Ako vyhľadávať v tabuľke programu Excel

Excel je veľmi užitočný nástroj, pokiaľ ide o analýzu a syntézu veľkého množstva informácií, ale nájsť jedinú frázu alebo číslo v objemnej tabuľke môže byť ako hľadanie ihly v a kopa sena. Pri toľkých stĺpcoch a riadkoch údajov nie je manuálne vyhľadanie jednej informácie jednoduché ani praktické. prečo spoločnosť Microsoft zahrnula niekoľko funkcií, ktoré môžete použiť na vyhľadávanie v Exceli a získanie informácií, ktoré potrebujete hľadať. K problému však môžete pristupovať niekoľkými spôsobmi, takže vám pomôže dozvedieť sa o nich všetky predtým, ako sa rozhodnete pre najlepší spôsob vpred.

Najjednoduchší spôsob, ako vyhľadať v tabuľke konkrétnu frázu alebo číslo, je použiť Nájsť rovnakým spôsobom ako v programe Microsoft Word a mnohých ďalších programoch balíka Office. Táto možnosť nevyžaduje žiadny kód a vráti presne to, čo hľadáte – umiestnenie buniek konkrétnych reťazcov textu alebo čísel. Ďalšie možnosti na nájdenie konkrétnych informácií v tabuľke sú užitočnejšie na nájdenie niečoho v konkrétnej bunke a vyžadujú si trochu viac práce, aby ste získali presne to, čo chcete.

Pod Domov nájdite úplne vpravo na páse s nástrojmi Nájsť a vybrať v Úprava skupina. Kliknite na šípku rozbaľovacej ponuky a potom vyberte Nájsť alebo Vymeňte zo zobrazených možností. The Nájsť možnosť slúži len na nájdenie konkrétnych kúskov textu a zobrazí najjednoduchšiu verziu okna. Do poľa zadajte text, ktorý hľadáte Nájsť čo a potom kliknite na jedno z nich Nájdi ďaľší prechádzať všetkými výskytmi slova, čísla alebo frázy alebo Nájsť všetko zobrazíte zoznam všetkých umiestnení buniek obsahujúcich hľadaný výraz.

Kliknite Možnosti >> aby ste vyvolali viac možností pre presne to, čo chcete, aby sa okno vrátilo. Môžete zmeniť Vnútri pole na vyhľadávanie v hárku alebo v celom zošite. Vyhľadávanie je možné organizovať podľa riadkov alebo stĺpcov pomocou Vyhľadávanie a môžete si vybrať, či chcete hľadať vo vzorcoch, hodnotách alebo komentároch pomocou Pozrieť sa do lúka. Máte tiež možnosti pre Prípad zápalky, ktorý vráti iba bunky so zodpovedajúcimi prípadmi alebo pre Porovnajte obsah celej bunky keď chcete iba výsledky, v ktorých hľadaný výraz zaberá celú bunku. Môžete použiť Formátovať možnosť nájsť príklady špecifického formátovania.

The Nájsť voľba nájde výraz, ktorý hľadáte, ale čo ak chcete niečo zmeniť v každom prípade, keď sa vyskytne? Ak ste napríklad uviedli meno klienta ako Smith, ale vlastne je Smyth, budete chcieť zmeniť každý výskyt Smith do Smyth. Použi Vymeňte funkciu, ktorú si vyberiete buď pomocou rozbaľovacej ponuky pod Nájsť a nahradiť alebo prechodom na Vymeňte z okna, ktoré ste vyvolali v poslednom kroku pomocou Nájsť možnosť.

Táto metóda funguje presne rovnakým spôsobom ako Nájsť sekcia, okrem toho, že je tu ďalšie pole tzv Nahradiť s kde zadáte požadovaný text alebo číslo na jeho miesto. V príklade by ste napísali Smith v Nájsť čo poľa a Smyth v Nahradiť s lúka. Všetky ostatné možnosti sú rovnaké, takže sa môžete rozhodnúť nájsť konkrétny výraz a preformátovať každú z buniek, ktoré ho obsahujú, napríklad pomocou Formátovať možnosť vedľa Nahradiť s lúka.

