Vlastnosti a funkcie programu Microsoft Excel

Či už na pracovné alebo domáce použitie, tabuľka Excel je najlepším nástrojom v balíku Microsoft Office na organizovanie údajov a vytváranie zoznamov. Hoci dokumenty programu Word môžu obsahovať tabuľky a stĺpce, Excel značne zjednodušuje rozloženie informácií. Excel má tiež celý rad funkcií na navrhovanie vzorcov, ktoré automatizujú výpočty. Hoci Excel na prvý pohľad vyzerá odstrašujúco, rozloženie programu je podobné ako v iných aplikáciách balíka Office, takže ak ste používali Word, po rozhliadnutí sa budete cítiť ako doma. Ak chcete získať ďalšiu pomoc s konkrétnym tlačidlom na páse s nástrojmi Excelu, umiestnite naň kurzor a zobrazí sa tip.

Hlavnú časť okna Excelu tvorí tabuľkový procesor -- resp pracovný list -- buniek. Rovnako ako pri papierovej tabuľke môže každá bunka obsahovať ľubovoľné čísla alebo ľubovoľný text – na rozdiel od práce s nimi v databáze Access, Excel vám umožňuje jednoducho kliknúť na ľubovoľnú bunku a vyplniť ju podľa toho, čo vám najlepšie vyhovuje projektu. V niektorých prípadoch, napríklad na sledovanie výdavkov, budete chcieť použiť organizovaný rad riadkov a stĺpcov. Inokedy, ako je zostavenie zoznamu členov tímu, poradie buniek a umiestnenie nebudú hrať hlavnú úlohu. Jednou z výhod Excelu je, aké jednoduché umožňuje reorganizáciu údajov: vyberte bunku a potiahnite jej okraj, aby ste ju presunuli na nové miesto v hárku.

Každý súbor Excel, nazývaný a pracovný zošit, obsahuje jeden alebo viac pracovných hárkov. Ak chcete prepínať medzi hárkami v zošite, použite karty v ľavom dolnom rohu okna. Od Excelu 2007 väčšina zošitov používa príponu súboru XLSX, zatiaľ čo staršie verzie sa používali XLS súbory. Nové kópie Excelu dokážu čítať tieto staré súbory, ale na otvorenie nového zošita v starom vydaní starý počítač potrebuje Office kompatibilný balík.

Rovnako ako v prípade zvyšku balíka Office od roku 2007 spoločnosť Microsoft nahradila ponuky Excelu kartami na páse s nástrojmi. Karty si môžete predstaviť ako vizuálne ponuky, ktoré zostávajú otvorené – každá karta obsahuje súbor súvisiacich funkcií s vysvetľujúcimi ikonami. Napríklad karta Domov obsahuje najbežnejšie možnosti, ako je písmo a farba textu, zatiaľ čo karta Vložiť ponúka spôsoby vkladania tabuliek, textových polí a grafov. Jedna karta, Súbor, sa správa inak. Súbor stále obsahuje základné úlohy vrátane „Nový“, „Otvoriť“ a „Uložiť“, ale zobrazuje tieto úlohy v oblasti celej obrazovky s ďalšími možnosťami, tzv. pohľad do zákulisia. Napríklad tlačidlo „Nový“ v zobrazení v zákulisí ponúka výber šablón pre nové pracovné zošity s možnosťou vyhľadávania.

Okrem obyčajného textu a čísel môžu bunky obsahovať vzorce, ktoré vždy začínajú znakom rovnosti. Pomocou vzorca Excel zobrazí výsledok rovnice v bunke, ale automaticky udržiava tento výsledok aktuálny, keď zmeníte jeho komponenty. Základný vzorec môže nahradiť kalkulačku: napíšte „=2+4“ a Excel zobrazí „6“. Vzorce pracujú aj s údajmi v iných bunkách: „=A1+B1“ pridáva hodnoty buniek A1 a B1.

Pre iné postupy ako priamu aritmetiku použite funkcie vykonávať rôzne operácie s údajmi. Schopnosti funkcií siahajú od jednoduchej matematiky, ako napríklad „PREMERNÉ“ po spriemerovanie rozsahu buniek, až po úpravu textu, ako napríklad „LOWER“ na prevod riadku na malé písmená. Tieto dva pojmy sa často zamieňajú, ale nezabudnite, že každá bunka môže obsahovať iba jeden vzorec, ale každý vzorec môže použiť viacero funkcie, ako napríklad "=PREMER (A1, B1) + SUM (A2, B2)" na pridanie súčtu dvoch buniek k priemeru dvoch ďalších buniek.