В Microsoft Word есть функция слияния писем, которая связывает документ Word с информацией, хранящейся в файле данных, который называется источником данных. Источником данных может быть база данных. Перед объединением вы можете создать базу данных и управлять ею в Word. База данных сохраняется в Word как файл базы данных Access.
Подсказка
Фактически вы не будете выполнять слияние почты, однако вы должны выбрать тип создаваемого документа слияния, прежде чем создавать базу данных.
Макет основного документа
Откройте пустой документ Word.
Видео дня
На Рассылки вкладку, щелкните Начать слияние и выберите Справочник. А Каталог Тип документа указывает Word создать список и использовать поля из источника данных, например базы данных.
Настроить поля базы данных
Нажмите Выберите получателей и выберите Введите новый список открыть Новый список адресов чат. Используйте его для настройки полей, которые будут использоваться в базе данных. Нажмите Настроить столбцы. В Настроить список адресов появится диалоговое окно.
- Чтобы удалить имена полей, выберите имя поля, щелкните Удалить и нажмите да чтобы удалить имя поля.
- Чтобы изменить имена полей, выберите имя поля, нажмите Переименовать, то Переименовать поле появится диалоговое окно, измените имя поля и щелкните Ok.
- Чтобы добавить дополнительные имена полей, нажмите Добавлять, то Добавить поле появится диалоговое окно, введите новое имя поля и щелкните Ok.
- Чтобы изменить порядок имен полей, выделите имя поля и нажмите Двигаться вверх или Вниз.
Нажмите Ok когда вы закончите. В Новый список адресов диалоговое окно отображает настроенные имена полей в таблице.
Введите информацию о базе данных
Введите данные в каждое поле. Используйте клавишу Tab для перехода от одного поля к другому. Нажмите Новая запись перейти к следующей записи в базе данных. После ввода последней записи не нажимайте Новая запись перейти к новой записи.
Проверяйте записи и вносите любые изменения
- Чтобы отредактировать запись, выделите данные и введите изменения.
- Для поиска записи щелкните Находить, то Найти запись появится диалоговое окно, введите слово для поиска и щелкните Найти следующий.
- Чтобы удалить запись, щелкните квадрат слева от первого поля, щелкните Удалить запись и нажмите да удалить запись.
Нажмите Ok когда закончите.
Сохранить базу данных и основной документ
В Сохранить список адресов появится диалоговое окно. Выберите, где вы хотите сохранить файл базы данных, введите имя файла и нажмите Сохранять.
Подсказка
Введите только имя файла, и Word добавит расширение .mdb, сохранив файл как файл базы данных Microsoft Access.
Сохранить основной документ, пустой каталог, который ссылается на базу данных, на случай, если вы решите выполнить слияние почты позже. Закройте основной документ и Выйти из Word.
Просмотр базы данных
Перейдите к файлу базы данных Access и откройте его. Откроется Microsoft Access. Нажмите Office_Address_List под Таблицы отображается заголовок и таблица базы данных, созданная в Word.
Вернуться в базу данных и отредактировать данные
Открыть основной документ в слове. В Microsoft Word появится диалоговое окно. Нажмите да так что основной документ может извлекать информацию из базы данных. На Рассылки вкладку, щелкните Редактировать список получателей. В Слияние писемПолучатели появится диалоговое окно. Под заголовком Data Source выберите имя файла базы данных. Нажмите Редактировать и Изменить источник данных появится диалоговое окно. Отредактируйте данные. Когда закончите, нажмите Ok и нажмите да для обновления базы данных. в Слияние писемПолучатели диалоговом окне вы можете уточнить информацию о базе данных, используя Сортировать, Фильтр, Найдите дубликаты, Находитьполучатель и Подтвердить адреса опции.
Нажмите Ok когда закончите. Закройте основной документ. Нажмите Сохранять. Выйти из Word.
Подсказка
Вы можете выполнить слияние каталогов в Word, используя созданную базу данных и основной документ.