Ako v Nájsť sekciu, môžete kliknúť Vymeňte alebo Nahradiť všetko buď nahradiť každú inštanciu postupne, alebo nahradiť ich všetky naraz.

Existujú špecifické funkcie Excelu navrhnuté tak, aby zvládli rôzne aspekty vyhľadávania v Exceli, s Vyhľadávanie funkcia je jednou z dvoch najdôležitejších. Táto funkcia je navrhnutá tak, aby vám pomohla vyhľadať reťazec znakov v konkrétnej bunke. Naučiť sa základy jeho používania môže byť užitočné v mnohých situáciách, najmä ak máte bunky, ktoré obsahujú veľa znakov.

The Vyhľadávanie funkcia v Exceli má tri argumenty vo formáte HĽADAŤ(nájsť_text; v_texte; [počiatočné_číslo]) pomocou terminológie Excelu. The nájsť_text sekcia je miesto, kde zadáte textový reťazec, ktorý hľadáte, a v rámci_textu sekcia je miesto, kde zadáte odkaz na bunku obsahujúcu text, ktorý chcete vyhľadať. Toto vráti číslo, ktoré vám povie číslo znaku, kde začína váš hľadaný výraz, resp #HODNOTA! ak sa v bunke vôbec neobjaví. Na zadanie čísla znaku môžete použiť posledný voliteľný argument [_start_num_], ktorý spustí vyhľadávanie na tomto čísle znaku a ignoruje všetko pred ním.

Napríklad, ak ste hľadali PSČ 98199 zo série adries, aby ste v tabuľke našli ľudí, ktorí žili v konkrétnom mieste, zadajte =Search("98199", [odkaz na bunku_]) s odkazom na konkrétnu bunku na mieste [_cell reference_], takže _=Search("98199", A3), napríklad. Odtiaľ môžete potiahnuť vzorec nadol v stĺpci alebo cez riadok, aby ste skontrolovali ďalšie bunky, pričom nezabudnite, že sa vráti #HODNOTA! ak sa výraz nezobrazí.

The Nájsť funkcia v Exceli funguje veľmi podobne ako Vyhľadávanie funkcia, ale nie je taká efektívna ako použitie Nájsť a nahradiť možnosť, ak chcete prehľadávať celý hárok. Argumenty z Nájsť funkcie sú úplne rovnaké ako funkcie Vyhľadávanie funkcia: nájsť_text, v rámci_textu, [počiatočné_číslo]. Takže ho použijete rovnakým spôsobom.

V predchádzajúcom príklade by ste zadali =Find("98199",A3) aby ste sa pozreli, kde sa v bunke A3 nachádza PSČ, ak sa vôbec zobrazuje. Výstupy sú tiež rovnaké ako u Vyhľadávanie funkciu. Tento vzorec môžete zadať do jednej bunky a potom ho pretiahnuť, aby ste skopírovali vzorec, ale zmenili ľubovoľnú bunku zodpovedajúcim spôsobom odkazy, čo vám umožňuje vyhľadávať v hárku alebo v stĺpci alebo riadku a konkrétny termín.

Možno sa pýtate prečo Vyhľadávanie a Nájsť sú samostatné funkcie Excelu, ak majú rovnaké argumenty a vydávajú rovnaké základné informácie. Medzi týmito dvoma funkciami sú dva kľúčové rozdiely a naučenie sa týchto funkcií vám pomôže určiť tú najlepšiu na použitie v každej situácii.

The Vyhľadávanie funkcia nerozlišuje veľké a malé písmená, ale Nájsť je. Ak hľadáte zelená, napríklad Nájsť funkcia nevráti hodnotu pre bunky, ktoré obsahujú zelená, ale Vyhľadávanie funkcia bude. Ďalší hlavný rozdiel medzi nimi je ten Vyhľadávanie umožňuje použiť zástupné znaky vo vašom vyhľadávacom reťazci, čo môže byť užitočné v mnohých situáciách, ale Nájsť nie.

Ak chcete vyhľadať začiatok a koniec konkrétneho výrazu, ale chcete vrátiť všetky výsledky bez ohľadu na to, čo je v strede hľadaného výrazu, môžete použiť zástupné znaky ? a ***** pomocou funkcie Hľadať alebo dialógového okna Nájsť a nahradiť.

