Ako povoliť automatické ukladanie v Exceli

Microsoft Office poskytuje funkciu tzv Automatické ukladanie ktoré vám pomôžu vyhnúť sa katastrofe straty práce v dôsledku zlyhania počítača alebo preto, že ste ho zabudli uložiť pred zatvorením aplikácie. Je k dispozícii iba v Office 365, predplatená verzia softvérového balíka, ktorá zahŕňa prístup k Excelu, Wordu a PowerPointu. Ak máte staršiu verziu balíka Office, funkciu automatického obnovenia možno použiť na obnovenie údajov, keď dokument programu Excel nie je uložený.

Keď je v aplikáciách Office 365 povolená funkcia automatického ukladania, aktuálny súbor sa každých pár sekúnd automaticky uloží na pozadí. Pre súbory uložené v Microsoft Cloud na OneDrive alebo SharePoint Online je automatické ukladanie predvolene povolené. Ak je funkcia Automatické ukladanie sivá, je to pravdepodobne preto, že sa súbor ukladá na iné miesto cloud, napríklad na súborový server alebo do lokálneho adresára, ako sú Dokumenty na stolnom počítači alebo prenosnom počítači.

Ak ste predplatiteľom Office 365 a máte nainštalovanú najaktuálnejšiu verziu Excelu, môžete skontrolovať, či je automatické ukladanie zapnuté, v ľavom hornom rohu okna aplikácie. The Prepínač automatického ukladania sa zobrazí ako buď zapnuté alebo Vypnuté. Ak chcete vykonať zmeny v súbore bez toho, aby sa automaticky uložili, jednoducho posuňte prepínač na Vypnuté pozíciu. Potom môžete použiť Uložiť uložiť zmeny podľa potreby.

V Office 2016 a starších verziách, ktoré nepodporujú automatické ukladanie, Automatické obnovenie funkciu možno použiť na obnovenie súboru programu Excel po vypnutí aplikácie pred uložením aktuálneho súboru. Keď aplikácie balíka Office zistia, že došlo k zlyhaniu, Obnova dokumentov dialógové okno sa zobrazí pri ďalšom spustení aplikácie. Dialógové okno vám umožňuje vybrať, či chcete uložiť alebo zahodiť súbory obnovy, ktoré obsahujú neuložené údaje. Dátum a čas vytvorenia súboru na obnovenie sa zobrazuje vedľa názvu súboru, čo vám pomôže rozhodnúť sa, či ho chcete obnoviť. Môžete tiež otvoriť ľubovoľný súbor v zozname a skontrolovať ho pred uložením.

Množstvo údajov, ktoré je možné obnoviť zo súboru pomocou automatického obnovenia, závisí od toho, ako často sa informácie ukladajú. Toto a ďalšie nastavenia automatického obnovenia môžete ovládať z možnosti menu na Súbory tab. Pod Uložiť, môžete zapnúť alebo vypnúť ukladanie súborov automatického obnovenia a určiť, ako často sa majú ukladať informácie na obnovenie. Môžete tiež určiť, či sa po zatvorení Excelu uloží posledná automaticky uložená verzia a kde sa má uložiť súbor obnovy.

Ak nechcete prísť o veľa práce v dôsledku zlyhania aplikácie, mali by ste nastaviť minútový interval na ukladanie údajov súboru na nízku hodnotu, napríklad päť alebo desať. Existuje však kompromis s výkonom, pretože aplikácia sa môže počas ukladania súboru nakrátko pozastaviť. Ak je výkon dôležitejší ako ukladanie údajov, nastavte interval na 20 minút alebo viac.

Niektorí ľudia vytvoria nový súbor Excelu alebo Wordu, ktorý je podobný existujúcemu súboru, otvorením existujúceho súboru, jeho zmenou a následným použitím Uložiť ako na jeho uloženie s iným názvom ako pôvodný. Problém nastane, keď povolíte automatické ukladanie. Zmeny vykonané pred použitím Uložiť ako sa automaticky uloží do pôvodného súboru, čo nemusí byť vaším zámerom. Spoločnosť Microsoft si uvedomuje tento problém a nahradila ho Uložiť ako príkaz s Uložiť kópiu v aplikáciách Office 365. Odporúča sa použiť tento príkaz na vytvorenie podobného súboru pred vykonaním akýchkoľvek zmien v origináli, aby ste sa vyhli problému automatického ukladania.