Ваши электронные письма должны быть вежливыми, но не резкими и высокопарными.
Кредит изображения: Devonyu / iStock / Getty Images
Хотя электронная почта не так формальна, как бумажное деловое письмо, она также не так проста, как общение с друзьями. Хотя электронная почта существует уже много лет, этикет ее правильного использования не всегда ясен. Чтобы задать правильный тон отправляемому вами электронному письму, вам нужно правильное приветствие.
Профессиональные письма
В деловой электронной почте лучше ошибиться в сторону формальности. Если вы раньше не писали по электронной почте, используйте его официальный титул - например, «Уважаемый доктор Смит» или «Уважаемая мисс Джонс». «Уважаемый» в электронных письмах используется гораздо реже, чем раньше, но специалисты по этикету все же рекомендуют его для начального делового контакта. Если получатель вас совсем не знает, после приветствия представьте вас - кто вы и почему вы с ней связываетесь.
Видео дня
Деловая одежда
Если собеседник приветствует вас по электронной почте по вашему имени или просит вас использовать его имя, вы можете безопасно использовать его имя. Зарезервируйте непринужденное начало, например «привет», для коллег, которых вы хорошо знаете и с которыми вам комфортно. Даже в обычном письме убедитесь, что имя собеседника написано правильно. Если вы отправляете несколько писем в одном потоке, приветствие требуется только первым или двум.
Массовая рассылка
Если вы отправляете сообщение нескольким людям, первое письмо по-прежнему требует приветствия - например, «Дорогой Том, Дик и Мэри». Если у вас слишком много получателей, чтобы перечислить все их имена, практическая альтернатива - «Дорогая команда». Как и в случае с отдельными получателями, если вы отправляете электронное письмо туда и обратно, вы можете перестать использовать приветствия после первого письма.
Личная почта
У вас гораздо больше гибкости при написании личного электронного письма. Имя или простое «привет» или «привет» подходят, если вы не знаете, что получатель имеет серьезные предпочтения. В обычном электронном письме можно смело отказаться от «дорогого», поскольку оно часто звучит неестественно. Даже в интимном письме «дорогой» может звучать скорее как формальность, чем как искреннее выражение. Использование имени человека или чего-то более экстравагантного, например «моя дорогая», может сработать лучше.
Тема письма
Наряду с приветствием обратите внимание на тему письма. Это первое, что увидит получатель, поэтому вы хотите, чтобы она знала, о чем вы ей пишете. Никогда не оставляйте поле пустым и не используйте вводящую в заблуждение строку темы, чтобы привлечь внимание. Ни в коем случае не добавляйте в него «Срочно», если проблема не совсем срочна.
