5 приемов Microsoft Word, которые произвели революцию в моем рабочем процессе

Microsoft Word — важная часть нашей повседневной работы, но это не значит, что мы всегда используем его по полной программе. Через некоторое время, Microsoft добавила новые функции это делает Word более надежным, но вы не всегда имеете представление о новых функциях или даже об этих полезных скрытых инструментах.

Чтобы улучшить ваш рабочий процесс при использовании Microsoft Word, вот пять приемов, которые значительно улучшили мое время работы с этим приложением. За прошедшие годы они сэкономили мне время, снизили риск ошибок и повысили эффективность использования Word.

Отслеживайте только свои изменения

Если вы сотрудничаете с другими людьми в своих документах Word, возможно, вы знакомы с функцией «Отслеживать изменения». Эта удобная функция позволяет легко видеть дополнения или изменения, внесенные каждым пользователем в документ.

С обновление Word в конце 2021 г., Microsoft добавила возможность отслеживать только ваши изменения. Это отличная функция для тех случаев, когда вам не нужно, чтобы все следили за своими, а вы просто хотите увидеть свои собственные.

Шаг 1: Откройте документ Word и перейдите в Обзор вкладка.

Шаг 2: Нажмите кнопку Отслеживание стрелка раскрывающегося списка.

Шаг 3: Затем нажмите кнопку Отслеживать изменения стрелка и выберите Только моя.

Затем вы сможете вносить изменения в документ, добавлять комментарии и принимать изменения, внесенные вами самостоятельно, без участия ваших соавторов.

Используйте больше преимуществ буфера обмена

Буфер обмена Office — это функция, которую вы можете использовать не только в Word, но и в других приложениях Office, таких как Excel и Outlook. При этом все, что вы копируете, остается в буфере обмена, пока вы не скопируете что-нибудь еще.

Что делает буфер обмена таким полезным инструментом, так это то, что вы можете повторно использовать до 24 элементов его истории. Сюда входит как текст, так и изображения. Кроме того, это работает независимо от того, используете ли вы Редактировать > Копировать, щелкните правой кнопкой мыши и Копировать, или Сочетание клавишCtrl+ С.

Чтобы просмотреть буфер обмена, перейдите в раздел Дом вкладку и нажмите кнопку запуска диалогового окна «Буфер обмена». Это крошечная стрелка в правом нижнем углу раздела «Буфер обмена» на ленте.

Слева вы увидите открытую панель задач «Буфер обмена» со списком скопированных вами элементов. Выберите элемент, чтобы вставить его в документ. Вы также можете щелкнуть стрелку справа от элемента и выбрать Вставить или, чтобы удалить его, выберите Удалить.

В верхней части панели задач вы увидите дополнительные действия, которые нужно выполнить. Вставить все или Очистить все предметы, и то и другое удобно.

Это реальная экономия времени, если вы часто используете операции копирования и вставки в документах Word.

Вставьте произвольный текст для заполнителей

Если вам когда-либо приходилось тратить время на создание документа без текста, вы оцените следующий трюк для Microsoft Word. Вы можете ввести простую строку, и Word вставит за вас случайный текст. Это идеально подходит для заполнителей, пока у вас не будет нужного текста.

Есть два способа добавить этот текст в документ.

Метод 1: Для произвольного текста, где P — количество абзацев, а S — количество предложений, введите следующее:

=RAND(P, S)

Например, =RAND(2,3) дает вам два абзаца по три предложения в каждом.

Метод 2: Для lorem ipsum (общий текст-заполнитель) введите команду ниже. Подобно RAND, используйте цифры для обозначения количества абзацев (P) и предложений (S), которые вы хотите вставить.

=LOREM(P, S)

Итак, =LOREM(4,2) предоставляет вам четыре абзаца, каждый из которых содержит по два предложения.

Сразу после ввода команды текст появится в вашем документе, готовый для использования в качестве заполнителя в вашем документе. Шаблон слова или документ.

Сохраняйте и повторно используйте текст, изображения и многое другое.

Каждый раз, когда вы можете повторно использовать что-либо при создании документа, например буфер обмена выше, это приветствуется.

Microsoft Word предлагает быстрые части и автотекст, которые работают аналогично, позволяя сохранять и повторно использовать текст, изображения, таблицы, подписии другие предметы. Если вы обнаружите, что печатаете или вставляете одно и то же снова и снова, то эти инструменты для вас.

Шаг 1: Выберите текст, изображение или другой элемент, который вы хотите сохранить.

Шаг 2: Перейти к Вставлять вкладку и нажмите кнопку Быстрые части стрелка раскрывающегося списка.

• Чтобы сохранить его как быструю часть, выберите Сохранить выделение в галерее быстрых деталей.
• Чтобы сохранить его как автотекст, перейдите к Авто текст и выберите Сохранить выделение в галерее автотекста.

Шаг 3: В появившемся всплывающем окне вы можете дать ему осмысленное имя, выбрать, в какой галерее его сохранить, добавить категорию и заполнить любые другие данные по своему усмотрению.

Шаг 4: Нажмите ХОРОШО чтобы сохранить вашу запись.

Когда вы будете готовы использовать сохраненный выбор, поместите курсор в нужное место документа. Вернуться в Вставлять вкладку, нажмите кнопку Быстрые части стрелку раскрывающегося списка и выберите элемент. Затем он появляется в вашем документе в том месте, которое вы указали курсором.

Главный различия между быстрыми частями и автотекстом заключается в том, что автотекст является частью функции «Быстрые части», и у каждого из них есть собственная галерея для сохраненных элементов.

Какой бы вариант вы ни решили использовать, а может быть, и то, и другое, вы оцените этот замечательный способ сэкономить время и уменьшить количество ошибок при повторном вводе или чтении одного и того же контента.

Захват и вставка скриншотов

Еще один прием повышения производительности Word, о котором стоит упомянуть, — это инструмент «Снимок экрана». С его помощью вы сможете быстро и практически без особых усилий вставить скриншот в свой документ. Вы можете выбрать другое открытое окно на рабочем столе или вставить снимок экрана того, что вы снимаете вручную.

Чтобы использовать инструмент, перейдите в раздел Вставлять вкладку и нажмите кнопку Скриншот стрелка раскрывающегося списка.

В верхней части окна вы увидите другие открытые окна. Выберите один, чтобы вставить его в документ, а затем отформатируйте или отредактируйте его, как любое другое изображение в Word.

Кроме того, вы можете захватить определенную часть экрана или другое окно. Выбирать Вырезка экрана. Вы увидите, как курсор изменится на перекрестие. Перетащите, чтобы захватить нужную часть, и отпустите, когда закончите. Вырезка автоматически появится в вашем документе как статичное изображение.

Когда ты нуждаешься скриншоты с вашего компьютера, вы можете избавиться от необходимости открывать инструмент создания снимков экрана, захватить то, что вам нужно, изменить размер и сохранить его, а затем вернуться к документу, чтобы вставить его. Просто используйте встроенный в Word инструмент «Снимок экрана».

Рекомендации редакции

• Эта установка вертикального монитора произвела революцию в моем рабочем процессе.
• 5 функций, которые мне не терпится попробовать в браузере Microsoft Edge на базе ChatGPT
• Microsoft может добавить ChatGPT в Outlook, Word и PowerPoint
• В Microsoft Edge есть новый трюк для повышения производительности
• Используете Офис? Ваш компьютер может оказаться под угрозой из-за этого изменения Microsoft