Электронная почта стала важной формой делового общения. Хотя личная электронная почта носит неформальный характер, электронная почта для бизнеса требует профессионализма и вежливости. Основные части бумажного делового письма применимы и к Интернет-переписке.
Тема
Сделайте тему темы краткой и точной. Избегайте использования обозначений, которые могут активировать спам-фильтр получателя, таких как «Re», традиционное сокращение служебной записки для «В отношении» или «Fwd», что означает переадресованное сообщение электронной почты. Всегда указывайте тему письма; оставив это поле пустым, вы также можете отправить ваше сообщение в папку со спамом.
Видео дня
Приветствие
Используйте профессиональное приветствие для деловых сообщений электронной почты. «Дорогой мистер Фостер» производит гораздо лучшее впечатление, чем «Привет, Боб», и отражает ваш имидж делового человека. После приветствия оставьте пустую строку, а затем начните текст письма. Этот шаблон облегчает чтение получателю всего сообщения.
Тело
Следуйте стандартным правилам делового письма для тела письма. Используйте вежливый язык, чтобы задать вопрос или объяснить точку зрения. Если вы не уверены, что получатель запомнит вас, или если вы впервые вступаете в контакт, представьтесь в первой строке. «Спасибо, что поговорили со мной в прошлый четверг по поводу контракта Джонсона», - всплывет в памяти получателя, прежде чем вы перейдете к деталям текущего дела.
Подпись
Добавьте пустую строку после текста сообщения электронной почты, чтобы сделать сообщение более приятным для глаз, а затем завершите сообщение значком. вежливая подпись, например «С уважением», «С уважением» или даже «Спасибо». После вашего имени добавьте свой адрес электронной почты, телефон количество. ваш титул с указанием компании и даже адрес офиса, если хотите. Это предлагает получателю всю вашу контактную информацию в одном месте.
Прочтите дважды, отправьте один раз
Прежде чем нажать «Отправить», перечитайте письмо еще раз, чтобы найти проблемы: правильный ли адрес электронной почты получателя в поле «Кому» поле, есть ли соответствующая строка в поле "Тема" и нет ли в сообщении орфографических, контекстных или грамматических ошибки. Еще раз проверьте свою подпись и контактную информацию.
Оставайся профессиональным
Используйте только черный текст на белом фоне. Выберите деловой шрифт, например Times New Roman или Courier. Не используйте цветные, соблазнительные шрифты, насыщенный графикой фон, смайлики или интернет-сленг, например «LOL» (смеясь вслух). Избегайте ввода сообщения заглавными буквами, это считается криком в текстовой форме. Если вы отправляете корпоративное электронное письмо большому количеству получателей, используйте параметр скрытой копии (BCC). Таким образом, адрес электронной почты каждого читателя будет защищен и с меньшей вероятностью попадет в чей-то список спама.
