Добавьте заголовок вверху таблицы. Это поможет вам запомнить, какая информация находится в конкретной адресной книге. Возможно, вам придется настроить разные адресные книги для разных целей - например, одну для членов книжного клуба и одну для членов семьи. Четкое название поможет вам все организовать. Сделайте заголовок жирным и увеличьте размер шрифта с помощью инструментов на верхней панели инструментов.
Пропустите пару строк после заголовка и введите заголовки столбцов в адресной книге. Следующие заголовки столбцов будут очень полезны: имя, адрес, город, штат, почтовый индекс, номер телефона, номер факса и адрес электронной почты. Введите эти заголовки в столбцы от A до H соответственно. Очень важно, чтобы каждый элемент заносился в отдельный столбец.
Выровняйте заголовки столбцов по центру и выделите жирным шрифтом. Для этого нажмите на номер строки слева от строки заголовков. Это выделит или выделит всю строку. Затем используйте полужирный шрифт и центрируйте инструменты на верхней панели инструментов.
Введите контактную информацию в каждый столбец. Информация о каждом контакте должна быть занесена в отдельную строку. В зависимости от того, сколько у вас контактов, это может занять некоторое время. Но помните, вам нужно будет сделать это только один раз. В дальнейшем вам останется только добавлять новые контакты и обновлять информацию. Если у вас нет определенной информации для определенных контактов, оставьте ячейку пустой. Не забудьте использовать двухбуквенные аббревиатуры штата, которые требует почтовое отделение.
Отформатируйте текст в столбце Почтовый индекс, чтобы все почтовые индексы выглядели одинаково. Выделите весь текст в столбце, кроме заголовка столбца. Щелкните правой кнопкой мыши выделенные ячейки и выберите «Форматировать ячейки». Щелкните вкладку «Число», а затем щелкните «Особые» в поле «Категория». Щелкните «Почтовый индекс» или «Почтовый индекс + 4» в поле «Тип». Щелкните "ОК". В результате все почтовые индексы будут выглядеть одинаково.
Отформатируйте текст в столбце «Номер телефона» так, чтобы все номера телефонов в столбце выглядели одинаково. Выделите текст в столбце Номер телефона, кроме заголовка столбца. Щелкните его правой кнопкой мыши и выберите «Форматировать ячейки». На вкладке «Номер» выберите «Особый» в поле «Категория». Щелкните «Номер телефона» в поле «Тип». Щелкните "ОК".