The ? znak umiestnený uprostred hľadaného výrazu ( nájsť_text argument) hovorí Excelu, aby zahrnul konkrétny výraz s ľubovoľným samostatným znakom do priestoru, kde je otáznik. Napríklad, ak hľadáte s? t, dostanete sat alebo nastaviť ako výsledky, ale nie vynaložené, pretože posledná možnosť má medzi znakmi viacero znakov s a t.

The Znak **** funguje v podstate rovnakým spôsobom ako otáznik, s tým rozdielom, že v priestore, ktorý zaberá, môže byť ľubovoľný počet znakov. Napríklad, ak hľadáte _st, _ výsledky môžu zahŕňať sat, sedieť, pľuvať, mieste, vynaložené a akákoľvek iná kombinácia s s a t na jeho začiatku a konci. Použitím ľubovoľného zástupného znaku pri vyhľadávaní získate všetky výsledky, ktoré hľadáte, bez toho, aby ste ich vynechali čokoľvek, čo by mohlo byť relevantné, ale buďte opatrní, ako to používate, pretože to môže viesť aj k nepodstatným výsledky.

Čo teda robiť, keď chcete hľadať otáznik? Ako by ste zabránili Excelu, aby ho považoval za zástupný znak? Dá sa to dosiahnuť zadaním vlnovky ~ v poli pred znakom, ktorý hľadáte. Ak by ste napríklad chceli hľadať otáznik v bunke A2, napísali by ste =Hľadať("~?",A2) do prázdnej cely.

Keď hľadáte jeden z mnohých výrazov v konkrétnej bunke, doteraz opísané metódy nefungujú, pokiaľ nevytvoríte samostatné vyhľadávanie pre každý jeden výraz. Pomocou vzorca je však možné hľadať viacero výrazov naraz, aj keď správne nastavenie tejto metódy chvíľu trvá. Táto metóda zahŕňa Vyhľadávanie funkcia pracujúca v kombinácii s IsNumber funkciu a SumProduct.

Hoci to nie je povinné, vytvorenie a pomenovaný rozsah pretože zoznam vecí, ktoré chcete testovať, zjednodušuje proces. Urobte to zadaním každého z hľadaných výrazov do susedných buniek, zvýraznením všetkých buniek a následným pomenovaním zadaním názvu do ľavého horného poľa naľavo od riadka vzorcov. To vám umožní odkazovať na celý zoznam podľa jeho krstného mena. Všetky hľadané výrazy však môžete zahrnúť aj bez vytvorenia pomenovaného rozsahu tak, že ich oddelíte čiarkami { } zátvorkách.

Na testovanie bunky použite vzorec:

=SUMPRODUCT(--ISNUMBER(HĽADAŤ([pomenovaný rozsah],[bunka])))>0

kde [pomenovaný rozsah] sa nahradí názvom rozsahu alebo zátvorkami { } obsahujúcimi každý samostatný výraz a [bunka] sa nahradí odkazom na bunku, ktorú chcete testovať.

Vzorec vráti a PRAVDA hodnotu, ak predmetná bunka obsahuje jeden z výrazov resp FALSE ak nie. Môžete ho potiahnuť nadol a skontrolovať ďalšie bunky, pretože odkaz na bunku vo vzorci sa automaticky aktualizuje.

V Exceli môžete vyhľadávať mnohými spôsobmi, takže ktorý z nich by ste mali použiť? Odpoveď veľmi závisí od vášho účelu. Ak si prezeráte veľký zoznam buniek pre jeden konkrétny výraz – a vo väčšine situácií vo všeobecnosti – výraz Nájsť a nahradiť box je najjednoduchší a najefektívnejší spôsob, ako dosiahnuť svoj výsledok. Ak však chcete nájsť konkrétny výraz v sérii dlhých buniek, Vyhľadávanie funkcia je pravdepodobne najlepšou voľbou, pretože nerozlišuje veľké a malé písmená a umožňuje vám použiť zástupné znaky.

Ak hľadáte jednu z mnohých vecí v konkrétnych bunkách, vzorec v predchádzajúcej časti je najefektívnejším spôsobom na dokončenie úlohy.