Эти трюки с Microsoft Excel стали спасением для моего рабочего процесса

При работе с электронной таблицей неоценимое значение имеют сочетания клавиш и советы, которые помогут вам выполнять задачи быстрее и лучше. Подобно способам улучшить свой рабочий процесс в Microsoft WordВ Excel есть свой набор полезных приемов.

С помощью этого списка полезных советов вы сможете избавиться от утомительной работы, быстрее выполнять операции, уменьшить количество ошибок и вставить графики или таблицы одним щелчком мыши. Используйте один или все их, чтобы упростить повседневную работу с Excel.

Выполнение специальных операций вставки

Скопировать и вставить — это простые действия, которые большинство людей знают, как использовать. Однако Excel предлагает несколько специальных параметров вставки, которые позволяют вставлять данные и выполнять основные уравнения одновременно.

Это означает, что вы можете добавить, вычесть, умножьте или разделите каждое значение в диапазоне ячеек на определенное число с помощью специальной вставки.

Шаг 1: скопируйте ячейку, содержащую число, которое вы хотите использовать в расчете, одним из следующих способов:

• Щелкните правой кнопкой мыши и выберите Копировать.
• Выбирать Копировать в разделе «Буфер обмена» на ленте Дом вкладка.
• Используйте сочетание клавиш Ctrl + С в Windows или Команда + С на Маке.

Шаг 2: выберите ячейки, содержащие значения, в которых вы хотите выполнить расчет.

Шаг 3: Открой Специальная вставка меню одним из следующих способов:

• Щелкните правой кнопкой мыши и выберите Специальная вставка.
• Выбирать Вставить > Специальная вставка в разделе «Буфер обмена» на ленте Дом вкладка.

Шаг 4: Когда Специальная вставка появится окно, выберите расчет, который вы хотите выполнить, в Операция раздел.

Шаг 5: Нажмите ХОРОШО.

Затем вы увидите обновление данных с выполненным расчетом. Вам не нужно беспокоиться о ручном добавлении, вычитании, умножениеили деление группы ячеек, что является утомительной задачей и увеличивает риск ошибок.

Научитесь любить функции

Функции и формулы могут пугать. Но как только вы начнете их использовать, вы оцените, сколько времени они могут вам сэкономить. Кроме того, вы уменьшите вероятность ошибок при выполнении вычислений вручную.

Если вы никогда раньше не использовали функции, вы можете начать с основ суммы, среднего, минимума, максимума и счета.

Шаг 1: выберите ячейку, в которой вы хотите использовать функцию. Это ячейка, в которой находится формула и отображается ее результат.

Шаг 2: выберите стрелку рядом с Автосумма в Редактирование участок ленты на Дом вкладка. Выберите расчет, который вы хотите использовать.

Шаг 3: Вы увидите букву Fпомазание появятся в ячейке в ожидании значений, которые вы хотите использовать.

Допустим, вы хотите сложить значения в ячейках от A1 до A5. Перетащите этот диапазон ячеек или добавьте его после открывающей скобки в формуле как A1:A5. Обязательно завершите формулу закрывающей скобкой, как показано на скриншоте выше.

Шаг 4: Нажмите Входить или Возвращаться ключ.

Затем вы увидите расчет, выполненный для выбранной вами функции.

Полный набор функций, доступных в Excel, можно найти в разделе Формулы вкладка. Затем используйте библиотеку функций на ленте, чтобы выбрать логическое функция типа ЕСЛИ или ссылка функция типа ВПР.

Используйте быстрый анализ для добавления форматов, диаграмм, итогов и таблиц.

Excel помогает автоматически форматировать ячейки с помощью условного форматирования, создавать диаграммы с рекомендациями, вставлять таблицы и сводные таблицыи получить итоговые значения. Но вы можете не знать, что подобные вещи можно делать очень быстро с помощью инструмента быстрого анализа. Вот как это работает.

Шаг 1: выберите диапазон ячеек, в котором вы хотите выполнить одно из вышеуказанных действий.

