Как сжимать файлы перед их отправкой по электронной почте

При передаче больших файлов в сообщении электронной почты вы рискуете превысить ограничение на размер вложения, что приведет к сбою отправки. Сжатие файлов уменьшает их размер, что упрощает их отправку без достижения этих ограничений. Некоторые из лучших кандидатов на сжатие - это большие мультимедийные файлы, такие как видео, фотографии и аудиофайлы, поскольку они, как правило, превышают ограничения по размеру сами по себе, особенно видео.

Обычно используются несколько форматов сжатия, и выбор правильного зависит от нескольких различных факторов. Сжатие ZIP наиболее широко поддерживается и является более универсальным, чем другие, но предлагает меньшее сжатие, чем такие форматы, как RAR и 7Z. Однако для этих форматов требуются специализированные программы для распаковки файлов. Форматы, которые получатель вашего файла может распаковать, играют большую роль в вашем решении. В большинстве случаев это делает ZIP лучшим выбором, поскольку сжатие ZIP интегрировано с Windows, что устраняет необходимость в дополнительных подключаемых модулях или загрузках.

Точный процесс сжатия файлов зависит от используемой вами программы. Чтобы использовать встроенное в Windows сжатие ZIP в Windows 7, щелкните файл или папку правой кнопкой мыши, наведите указатель мыши на «Отправить» и выберите «Сжатая (заархивированная) папка» в раскрывающемся меню. В Windows 8 выберите файл и нажмите «Поделиться», а затем «Zip». В других программах вы обычно создаете архив, добавляете в него файлы, а затем указываете программе на сжатие. Для получения конкретных указаний обратитесь к документации к вашей программе архивирования.

Насколько маленьким должен быть сжатый файл, зависит от почтовой службы, которую вы используете для его отправки. Ограничения варьируются от одного провайдера к другому, поэтому вам нужно будет уточнить у вашего конкретного провайдера точную информацию. Популярные варианты, такие как Gmail и Yahoo, ограничивают вас до 25 МБ на одно электронное письмо, а Outlook.com ограничивает вас до 10 МБ на одно электронное письмо. Почтовые клиенты часто похожи: Microsoft Outlook ограничивает вас до 20 МБ на вложение, почта Windows Live ограничение до 10 ГБ на электронную почту и не более 50 МБ на файл, а Mozilla Thunderbird предлагает неограниченный размер.

Облачное хранилище предлагает надежную альтернативу, если размер вашего файла по-прежнему превышает установленный вами предел, независимо от того, насколько вы его сжимаете. Сохраняя сжатый файл на облачном сервере, таком как OneDrive, Google Drive или Dropbox, и отправляя ссылку для загрузки на получатель, вы экономите время, необходимое для прикрепления файла и отправки больших файлов - даже тех, которые растягиваются на несколько гигабайт территория. Это также более удобный способ поделиться файлом с несколькими людьми, так как его нужно загрузить только один раз. После этого получатели смогут скачать файл в удобное для них время.