Excel dokáže obmedziť chyby automatizáciou výpočtov.
Kredit za obrázok: rgbdigital/iStock/Getty Images
Excel má povesť používania v účtovných oddeleniach, a hoci sú jeho matematické funkcie životne dôležité pre vedenie účtovníctva tabuľky a grafy programu pomáhajú so všetkým, od zostavovania zoznamu potravín až po vedeckú analýzu záznamy. Prechod z Wordu do Excelu pri každodenných úlohách sa môže na prvý pohľad zdať odstrašujúci, ale keď si zvyknete na prácu v tabuľkovom procesore, Excel výrazne zjednoduší organizáciu a výpočty.
Urobte si zoznam pre domov alebo prácu
Jedna z najjednoduchších, no zároveň najzákladnejších schopností Excelu je organizovanie údajov. Excel nemôže konkurovať Microsoft Access na vytváranie zložitých databáz, ale pre každodennú organizáciu má Excel množstvo funkcií a jeho používanie je oveľa jednoduchšie. Ak chcete vytvoriť zoznam, napíšte do ktorejkoľvek bunky, ktorú potrebujete - či potrebujete základný dvojstĺpcový zoznam potravín alebo inventár alebo katalóg celej vašej knižnice
, Excel pomáha udržiavať údaje na mieste a poskytuje triedenie a vyhľadávanie.Video dňa
Pre lepšie rozloženie bez ďalšej práce, začnite so šablónou vyhľadaním na stránke "Nová" v ponuke Súbor v Exceli 2010 alebo 2013. Spoločnosť Microsoft poskytuje množstvo bezplatných šablón na vytváranie zoznamov, od športových súpisiek cez faktúry až po telefónne zoznamy.
Zaznamenajte svoje údaje do grafu
Zadajte rozsah údajov do Excelu a program ho dokáže automaticky zobraziť ako tabuľku alebo graf. Po zadaní údajov ich vyberte a na karte Vložiť vyberte jeden zo štýlov grafu. Excel 2013 tento proces ešte viac zjednodušuje pomocou „Odporúčané grafy“, ktoré prehľadá vaše údaje a zobrazí ukážky najrelevantnejších grafov.
Správne rozloženie údajov do grafu vyžaduje určitý cvik. Ak chcete napríklad vytvoriť koláčový graf, použite dva stĺpce: prvý obsahuje štítky a druhý obsahuje percentá. Podobne čiarový graf používa iba dva stĺpce: jeden pre štítky a druhý pre body na osi Y. Ak vaše údaje obsahujú súradnice X a Y, použite namiesto toho bodový graf.
Automatizujte účtovníctvo pomocou funkcií
Funkcie Excelu automatizujú matematické vzorce, zjednodušujú vedenie účtovníctva, účtovníctvo a sledovanie iných údajov. Jedna z najbežnejších funkcií, SUM, spája ďalšie bunky a má jednotlačidlovú skratku: vyberte skupinu buniek a stlačte "Alt-rovná sa" pre vyplnenie sumy. Niektoré funkcie analyzujú obsah buniek a môžu dokonca pracovať s textom. Napríklad EXACT skontroluje, či majú dve bunky rovnaký obsah a vráti hodnotu „TRUE“ alebo „FALSE“.
Ak chcete zadať funkciu, zadajte znamienko rovnosti, názov funkcie a otvorenú zátvorkua potom vyplňte jeho premenné kliknutím na ďalšie bunky, aby ste sa odkázali na ich obsah. Ak chcete získať podrobné vysvetlenie používania akejkoľvek funkcie, vyberte ju z knižnice funkcií na karte Vzorce.
Výpočet pomocou zložitých vzorcov
Ak chcete čo najlepšie využiť funkcie Excelu, pospájať ich do viacdielnych vzorcov na dokončenie zložitých výpočtov. Takmer každá skupina funkcií môže spolupracovať. Napríklad pridajte stĺpec buniek a potom ho zaokrúhlite na najbližších sto kombináciou SUM a ROUND: =ROUND(SUM(A1:A5); -2) zaokrúhli súčet buniek A1 až A5 na dve miesta vľavo od desatinnej čiarky, výsledkom čoho bude zaokrúhlené stovky.
Vzorce môžu odkazovať aj na iné vzorce. Jedným použitím je rýchle sledovanie fakturácie a platieb pre vašu firmu. Spočítajte faktúry zákazníka do jedného stĺpca, spočítajte platby do druhého stĺpca a potom použite funkciu IF na výstup jednoduchej odpovede: =AK(B10>=A10,"ZAPLATENÉ","NEZAPLATENÉ") skontroluje, či súčet platieb v B10 zodpovedá alebo prevyšuje súčet poplatkov v A10 a hlási buď „ZAPLATENÉ“ alebo „NEZAPLATENÉ“ ako obyčajný text.
