Ukladanie a zobrazovanie informácií v tabuľkách programu Access a tabuľkách programu Excel.
Maximálne využitie balíka Microsoft Office závisí od pochopenia všetkých možností ukladania informácií. Microsoft Excel aj Access poskytujú údajové hárky s riadkami a stĺpcami, ktoré vám umožňujú ukladať, triediť a formátovať záznamy. Tabuľky programu Excel obsahujú výkonné nástroje na ukladanie informácií a používanie vzorcov. Prístupové tabuľky sú základom databázy a poskytujú východiskový bod pre zadávanie a prezeranie informácií. Oba programy poskytujú mnoho rovnakých základných funkcií.
Uložiť informácie
Tabuľky programu Microsoft Excel a tabuľky programu Access poskytujú formát na ukladanie informácií v jednej alebo vo viacerých skupinách. V Exceli je možné umiestniť viacero sád údajov na samostatné karty toho istého excelového súboru. Podobne môžete rozdeliť údaje do viacerých tabuliek programu Access v databáze programu Access. Tabuľky programu Excel a tabuľky programu Access majú rovnaké rozpoznateľné funkcie vrátane buniek usporiadaných do stĺpcov a riadkov, nadpisov stĺpcov a výberov riadkov.
Video dňa
Triediť a filtrovať
Tabuľky programu Excel a tabuľky programu Access vám umožňujú prispôsobiť spôsob, akým sú vaše informácie uvedené. Môžete triediť podľa abecedy alebo čísel podľa jedného alebo viacerých stĺpcov. V oboch programoch môžete napríklad zoradiť zoznam produktov podľa ID produktu, potom podľa názvu a potom podľa distribútora. Obmedzené množstvo informácií môžete zobraziť aj filtrovaním tabuľky alebo tabuľky. Týmto sa neodstránia žiadne záznamy, ale dočasne sa zobrazia záznamy na základe kritérií.
Dátový typ
Môžete nastaviť špecifické typy údajov pre bunky a stĺpce v tabuľkách Excelu aj v Accessových tabuľkách. Nastavenie typu údajov zlepšuje čitateľnosť vášho súboru údajov, pretože používateľ môže rozlíšiť rôzne typy informácií. Predvolený typ údajov v oboch programoch je text, ktorý nevyžaduje žiadne konkrétne formátovanie. Možno však budete chcieť, aby stĺpec „Cena“ obsahoval čísla podľa meny. Ak nastavíte typ údajov na menu, zobrazí sa príslušný formát.
Formáty textu a buniek
Vaše excelové tabuľky a Accessové tabuľky budú ťažiť z vlastného formátovania textu a buniek. V oboch programoch je možné nastaviť formátovanie textu, výšku bunky a šírku stĺpca. Môžete tiež nastaviť zarovnanie textu doľava, na stred alebo doprava. Čiary mriežky môžu pomôcť odlíšiť bunky od seba a možno ich nastaviť tak, aby sa zobrazovali vertikálne, horizontálne alebo oboje. Prispôsobenie týchto formátov zlepšuje použiteľnosť tabuliek a tabuliek a poskytuje vašej tabuľke profesionálny vzhľad.
