty „Príjmy“. Tie by zahŕňali príjem z predaja, príjem zo služieb a vrátenie zaplatených poplatkov.
Tretí hárok by mal byť pre účty „Výdavky“. Tie by zahŕňali platené nájomné, služby, prácu a licencie alebo dane. Štvrtý hárok by mal byť pre účty „Equity“ vrátane počiatočnej investície na založenie spoločnosti, prípadných žrebov pre vlastníka a všetkých reinvestícií do spoločnosti. Nakoniec, piaty hárok by mal byť pre „záväzky“ vrátane úverov na budovy, vozidlá, vybavenie a kreditné karty.
Vytvorte ďalšie hárky pre oblasti, ktoré obsahujú viac ako deväť účtov. Ak má niektorá z kategórií náhodou viac ako deväť účtov, „Výdavky“ napríklad vytvorte o jeden viac resp dva ďalšie hárky a premenujte ich na „Výdavky 2“ a „Výdavky 3“. Každému účtu, ktorý vytvoríte, by ste mali priradiť a číslo. Všetky bankové účty zvyčajne začínajú 10--, príjmové účty 20--, nákladové účty 30--, majetkové účty 40-- a účty pasív 50--.
Všimnite si stĺpce na každej položke hlavnej knihy. Stĺpce s dátumom a popisom sú samozrejmé. "Odkaz na príspevok." stĺpec slúži na zadanie čísla druhého účtu ovplyvneného transakciou v riadku. Zostávajúce stĺpce sú „Debet“, „Kredit“ a „Zostatok“.
Vo väčšine prípadov debet z účtu pridá peniaze na tento účet a kredit odstráni peniaze z účtu. Pre každý debet musí existovať kredit. Ďalší spôsob, ako si to predstaviť, je tento: Debet je „to, čo máte“ a kredit je „odkiaľ to je“.
Napríklad za elektrinu zaplatíte 400 dolárov. Zaplatíte za to šekom z vašej obchodnej kontroly. Opýtajte sa sami seba, čo ste dostali? Získali ste elektrinu v hodnote 400 USD, takže z účtu Utilities (#3010) odpíšte 400 USD. Teraz si položte otázku, odkiaľ to prišlo? Pochádza z vášho bežného účtu, preto pripíšte na bankový účet (#1010) 400 USD.
Na účet verejných služieb zadajte číslo 1010 ako číslo príspevku a na bankový účet zadajte číslo účtu #3010.