Шаг 2: выберите Быстрый анализ кнопка, которая отображается в углу диапазона ячеек. Альтернативно, вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать Быстрый анализ.

Затем вы увидите небольшое окно со списком действий и доступных опций для каждого. Они различаются в зависимости от типа данных в ваших ячейках, поэтому давайте рассмотрим пример.

Здесь у нас есть оценки учащихся, а диапазон ячеек включает имена, буквенные оценки, числовые оценки и текст «зачет/не зачет». Когда мы открываем инструмент быстрого анализа, мы можем применить условное форматирование, вставить диаграмму, получить итоговые значения, создать таблицу или добавить спарклайны.

Шаг 3: просто выберите вкладку нужного действия, а затем выберите вариант для этого действия.

Бум! Вы только что сэкономили себе массу времени, делая одну из этих вещей с нуля.

Шаблоны и формулы автозаполнения

Microsoft Excel предоставляет удобную функцию автозаполнения, позволяющую легко заполнять ячейки. Ты можешь введите пару элементов в список, например месяцы года, и добавьте оставшиеся элементы путем перетаскивания. Автозаполнение также поможет вам скопировать и вставить формулы, которые вы создаете с помощью функций, упомянутых ранее.

Заливка узором: введите (как минимум) два элемента списка, выберите ячейку, содержащую второй, затем используйте маркер заполнения (знак плюс на границе ячейки), чтобы перетащить оставшиеся ячейки. В качестве примера вы можете ввести январь и февраль, понедельник и вторник или даже A и B. Затем заполните остальные ячейки!

Заполнение формулы: выберите ячейку, содержащую формулу, и с помощью маркера заполнения перетащите формулу в оставшиеся ячейки. Примечание. Если вы используете абсолютные, а не относительные ссылки, вам потребуется скорректировать формулы после их заполнения.

Кончик: вы можете заполнить оставшиеся ячейки в соответствии с количеством уже заполненных строк, просто дважды щелкнув маркер заполнения.

Автозаполнение — это мощный инструмент экономии времени в Microsoft Excel.

Копировать из строки состояния

Строка состояния в нижней части приложения полезна для просмотра быстрых вычислений, таких как сумма, среднее значение и количество. Но с обновление Excel для Windows в марте 2022 г., вы можете скопировать эти вычисления одним щелчком мыши.

Хотя эта функция, возможно, все еще доступна пользователям, и вы, возможно, ее еще не видите, ее определенно стоит держать в поле зрения.

Шаг 1: Во-первых, убедитесь, что у вас отмечены вычисления, чтобы они отображались в строке состояния. Для этого щелкните правой кнопкой мыши строку состояния и выберите каждый из них, чтобы поставить рядом с ним галочку.

Шаг 2: выберите ячейки, чтобы отобразить нужный расчет в строке состояния.

Шаг 3: Затем выберите рассчитанное значение в строке состояния. Это поместит его в буфер обмена.

Шаг 4: затем вы можете вставить значение в свою электронную таблицу или в совершенно другое приложение.

Возможность копировать значения непосредственно из буфера обмена избавляет вас от необходимости вводить формулу или функцию вручную, но при этом вы получаете нужный результат — быстрее, чем когда-либо!

Хотите еще больше? Взгляните на эти дополнительные Советы по Excel для освоения работы с электронными таблицами.

Рекомендации редакции

• Используете Офис? Ваш компьютер может оказаться под угрозой из-за этого изменения Microsoft
• Не создавайте еще одну презентацию PowerPoint, не зная этих трех приемов.
• Microsoft постепенно отказывается от шрифта Office по умолчанию. Вот что может заменить его
• Microsoft Word, PowerPoint и Excel теперь работают быстрее на новых компьютерах Apple M1 Mac
• Работать из дома? Не пропустите выгодную сделку по Microsoft Office 365

Обновите свой образ жизниDigital Trends помогает читателям быть в курсе быстро меняющегося мира технологий благодаря всем последним новостям, забавным обзорам продуктов, содержательным редакционным статьям и уникальным кратким обзорам.