Pred odoslaním e-mailom si chráňte svoje osobné údaje.
Napíšte nový dokument obsahujúci vaše súkromné informácie do súboru programu Word alebo Excel. Prípadne skopírujte a vložte informácie do dokumentu. Skopírujte a prilepte tak, že zvýrazníte text v pôvodnom dokumente, potom kliknete na „Upraviť“ v hlavnej ponuke a následne na to "Kopírovať." V novom dokumente umiestnite kurzor myši na miesto, kde sa má text zobraziť, kliknite na „Upraviť“ a potom "Prilepiť."
Uložte dokument, ktorý chcete poslať e-mailom, kliknutím na „Súbor“ v hlavnom menu a výberom „Uložiť ako“. Zobrazí sa dialógové okno, v ktorom môžete súbor pomenovať. Zadajte meno a pridajte iniciály príjemcu, aby ste neskôr mohli ľahko identifikovať súbor chránený heslom.
Zabezpečte súbor kliknutím na „Nástroje“ v hlavnej ponuke, potom na „Možnosti“ a kliknutím na kartu „Zabezpečenie“. Do poľa „Heslo na otvorenie“ zadajte heslo a potom ho znova zadajte do druhého poľa na overenie. Najlepšie heslá majú aspoň osem znakov a používajú kombináciu veľkých písmen a malých písmen písmená, čísla a symboly, ktoré môžete pridať posunutím jedného z čísel z číselného radu na svojom klávesnica.
Napíšte e-mail príjemcovi a priložte dokument obsahujúci citlivé informácie. Informujte príjemcu, že dokument je chránený heslom a že heslo poskytnete. Nepíšte heslo do toho istého e-mailu, ktorý obsahuje dokument chránený heslom. Ak máte telefónne číslo, zavolajte príjemcovi, aby mu poskytol heslo, alebo pošlite samostatný e-mail obsahujúci heslo. Neuvádzajte, ako budete príjemcu kontaktovať, a ak posielate heslo e-mailom, nechajte predmet prázdny.
Keď ste si istí, že správny príjemca dostal jej kópiu, odstráňte z počítača dokumenty chránené heslom. Ak príjemca potrebuje vykonať zmeny alebo upraviť dokument chránený heslom, budete musieť poskytnúť pokyny na odstránenie hesla; pozrite si krok tri.
Tip
Pre dodatočnú mieru bezpečnosti môžete skomprimovať dokument zašifrovaný heslom do súboru WinRAR alebo WinZip, pričom oba môžu byť tiež chránené heslom, a odoslať ho e-mailom. Ďalšie informácie nájdete v súbore pomocníka WinRAR alebo WinZip.
