Outlook Redirect vs. Vpred

Za určitých okolností – napríklad keď ste mimo kancelárie, ale potrebujete si skontrolovať e-mail, alebo keď žonglujete viacero e-mailových účtov – Microsoft Outlook používa súbor príkazov nazývaných pravidlá na preposielanie alebo presmerovanie prichádzajúcich správ automaticky. Preposielanie a presmerovanie pošty je možné použiť aj na jednotlivé správy bez vytvorenia pravidla.

Program Outlook používa programové príkazy, známe ako pravidlá alebo filtre, na pomoc pri správe e-mailov, organizovaní správ a pri plnení úloh. Vstavaný Sprievodca pravidlami a upozorneniami umožňuje používateľom určiť podmienky, za ktorých Outlook automaticky vykoná jednu alebo viac akcií alebo úloh. Medzi obľúbené pravidlá patrí presúvanie správ od konkrétnej osoby do určeného priečinka, označovanie správ od určitého odosielateľa na sledovanie a odoslanie mobilného upozornenia po prijatí e-mailu obsahujúceho určité slová. Medzi používateľmi vytvorenými pravidlami sú príkazy na automatické preposielanie a presmerovanie prichádzajúcich správ.

Pri preposlaní e-mailu sa na začiatku riadku s predmetom zobrazí „FW:“ a telo e-mailu štandardne obsahuje pôvodnú správu a podrobnosti o histórii správy. Pôvodná správa zostane vo vašej doručenej pošte alebo v jej určenom priečinku. Vytvorte pravidlo na automatické preposielanie správ z alebo na konkrétny účet, ak existujú určité informácie pravidelne zdieľané so spolupracovníkmi alebo inými stranami a chcete dať najavo, že ste súčasťou správy histórie. Napríklad asistent zodpovedný za koordináciu týždenných obedových stretnutí môže stanoviť pravidlo automaticky preposielať e-maily od dodávateľa jedla obsahujúce slovo „faktúra“ do účtovníctva oddelenie.

Správa je často presmerovaná, keď je prijatá omylom. Hlavný rozdiel medzi preposielaním a presmerovaním je v tom, že zatiaľ čo preposielanie automaticky zmení váš e-mail a obsahuje podrobnosti o správe história, presmerovanie diskrétne odošle e-mail zamýšľanej strane v jeho pôvodne napísanom stave, takže to vyzerá, akoby bol prijatý priamo od originálu odosielateľa. Toto je užitočná funkcia, ak zamýšľaná strana nepotrebuje vedieť, že ste dostali e-mail. Pre vaše záznamy, presmerovanie zanechá kópiu správy aj vo vašej doručenej pošte alebo v určenom priečinku. Nastavte pravidlo na automatické presmerovanie pošty, ak pravidelne potrebujete presmerovať správy na iné strany. Napríklad absolvent vysokej školy, ktorý stále dostáva správy odoslané na e-mailový účet svojej školy, môže nastaviť pravidlo na automatické presmerovanie pošty na novú e-mailovú adresu.

Odosielatelia niekedy používajú Information Rights Management, možnosť spoločnosti Microsoft, ktorá udeľuje povolenia na e-mailové správy, čím bráni príjemcom v preposielaní, presmerovaní alebo zdieľaní správy inými spôsobmi. V týchto prípadoch je najlepšou praxou upozorniť odosielateľa, že nie ste zamýšľaným príjemcom v prípade, že ste e-mail dostali omylom. Odosielateľ môže odstrániť alebo zmeniť povolenia alebo môže správu odoslať znova sám. Tiež pre tých, ktorí preposielajú správu, najmä ak e-mail obsahuje citlivé údaje, presmerovanie pošta na adresu mimo siete vašej spoločnosti môže porušovať interné zásady a ochranu súkromia zákonov.