Содержание
- Шаг 1. Подготовьте данные
- Шаг 2. Попробуйте рекомендацию
- Шаг 3. Настройте сводную таблицу
- Шаг 4. Создайте собственные сводные таблицы с нуля.
- Шаг 5. Инвестируйте в обучение
Прежде чем мы начнем, для чего именно нужны сводные таблицы? Проще говоря, сводные таблицы позволяют взглянуть на одни и те же данные по-разному и под разными углами, что упрощает проведение углубленного анализа и выявление важных тенденций. Например, когда вы оцениваете результаты продаж, вам может потребоваться взглянуть на отдельного человека, конкретный продукт или конкретный период времени. С помощью сводной таблицы вы можете создать один пул информации, а затем легко переключать внимание с одного предмета на другой — анализ, который было бы утомительно выполнять вручную.
Рекомендуемые видео
Обратите внимание, что вам понадобится полная версия Excel 2016. использовать сводные таблицы. Универсальная платформа Windows (UWP) Версия Excel для Windows 10 не включает в себя это и многое другое расширенные функции Excel. Наконец, если вы хотите опробовать новые возможности Excel, присоединяйтесь к Программа предварительной оценки Office и, возможно, станьте первым, кто испытает новую функцию сводной таблицы.
Связанный
- Как найти ключ продукта Windows 11
- Microsoft управляет вашим офисом. Microsoft 365 Personal хочет управлять и вашей семьей
Шаг 1. Подготовьте данные
Возможно, самым важным шагом при использовании сводных таблиц Excel является тщательная организация данных. Самый простой способ сделать это — использовать Таблицы Excel, что позволяет добавлять строки, которые будут включаться в сводную таблицу при каждом нажатии кнопки «Обновить». Но, по крайней мере, вы хотите, чтобы ваши данные были в табличной форме с информативными заголовками столбцов и согласованными данными внутри столбцов.
Например, предположим, что вы хотите проанализировать информацию о продажах своей компании. У вас есть шесть продавцов, которые продают три продукта в ряде регионов. Ваши продукты индивидуальны для каждого клиента, поэтому цены варьируются. Вот пример таблицы с вымышленной информацией, которая даст вам представление о том, как можно организовать данные с учетом сводной таблицы.
Таблица была создана просто путем сначала ввода данных, затем выделения всего диапазона, а затем перехода в меню «Вставка» > «Таблица». Опять же, вам не обязательно делать этот шаг, но рекомендуется, если вы хотите позже добавить больше строк данных и упростить обновление сводной таблицы.
Марк Коппок/Цифровые тенденции
Шаг 2. Попробуйте рекомендацию
Excel полон изящных приемов, упрощающих работу с данными, и, когда это возможно, он попытается угадать, чего вы хотите достичь, а затем автоматически выполнит несколько шагов. Эту полезность демонстрирует здесь инструмент «Рекомендуемые сводные таблицы», который анализирует ваши данные и предлагает несколько логических вариантов анализа и представления данных.
Чтобы использовать рекомендуемую сводную таблицу, просто выберите «Вставка» > «Рекомендуемые сводные таблицы». Excel предложит вам рассмотреть несколько вариантов. В нашем примере Excel предлагает создать 10 различных сводных таблиц, которые рассматривают наши данные о продажах с разных точек зрения. Обратите внимание: то, как вы помечаете столбцы, имеет значение; Excel читает эти заголовки и предлагает наиболее разумные рекомендации. Например, если вы хотите посмотреть цены продажи, не используйте термин «стоимость», потому что Excel будет основывать свои рекомендации соответствующим образом.
Одна из рекомендаций — «Сумма общего объема продаж по клиентам». Если мы выберем этот вариант, Excel приступит к созданию сводной таблицы.
Марк Коппок/Цифровые тенденции
Обратите внимание, что в сводной таблице отображаются только те данные, которые имеют отношение к нашему текущему анализу. С правой стороны в диалоговом окне «Поля сводной таблицы» вы найдете критерии, которые Excel использовал для ее создания. Мы расскажем, что означает каждое из этих полей, в следующем разделе, посвященном настройке.
Шаг 3. Настройте сводную таблицу
Каждый из элементов в этом диалоговом окне важен для определения того, как будет работать сводная таблица. Нажмите на шестеренку конфигурации, чтобы изменить внешний вид этого диалогового окна так, как вам лучше всего.
Выбор полей
Здесь вы выбираете, какие столбцы включить в сводную таблицу. То, как эти данные будут заполняться в сводной таблице, определяется типом данных, которые они представляют — Excel выяснит, следует ли добавить столбец в сводную таблицу или добавить данные поля в стол. Например, если вы выберете «Товары», Excel предполагает, что вы хотите добавить количество товаров для каждого клиента.
Марк Коппок/Цифровые тенденции
С другой стороны, если вы выберете «Дата», Excel поместит данные в таблицу и упорядочит продажи по времени их совершения.
Марк Коппок/Цифровые тенденции
Работая над собственными сводными таблицами, вы можете поэкспериментировать, чтобы увидеть, как добавление и удаление полей влияет на отображаемые данные. Вы обнаружите, что Excel отлично справляется с выбором, который имеет смысл, но вы также можете изменить ситуацию, если выбор Excel не имеет смысла.
Фильтры
Перетащите элементы из списка выбора полей в раздел «Фильтры», если вы хотите ограничить отображаемые данные. Например, если вы перетащите «Клиент» в раздел «Фильтры», вы можете легко отобразить данные только от одного или нескольких клиентов.
