Ako vytvoriť základnú tabuľku inventára pomocou Excelu

Riadenie zásob je nevyhnutné pre každé maloobchodné podnikanie. Dokonca aj nemaloobchodné obchodné modely vyžadujú interné riadenie zásob na sledovanie nástrojov a vybavenia. Excel je mimoriadne užitočný, pretože ponúka lacný spôsob efektívneho sledovania zásob. Veľký a komplexný obchod bude ťažiť z komplexného softvérového programu na správu, ale na jednoduché potreby správy zásob stačí Excel.

Správa zásob je systém, ktorý sleduje položky, keď prichádzajú do podniku, a pri predaji ich odhlasuje. Napríklad obchod s oblečením prihlási do systému 100 košieľ po ich objednaní a naskladnení do stojanov. Keď si zákazník kúpi jednu z týchto košieľ, položka sa vyradí zo zásob a predaj sa zaúčtuje s pripojenou ziskovou maržou. Keď sa predá 80 z týchto tričiek, manažér alebo majiteľ môže zvážiť zadanie novej objednávky na doplnenie zásob.

Bez zavedeného systému riadenia sa zásoby nesledujú a obchod nevie, koľko z jednotlivých položiek je na sklade. To narúša objednávkové systémy, finančné účtovníctvo a schopnosť monitorovať predaj a robiť kvalifikované rozhodnutia o nákupe na základe najlepšie a najhoršie predávaných položiek.

Excel je menej automatizovaný ako softvérové ​​programy, ktoré sa spájajú so systémom miesta predaja (POS). Tieto POS systémy sa používajú na zaznamenávanie transakcií a spracovanie kreditných kariet. Mnohé sú navrhnuté aj na sledovanie zásob. Obchod zadá nové zásoby manuálne a každá položka sa po dokončení predaja odstráni zo zásob. Skladový inventárny softvér v Exceli nie je bežné, ale mnohé programy umožňujú export do Excelu na uchovávanie záznamov.

Vytvorenie tabuľky je pomerne jednoduchý proces. Riadenie zásob Vzorce Excelu sú užitočné aj na sledovanie celkovej hodnoty zásob prihlásených do systému. Ak chcete začať, vytvorte nadpisy kategórií pre každý jednotlivý stĺpec.

Použite nadpis Položka pre prvý stĺpec, množstvo za druhú a Jednotková cena za tretiu a Celková hodnota za štvrté. Zatiaľ čo existuje viacero rôznych systémov na sledovanie zásob, tento uchováva presný počet a zobrazuje celkovú hodnotu všetkých zásob na sklade.

Pre stĺpec Celková hodnota vynásobte Množstvo jednotkovou cenou, aby ste určili tento počet v každom riadku. Vzorec na sledovanie hodnoty každej položky na sklade je =súčet (b*c). Použite to na každý riadok, aby každá položka inventára generovala jedinečnú hodnotu na základe množstva a jednotkovej ceny. Použilo by sa napríklad tričko uvedené v treťom rade =súčet (b3*c3) na určenie celkovej hodnoty na vašom inventarizačný list v Exceli.

Excel je užitočný, ale nie vždy tou najlepšou možnosťou. Tabuľkový systém funguje dobre pre spoločnosti, ktoré sa zaoberajú iba niekoľkými položkami. Napríklad spoločnosť, ktorá predáva zdravotnícke pomôcky, môže mať v zásobe len niekoľko rôznych veľkých vstupeniek. Model röntgenového prístroja s 20 jednotkami sa dá ľahko sledovať bez ohľadu na hodnotu každej jednotky. Je to nízky počet a nízka zásoba, ktorá značne uľahčuje sledovanie.

Lekárska spoločnosť, ktorá predáva všetko od gázových tampónov po masti, však bude vyžadovať robustnejší systém sledovania zásob. Excel je stále možnosťou, ale prístup k správnemu priestoru v tabuľke, keď sú uvedené tisíce položiek, robí tento proces neefektívnym. Softvérový program s funkciou vyhľadávania dokáže rýchlo vytiahnuť položku a zároveň zobraziť všetky relevantné informácie o dostupných zásobách, uskutočnených predajoch, hodnote predaja a celkovej hodnote zostávajúcich zásob v zásob.

Zvážte použitie Excelu ako štartovacieho programu na základné sledovanie zásob a v prípade potreby inovujte na serióznejší systém. Softvér na sledovanie zásob je drahý, ale stojí za to pri sledovaní mnohých jednotiek s vysokým obratom.