Mať digitálny systém správy súborov má veľké obchodné výhody.
Keď sa vaše podnikanie presunie do veku digitálnej distribúcie, budete sa musieť rozhodnúť, či prejdete alebo neprejdete z papierového systému na správu digitálnych súborov. Aj keď sa zmena na úplne počítačový systém podávania môže zdať zastrašujúca, výrazné výhody digitálneho systému podávania primäli mnohých k prechodu.
Znížené náklady
Vzhľadom na náklady na prenájom majetku na uloženie dokumentácie sa digitálne podanie začne vyplácať hneď po jeho implementácii. Keďže neexistujú žiadne fyzické papiere, náklady na manipuláciu a prenos dokumentov tam a späť sa výrazne znížia. To tiež umožňuje, aby sa dokumenty, ktoré sa musia skladovať ako papier, zaradili na menšie a lacnejšie miesta.
Video dňa
Going Green
Zníženie uhlíkovej stopy vášho podnikania môže byť dôležitým faktorom pri dosahovaní dnešnej ekologicky zmýšľajúcej spotrebiteľskej základne. Môže výrazne zlepšiť imidž spoločnosti, poskytnúť daňové výhody a znížiť náklady na dodávky. Digitálny informačný systém môže pozitívne zmeniť celý základ podnikania a prechod na „zelenší“ systém môže poskytnúť dostatok reklamných príležitostí.
Hladší pracovný tok
Získavanie tlačených kópií dokumentov uložených a uložených fyzicky môže byť zdĺhavý proces, pri ktorom môže dôjsť k ľudskej chybe, bezpečnostným problémom a fyzickej strate. Toto nie je prípad digitálneho systému. V priebehu niekoľkých okamihov je možné získať prístup k dokumentu na stole jednotlivca, ktorý ho potrebuje. Výsledkom je kratšia pracovná doba, čo umožňuje rýchlejší postup a viac času na vývoj projektov.
Vyššia bezpečnosť
Zatiaľ čo tradičnú papierovú registratúru môže otvoriť a pozrieť si ju ktokoľvek, kto má k nej prístup, a digitálny registračný systém môže poskytnúť rôzne úrovne ochrany, ktoré môžu uchovávať dokumenty dôverné. Pomocou hesiel, špecifikovaných priečinkov pre rôznych používateľov, šifrovania údajov a kontrolných záznamov, ktoré vám umožňujú uchovávať a záznam o tom, kto a kedy pristupoval k akým súborom, môže systém správy súborov udržať vaše dokumenty oveľa bezpečnejšie.
Spoľahlivá archivácia
Papierové dokumenty a súbory môžu byť zničené nadmernou manipuláciou, poškodením požiarom, povodňami a inými prírodnými katastrofami. Keďže údaje môžu byť uložené na serveroch kdekoľvek na svete, môžete svoje obchodné dokumenty bezpečne archivovať bez toho, aby ste sa museli stresovať prípadnými škodami na majetku. Svoje archivované údaje môžete tiež preniesť pomocou vecí, ako sú odnímateľné pevné disky, kľúče USB a disky CD.
