Как сделать электронную почту более продуктивной и менее стрессовой

Электронная почта, несомненно, является полезным инструментом общения, но при неправильном использовании она может превратиться в отнимающий время, отвлекающий внимание и постоянно вызывающий стресс фактор, который будет скорее бременем, чем выгодой. Если вы каждый день боитесь заходить в свой почтовый ящик, ознакомьтесь с этим списком профессиональных методов, которые помогут вам перевернуть сценарий и превратить электронную почту обратно в инструмент повышения производительности, которым она должна быть.

Установите (и транслируйте) свое нерабочее время

Чтобы электронная почта не проникла в нерабочие часы вашей жизни, рекомендуется установить нерабочее время, а не просто мысленно взять на себя обязательство не проверять электронную почту в определенное время. день или даже включив настройки режима «Не беспокоить», чтобы заблокировать уведомления по электронной почте (что также является хорошей идеей), но также настроив ответ об отсутствии на работе, чтобы он включался после работы. часы. Это помогает управлять ожиданиями и поможет установить границы с вашими коллегами, но не блокирует полностью общение, если всплывает что-то срочное.

Поначалу это может немного нервировать, если вы привыкли проверять электронную почту в любое время дня, но со временем вы обнаружите, что проверка электронной почты в определенные часы дня поможет вам быть более сосредоточенным и эффективным в то время, когда вы заблокированы. выключенный.

Возьмите под контроль частоту вращения педалей

Подобно тому, как вы не проверяете электронную почту в нерабочее время, постоянно проверять почтовый ящик в течение дня не идеально. Электронную почту не следует использовать в качестве приложения для чата в реальном времени — именно об этом говорят Slack и Команды Майкрософт предназначены для. Таким образом, если для вас не важно получать электронные письма немедленно, возможно, было бы разумно настроить параметры вашего почтового ящика так, чтобы новые сообщения приходили только в заранее определенное время. Большинство популярных почтовых клиентов в наши дни позволяют вам настроить частоту получения новых сообщений в ваш почтовый ящик, а снижение частоты может творить чудеса с вашей производительностью. Помимо того, что электронная почта меньше отвлекает, стратегическая настройка ритма позволяет вам более эффективно блокировать фрагменты вашего расписания для переписки по электронной почте.

Вот как это делается для Перспективы и Почта для Мака.

Агрессивно отписываться от списков

Нежелательные, нерелевантные электронные письма из списков рассылки — раздражающий факт жизни, но если ваш метод борьбы с ними — просто нажать кнопку «Удалить», вы оказываете себе медвежью услугу. Вместо того, чтобы просто удалять эти сообщения, стоит потратить несколько дополнительных секунд, чтобы полностью отказаться от подписки на список рассылки. Это займет немного больше времени, но эти дополнительные клики окупятся десятикратно в будущем, избавив вас от необходимости удалять все большее количество нежелательных писем, которые засоряют ваш почтовый ящик.

Некоторые современные почтовые клиенты упрощают этот процесс: они автоматически обнаруживают сообщения списка рассылки и предлагают легко находимую кнопку отказа от подписки. Но даже если ваш почтовый клиент не имеет этой функции, все равно стоит прокрутить сообщение до конца и вручную найти ссылку для отказа от подписки. Если все остальное не помогло и ссылка для отказа от подписки отсутствует, часто стоит отправить короткое ответное электронное письмо, в котором отправителю явно предлагается «пожалуйста, удалите меня из своего списка».

Используйте автозаполнение

Предложения автозаполнения (например, Умный ввод Gmail), возможно, являются одной из лучших функций, которые были добавлены в программное обеспечение электронной почты за последнее время. Если вы не знакомы, они в основном работают, предсказывая общие слова и предложения, которые вы склонны использовать, а затем представляют их в качестве подсказок, которые вы можете ввести одним нажатием клавиши. Хорошие из них изучают ваш стиль письма, чем больше вы их используете, и со временем могут стать почти пугающе точными.

Честно говоря, предложения автозаполнения вряд ли сэкономят вам больше, чем несколько дополнительных минут в неделю, но они могут сработать. чудеса, позволяющие уменьшить умственные усилия, необходимые для написания электронного письма, особенно если вы изо всех сил пытаетесь найти правильный способ сформулировать что-нибудь. Эти предложения также могут послужить полезным напоминанием о том, что все должно быть кратким и понятным.

Узнайте, когда следует пропустить электронную почту и взять трубку

Один из лучших навыков работы с электронной почтой, который вы можете развить, — это способность распознавать, когда электронная почта — и, что более важно, когда нет — идеальный метод общения, который можно использовать в конкретной ситуации. Во многих случаях электронная почта предпочтительнее, потому что она асинхронна, позволяет давать более продуманные ответы и оставляет бумажный след, что делает ее отличной для определенных типов сообщений. Но для менее формальных разговоров электронная почта может быть не лучшим средством общения. Всякий раз, когда ваше общение не обязательно должно регистрироваться, зачастую быстрее и эффективнее отправить короткое сообщение в Slack или даже взять трубку. Звонки людям иногда не одобряются в определенных рабочих ситуациях, но при стратегическом использовании преимущества (дополнительная скорость, ясность и способность использовать тон и интонацию для передачи информации) перевешивают расходы.

Рекомендации редакции

• 10 расширений браузера, которые помогут максимизировать вашу продуктивность
• Простой взлом графического процессора сделает ваш ноутбук с RTX 3080 на 20 % мощнее, если вы осмелитесь

Обновите свой образ жизниDigital Trends помогает читателям быть в курсе быстро меняющегося мира технологий благодаря всем последним новостям, забавным обзорам продуктов, содержательным редакционным статьям и уникальным кратким обзорам.