Задачи Outlook помогают управлять важными элементами списка дел.
Кредит изображения: Андреас Родригес / iStock / Getty Images
Вы можете интегрировать методологию Дэвида Аллена Getting Things Done с Microsoft Outlook 2013, используя категории, дополнительные флаги и приоритеты. Хотя вы можете вручную настроить Outlook на своем ПК для реализации методологии GTD, несколько надстроек Outlook предлагают расширенные инструменты интеграции GTD. Вы можете создавать задачи непосредственно из других элементов Outlook, таких как электронная почта и встречи, а затем назначать их проектам и спискам действий, чтобы помочь вам более эффективно обрабатывать входящие сообщения.
Настройка Outlook для GTD вручную
Шаг 1
Введите каждый из ваших проектов в Outlook как категории, чтобы вы могли связывать элементы с конкретными проектами. Щелкните правой кнопкой мыши сообщение электронной почты, встречу или задачу, выберите «Назначить категорию», а затем «Все категории». Щелкните кнопку «Создать…». Добавьте имя каждого проекта и назначьте цвет.
Видео дня
Шаг 2
Преобразуйте другие элементы Outlook в задачи по мере того, как они привлекают ваше внимание. Например, вы можете преобразовать сообщение электронной почты в задачу. Перетащите встречу, почтовое сообщение, контакт или заметку в область «Задачи» на панели навигации, чтобы автоматически создать новую задачу из содержимого элемента.
Шаг 3
Назначьте флажки и приоритеты вашим задачам. Откройте задачу, а затем щелкните команды в группе «Последующие действия» на главной ленте в разделе «Задачи», чтобы добавить флажок. Нажмите кнопку «Приоритет» в группе «Теги», чтобы пометить элемент как «Высокая важность». Вы можете использовать этот индикатор для отметки ваших действий в соответствии с методологией GTD.
Шаг 4
Просматривайте свой список задач по проекту, дате или важности. Щелкните «Задачи» на панели навигации. Щелкните вкладку «Просмотр». Выберите из вариантов просмотра, доступных в раскрывающемся списке в группе «Расположение». Например, выберите «Категории», чтобы упорядочить задачи по проектам, «Дата начала» или «Срок выполнения», чтобы упорядочить задачи по дате, или «Приоритет», чтобы упорядочить задачи по приоритету.
Использование надстройки NetCentrics GTD для Outlook
Шаг 1
Загрузите и установите бесплатную пробную версию надстройки Outlook Getting Things Done от NetCentrics. Эта надстройка предназначена для упрощения обработки элементов Outlook в соответствии с методологией Дэвида Аллена.
Шаг 2
Выберите одно из ключевых действий на панели инструментов NetCentrics, чтобы преобразовать элементы Outlook в задачи. Например, выберите одно из следующих действий в группе «Начало работы» на ленте «Домой»: «Действие», «Следующее действие», «Делегировать», «Отложить» или "Когда-нибудь". Когда вы выбираете одну из этих команд в почтовом элементе, задача помещается в соответствующую папку, а действие назначается пользователю. задача.
Шаг 3
Управляйте всеми текущими проектами с помощью Project Central. Нажмите кнопку «Project Central» в группе «Начало работы» на ленте «Главная страница». Вы можете использовать это окно, чтобы помочь вам организовать задачи в определенные проекты.
Шаг 4
Сформировать отчет по проекту. Нажмите кнопку меню «Проект» в Project Central, а затем нажмите «Создать отчет…». Выберите параметры для включения в отчет. Например, выберите «Срок выполнения» в раскрывающемся списке «Сортировать задачи по». Нажмите «ОК», чтобы сгенерировать отчет. Нажмите кнопку «Печать», чтобы распечатать отчет - он помечен значком, напоминающим принтер.
Использование надстройки TaskCracker для Outlook
Шаг 1
Загрузите и установите бесплатную 30-дневную пробную версию TaskCracker для Outlook. TaskCracker помогает вам организовать элементы Outlook, используя визуальное представление ваших задач и проектов с помощью интерфейса перетаскивания.
Шаг 2
Щелкните команду «Открыть TaskCracker» в группе «Открыть» на ленте TaskCracker. Кроме того, вы можете щелкнуть «TaskCracker» в нижней части панели папок слева.
Шаг 3
Организуйте свои задачи по приоритетам. Щелкните задачу, перетащите ее в другой квадрант внутри экрана TaskCracker, а затем отпустите, чтобы назначить задаче этот приоритет. Вы можете использовать этот метод, чтобы быстро назначать действия вашему списку задач, не открывая каждую отдельную задачу.
