Udržiavanie papierovania v jednotnom systéme znamená, že nebude dezorganizované.
Registračný systém je spôsob organizácie papierovania a dokumentov na uloženie. Vedie sa skrinka alebo schránka, ktorá obsahuje papierové verzie dokumentov, zatiaľ čo elektronický systém uchováva údaje v počítači. Týmito údajmi môžu byť e-maily alebo naskenované papiere. Po nastavení systému je dôležité, aby bol udržiavaný, aby zostal v poriadku s pravidelne pridávanými aktualizovanými informáciami. Na údržbu systému budete musieť vytvoriť postup na používanie oboch systémov.
Podanie tlačenej kópie
Krok 1
Označte každý priečinok, súbor a zásuvku alebo krabicu. Názov by mal obsahovať predmet dokumentácie plus dátum začiatku papierovania. Napríklad „Príjmy jún 2010 – súčasnosť“ alebo „Zložka ľudských zdrojov február 2008“.
Video dňa
Krok 2
Vytvorte nové priečinky, šanóny a zásuvky alebo krabice, keď máte na uloženie novú kategóriu papierovania alebo keď sú staršie priečinky, šanóny a zásuvky plné. Použite farebné kódovanie na rozlíšenie medzi rokmi alebo mesiacmi.
Krok 3
Pridajte nové dokumenty do najrelevantnejšieho priečinka alebo zásuvky. Náhodné ukladanie dokumentov do priečinkov zničí systém kartotéky, pretože informácie budú vyhľadané na nesprávnom mieste. Ak systém zoradí dokumenty podľa abecedy, pokračujte v používaní tohto procesu namiesto prechodu na iný formát.
Krok 4
Každý rok odstráňte staré nepotrebné dokumenty. Ako budete pokračovať v pridávaní do súborov, niektoré informácie budú irelevantné a zastarané. Skartujte ho a uvoľnite ďalší úložný priestor.
Elektronické podanie
Krok 1
Vytvorte priečinky alebo adresáre v počítači. Údaje pravidelne konsolidujte, aby sa nestali dezorganizovanými. Mať niekoľko sieťových jednotiek alebo viacero priečinkov obsahujúcich podobné informácie nie je efektívny spôsob organizácie údajov.
Krok 2
Pravidelne zálohujte údaje. Použite na to DVD, USB disk, externý pevný disk alebo externú spoločnosť. To chráni dáta pred stratou.
Krok 3
Zabezpečte údaje uzamknutím každého súboru, udelením prístupu delegovaným používateľom alebo pridaním hesla pri otváraní súboru. Tým sa zabráni zneužitiu údajov, podvodu alebo neoprávnenému prístupu. Navyše si môžete byť istí, že ho používajú iba ľudia, ktorí vedia, ako systém funguje.
Krok 4
Napíšte postup používania elektronickej podateľne. Zahrňte podrobné pokyny, ako nájsť, odkazovať, kategorizovať a archivovať údaje, aby každý používateľ ovládal systém rovnakým spôsobom. Ak systém upravíte, aktualizujte ho, aby ste predišli zmätku medzi používateľmi.
Krok 5
Každé dva roky skontrolujte informačný systém. Skontrolujte, či funguje dobre – dá sa to definovať podľa toho, ako efektívne je archivovanie, aké ľahké je nájsť údaje a ako je organizované. Vymažte tiež nechcené súbory a minimalizujte elektronický neporiadok.
Veci, ktoré budete potrebovať
Kartotéka alebo krabica
Priečinky
Prázdne štítky
Perá alebo fixky
Počítač
Tip
Urobte si skupinový tréningový deň, v ktorom vysvetlíte, ako každý informačný systém funguje, aby ho bolo možné denne spravovať a udržiavať.
Požiadajte o spätnú väzbu o tom, ako vytvoriť informačný systém, aby bol užívateľsky príjemnejší alebo lepšie organizovaný.
