Назовите и создайте новую базу данных с помощью команды «Создать» на вкладке «Файл». Выберите вкладку «Главная», и откроется новая таблица. Переключитесь в «Просмотр дизайна».
Введите имя «Первичного ключа» в столбец «Имя поля» в строке 1. «ID» является значением по умолчанию с «AutoNumber» в столбце «Тип данных». Его можно сохранить или изменить на другой уникальный идентификатор записи, такой как идентификационный номер сотрудника или номер социального страхования. «Тип данных» может быть сохранен как «AutoNumber» или изменен на ввод вручную, если для свойства «Индексированный» установлено значение «Да (без дубликатов)».
Создайте поля для всей информации, необходимой от новых сотрудников. Это включает: 1. Имя и фамилия, инициалы или отчество, если желательно 2. Домашние и почтовые адреса 3. Рабочий, домашний и мобильный телефоны 4. Количество удержаний при удержании федерального подоходного налога и подоходного налога штата 5. Номер социального страхования 6. Водительское удостоверение или другой государственный идентификационный номер 7. Флажок, подтверждающий, что право на «подтверждение занятости» подтверждено 8. Текстовое поле для записи проверенных документов 9. Официальная дата начала приема на работу 10. Официальная дата увольнения (заполняется при увольнении сотрудника) 11. Ставка заработной платы 12. Название должности и другая информация по желанию работодателя. Резюме и заявления могут быть оцифрованы и при желании прикреплены к записи.
Назначьте тип данных каждому полю, задав необходимые свойства для форматирования чисел, определите количество символов, разрешенных в поле, и определите, должны ли данные индексироваться. При построении базы данных также разумно добавить описание поля, определяющее его назначение, действие, чтобы активировать память позже, когда базу данных необходимо изменить или отредактировать.
Выберите вкладку «Создать» и нажмите кнопку «Форма» в группе «Форма». Добавьте в форму все или некоторые поля и сохраните ее. Отформатируйте свойства поля в соответствии со свойствами таблицы. Сохраните его еще раз, прежде чем вернуться в «Просмотр формы» на кнопке «Просмотр» на вкладке «Главная». Используйте форму для ввода данных.
Выберите вкладку «Создать» и нажмите кнопку «Отчет» в группе «Отчет». Добавьте все или некоторые поля, а затем переключитесь в режим «Макет». Измените ширину столбцов, а также поля и метки формата. Измените шрифты, цвета или выберите предварительно отформатированный дизайн из раскрывающегося списка «Дизайн». Сохраните отчет. Шаблон отчета позволит вам распечатать отчеты о заработной плате.
Зашифруйте базу данных для безопасности. Закройте базу данных, снова откройте ее в эксклюзивном режиме, используя стрелку вниз на кнопке «Открыть» в окне «Открыть файл» и выбрав «Открытый эксклюзив». Перейдите на вкладку «Файл», выберите команду «Информация», а затем нажмите «Зашифровать паролем» в разделе «Информация». панель. Когда появится диалоговое окно «Установить пароль базы данных», установите пароль и введите его второй раз для проверки. Щелкните ОК. При следующем открытии базы данных потребуется пароль. Введите свой пароль в поле «Пароль», введите его еще раз в поле «Подтвердить» и нажмите кнопку «ОК».
Кончик
Надежные пароли состоят как минимум из восьми символов и включают цифры, прописные и строчные буквы, и специальный символ, например "!" или "&." Используйте свойства «Caption», чтобы сделать поля понятным языком. имена. Изменение имени поля «Имя» на «Имя» в отчетах выглядит более профессионально. Существуют онлайн-и готовые пакеты программного обеспечения для расчета заработной платы, которые обрабатывают расчеты с использованием тайм-карт и чеков. Для этого в Access требуются чрезвычайно сложные навыки программирования и понимание, выходящее за рамки содержания сводной статьи.
