Как использовать этикетки Avery 5160 в Excel

Этикетки Avery - это хорошо известный стандартный офисный продукт, а этикетки 5160 (помимо других размеров) совместимы с продуктами Microsoft. Вы можете распечатать этикетки Avery из Excel, но в конечном итоге для этого потребуется слияние почты для категоризации полей этикеток и их импорта в формат этикеток.

В процессе слияния почты вы настраиваете столбцы данных в Excel, а затем сопоставляете их с полями форматирования в Microsoft Word. Процесс несложный, но для правильной настройки форматирования требуется время. Большие списки контактов или другие формы данных в Excel также требуют больше времени для заполнения.

Альтернативой использованию Excel с Word является ввод каждой метки вручную или запуск слияния с помощью другой совместимой программы, такой как Microsoft Outlook. Вариант Microsoft Outlook привлекателен только в том случае, если вы уже используете эту службу в качестве почтового менеджера.

Этикетки Avery являются стандартными для форматирования этикеток Microsoft Word, а размер уже сохранен в предустановке, что делает их отличным выбором для процесса этикетирования. Другие распространенные марки и макеты этикеток также сохраняются в форматировании этикеток для Microsoft.

Прежде чем перейти в Excel и использовать программу для размещения данных, подумайте, подходит ли Excel для вашей конкретной ситуации. Если вы делаете небольшое количество этикеток - например, менее 100 с минимальным количеством информации, - лучшим вариантом будет ввод информации непосредственно в документ Word в формате этикеток. Это особенно актуально для одноразового списка.

Excel идеально подходит для размещения большого количества информации, такой как список контактов с именем, адресом и другой информацией, для сотен или даже тысяч людей. Списками, которые постоянно растут и развиваются, легко управлять в Excel.

Книга Excel - не лучший выбор для печати этикеток для управляемого списка, но форматирование позволяет легко перемещать данные в другие программы и форматы. Например, вы можете легко загрузить список контактов в менеджер электронной почты из Excel.

Используйте Excel, если информация важна и будет использоваться постоянно. В противном случае подумайте о том, чтобы вручную ввести информацию прямо в документ Word.

В Excel отформатируйте поля меток, используя заголовки столбцов. Например, заголовок каждого столбца должен содержать определенное поле, например имя, фамилия, адрес, город, штат, индекс, адрес электронной почты и любую другую информацию, которую вы сохраняете в контактах. Настройка столбца для каждого конкретного набора данных важна, когда приходит время форматировать метки.

Каждая строка соответствует отдельному контакту или набору данных. Использование заголовка столбца для каждой части информации максимизирует вашу способность позиционировать, где эта информация находится на этикетках позже, когда вы будете использовать процесс слияния почты. На этом этапе сохраните рабочий лист Excel и выйдите из программы. Затем откройте Microsoft Word, чтобы запустить слияние и, в конечном итоге, распечатать этикетки.

Направляйтесь к Рассылки в новом документе Word и выберите Начать слияние вариант. Выбирать Этикетки и нажмите Параметры метки. Здесь вы форматируете документ Word для этикеток Avery 5160.

Выберите принтер с непрерывной подачей или страничный принтер в зависимости от используемой модели. Под опциями принтера указаны варианты этикеток. Выберите раскрывающееся меню, чтобы просмотреть поставщиков, и выберите Эйвери из этого списка.

Другой список создается со всеми стилями этикеток Avery. Щелкните значок 5160 метки модели и выберите Ok. В документе Word размеры меток соответствуют точному расстоянию и необходимому дизайну.

Теперь нажмите Файл и выберите Передовой возможность подключить Excel к Word. Отметьте Подтвердите преобразование формата файла установите флажок и выберите Ok. Вернуться к Рассылки и нажмите Выберите получателей чтобы найти свой файл Excel. Выберите файл, чтобы объединить информацию с Word.

Отформатируйте так, как ваши данные должны выглядеть на ярлыках в настройках рассылки. Использовать <> стиль для размещения информации. Это соответствует столбцам, которые вы создали ранее в Excel. Вы можете настроить эту информацию как хотите.

На адресной этикетке обычно указывается имя, почтовый адрес, город, штат и почтовый индекс. Вы также можете добавить название компании или любое настраиваемое поле, если оно существует в столбце Excel. Отформатируйте заголовок каждого столбца так, как вы хотите, чтобы он отображался. Это включает интервал между словами и строку, на которой он существует.

Также настройте параметры шрифта в этой области. Использование шрифта по умолчанию, отображаемого в Excel, работает нормально, но настраиваемый стиль - простой вариант для этикеток. Просто запустите предварительный просмотр печати после объединения, чтобы убедиться, что шрифт и размер текста соответствуют этикетке.

Теперь этикетки Avery отформатированы, и информация подключена. Нажмите Поля соответствия под Рассылки и убедитесь, что заголовки столбцов в Excel соответствуют <> форматирование, которое вы использовали ранее. Если все совпадает, двигайтесь вперед. В противном случае используйте раскрывающиеся меню, чтобы отрегулировать, пока все поля не совпадут. Это сопоставляет столбцы Excel с метками.

Нажмите Завершить и объединить на вкладке Рассылки, чтобы завершить процесс. Нажмите Распечатать чтобы отправить задание на ваш принтер. Поместите этикетки Avery в лоток принтера перед выполнением функции печати.

Кроме того, сделайте предварительный просмотр печати, чтобы еще раз проверить выравнивание и интервал, а также найти любые ошибки. Этикетки и чернила для принтера дороги, а двойная проверка файла гарантирует, что вам не придется печатать более одного раза.

Существует альтернатива объединению писем между Excel и Word. Параметр Outlook специфичен для списков контактов, но предлагает простой способ загрузки контактов из Excel в диспетчер контактов Outlook.

Эта функция особенно полезна, если вы поддерживаете контакт по электронной почте с кем-либо из списка. Войдите в Outlook и выберите Добавить контакты и выберите Из файла. Вы можете использовать Excel или стандартный файл CSV для достижения того же результата. Выберите файл и импортируйте все в диспетчер Outlook.

Теперь запуск слияния почты в Word стал намного более коротким процессом. Выберите все желаемые контакты с помощью Сдвиг+Контроль клавиатурная команда для выделения нескольких контактов.

Перейти к Дом вкладка в Outlook и выберите Слияние писем с последующим Только выбранные контакты. Выберите нужные поля контактов на этикетках или нажмите Все поля для контактов все перенести. Выбирать Новый документ и выберите тип документа. Почтовые этикетки это наиболее очевидный выбор в списке.

Это действие запускает открытие документа Word, и вся контактная информация отображается и готова. Вам по-прежнему нужно использовать Word, чтобы выбрать стиль метки Avery, но процесс такой же, как указано выше.

Если вы осторожны, введите Напишите а также ВставлятьПоля раздел в Word, чтобы дважды проверить сопоставление. Вы также можете запустить предварительный просмотр, чтобы убедиться, что все расположено правильно и готово к печати. В противном случае все готово и можно быстро распечатать этикетки с помощью процесса слияния почты Outlook.