Разница между контактами и адресной книгой в Outlook

Хотя большинство людей, знакомых с Microsoft Outlook, могут использовать его в основном для отправки и получения электронной почты, Outlook - мощное приложение с множеством удобных инструментов, включая календарь, управление задачами и создание заметок. характерная черта. Еще один ключевой элемент Outlook - это возможность помочь вам организовать личную информацию ваших контактов, будь то коллеги или люди за пределами вашей компании. Вы делаете это с помощью инструментов «Контакты» и «Адресная книга».

И функция «Контакты» в Outlook, и глобальная адресная книга во многом похожи на электронный Rolodex, где вы можете получить доступ к контактной информации людей, с которыми, вероятно, имеете дело на регулярной основе. Однако функция «Контакты» обычно представляет собой список внешних контактов, а адресная книга содержит информацию о людях, которые работают в вашей компании. Это обычная установка в деловом мире, потому что адресные книги хранятся на сервере Exchange и могут быть доступны всем в компании.

Функция «Контакты» предназначена для того, чтобы помочь вам быстро получить доступ к информации о людях, с которыми вы уже контактировали раньше, но не обязательно работают в вашей компании. Глобальный список адресов разработан, чтобы быстро связаться с коллегами или списками адресов, определенными компанией.

Хотя и инструменты «Контакты», и «Адресная книга» содержат контактную информацию, пользователи могут редактировать только контакты, поскольку они хранятся на вашем компьютере. Вы можете добавлять новые контакты, редактировать информацию о существующем контакте и удалять контакты. С другой стороны, адресную книгу обычно может редактировать только системный администратор. Для домашних пользователей оба списка доступны для редактирования.

Адресная книга обычно содержит список всех сотрудников и отделов компании, включая адрес электронной почты, добавочный номер телефона или номер телефона, должность и местонахождение. Нажав на отдельную запись, вы получите дополнительные контактные данные, такие как второй рабочий номер и почтовый адрес. Список контактов включает имя, отображаемое имя и адрес электронной почты. При нажатии на отдельный контакт откроется форма с полями для ввода дополнительной информации, включая компанию, почтовый адрес, должность, номера телефонов и фотографию.

И Контакты, и Адресная книга помогут вам быстро найти контактную информацию о людях, чтобы Вам не придется тратить время на поиски визиток или перелистывание справочников компании. В верхней части интерфейса программы у вас, скорее всего, есть небольшой значок, похожий на открытую книгу. Когда вы нажимаете на нее, появляется окно поиска. Вы можете ввести имя в это поле поиска и выбрать, куда смотреть: в адресной книге или в списке контактов.