Марк Коппок/Цифровые тенденции
Столбцы
Перетаскивая поля в раздел «Столбцы», вы можете расширить способы представления данных. Опять же, когда вы перетаскиваете поле в этот раздел, Excel попытается выяснить, как вы хотите представить данные. Например, если вы перетащите «Дата» в раздел «Столбцы», Excel отобразит сводные данные о продажах за наиболее логичный период времени, в данном случае за месяц. Это было бы полезно, если бы вашей главной заботой было количество продаж в месяц с учетом моделей покупок клиентов.
Марк Коппок/Цифровые тенденции
Строки
Аналогичным образом вы можете перетаскивать поля в раздел «Строки», чтобы вставлять различные данные в строки сводной таблицы. Опять же, если мы перетащим «Дата» в раздел «Строки», Excel разбивает продажи по клиентам за месяц, но данные будут суммированы по клиентам, а не по месяцам, как в предыдущем примере. В этом случае вас больше всего беспокоит, сколько вы продали каждому покупателю, но вы также хотите выявить любые временные тенденции.
Марк Коппок/Цифровые тенденции
Ценности
Наконец, раздел «Значения» определяет, как вы анализируете свои данные. До сих пор во всех наших примерах мы рассматривали общий объем продаж. Если вы нажмете кнопку со стрелкой вниз в этом разделе, вы сможете настроить параметры поля значений для просмотра других числовых расчетов.
Марк Коппок/Цифровые тенденции
Например, предположим, что вы хотите посмотреть средние показатели продаж, а не общий объем продаж. Вам просто нужно выбрать «Среднее» в диалоговом окне настроек поля значения. Вы также можете установить числовой формат, чтобы результаты были наиболее понятными.
Марк Коппок/Цифровые тенденции
Теперь вместо того, чтобы рассматривать общий объем продаж по клиентам, а затем рассчитывать общую сумму, мы рассматриваем средний объем продаж по компании, а затем средний объем продаж по компании. Это было бы полезно, например, для оценки того, какие клиенты имеют объем продаж выше или ниже среднего и, следовательно, какие заслуживают наибольшего (или наименьшего) внимания. В нашем примере, возможно, Acme Engineering и Jones Roofing не заслуживают такого внимания со стороны продаж, как другие.
Очевидно, что сводные таблицы предлагают множество опций, позволяющих легко нарезать ваши данные. Хитрость эффективного использования сводных таблиц заключается в том, чтобы точно решить, что вы хотите видеть, прежде чем начинать применять параметры. Вы также хотите убедиться, что ваши данные соответствуют тому, как вы разместили свою таблицу и как вы назвали свои заголовки. Чем тщательнее вы будете настраивать параметры, тем эффективнее будут ваши сводные таблицы.
Шаг 4. Создайте собственные сводные таблицы с нуля.
После того, как вы поигрались с функцией сводной таблицы и получили некоторое представление о том, как различные параметры влияют на ваши данные, вы можете приступить к созданию сводной таблицы с нуля. Этот процесс аналогичен использованию рекомендации, только вы переходите в «Вставка» > «Сводная таблица», а затем вручную выбираете данные в качестве первого шага.
В нашем случае это означает выбор Таблицы 1, но мы также можем выбрать диапазон данных или получить их из внешнего источника данных. Мы также можем решить, хотим ли мы создать новый лист или разместить сводную таблицу рядом с нашими данными в определенном месте на существующем листе.
Марк Коппок/Цифровые тенденции
После того, как мы сделали свой выбор, нам предоставляется пустая сводная таблица и диалоговое окно «Поля сводной таблицы».
Марк Коппок/Цифровые тенденции
Создание нашей собственной сводной таблицы — это всего лишь простой вопрос выбора полей и определения того, как мы хотим, чтобы данные вычислялись и отображались. Допустим, мы хотим узнать, как продавцы работали за месяц, а также общий объем продаж за год. Мы выберем поля «Продавец», «Дата» и «Общий объем продаж», перетащим поле «Продавец» в раздел «Фильтры» и настроим значения для отображения в валюте. Excel автоматически добавляет соответствующие элементы даты в раздел «Строки» и предполагает, что мы хотим видеть суммы.
Марк Коппок/Цифровые тенденции
По умолчанию Excel отображает все данные для всех продавцов. Мы также можем выбрать одного продавца, чтобы видеть только его данные. В этом случае мы видим, что Джуди Френч добилась продаж всего за три месяца, хотя общий объем ее продаж был значительным. Это могло означать, что ее процесс продаж затянулся, потому что она охотилась за китами, а не за рыбами — ценный вывод, если он верен. Возможно, хорошей идеей было бы нанять помощника, который поможет Джуди быстрее завершить продажи.
Марк Коппок/Цифровые тенденции
Шаг 5. Инвестируйте в обучение
Если вы хотите получить Действительно хорошо разбираетесь в сводных таблицах Excel, потратьте некоторое время на изучение того, как в нем используются различные типы данных. Microsoft предлагает собственные учебные ресурсы и есть множество сторонние тренеры рассматривать.
Однако в целом это означает углубление в Excel способами, выходящими за рамки данного руководства. Тем не менее, надеюсь, теперь вы понимаете, что сводные таблицы могут стать мощным инструментом анализа ваших данных. относительно легко начать работу, если ваши данные настроены в правильном виде. стол. И мы не можем не подчеркнуть, насколько важно знать, чего вы хотите достичь с помощью сводной таблицы, прежде чем начать.
Рекомендации редакции
- Используете Офис? Ваш компьютер может оказаться под угрозой из-за этого изменения Microsoft
- Как защитить паролем файл Excel
