7 вещей, о которых вы не знали, что можете делать в Outlook

Скорее всего, вы так или иначе использовали Microsoft Outlook для отправки электронной почты или планирования встречи. Но хотя это наиболее распространенные задачи, которые вы можете выполнять в Outlook, есть некоторые приемы, которые вы можете использовать, чтобы улучшить свой опыт.

Отзыв электронного письма это тот, который мы рассмотрели ранее, но есть также цветовое кодирование электронных писем или установка разных часовых поясов. Мы потратили некоторое время на изучение меню для вас, чтобы показать вам все это и многое другое.

Без лишних слов, вот семь вещей, о которых вы не знали, что можете делать в Outlook для настольных ПК и Outlook в Интернете.

Установите два часовых пояса

Мы начнем сначала с часовых поясов, потому что время решает все! Это полезно, если вы находитесь в другом месте, чем ваша работа, например, вы находитесь в Нью-Йорке, а ваша работа находится в Портленде, штат Орегон. Чтобы электронные письма всегда находились на одной странице и не опаздывали на собрания, вы можете установить несколько часовых поясов в настольном приложении Outlook.

Это одна из самых простых вещей, которые вы можете настроить в Outlook. Все, что вам нужно сделать, это зайти в свой Календарь настольного приложения Outlook, а затем посетить Файл меню. Оттуда нажмите Параметры а затем нажмите на Календарь. Затем вы захотите найти Часовые пояса вариант. Вы должны увидеть флажок для Показать второй часовой пояс. Установите флажок, а затем выберите нужный второй или третий часовой пояс. Теперь вы увидите это в Outlook.

Установите цвета для электронных писем от определенных людей

Хотите, чтобы ваши электронные письма выглядели немного по-другому, чтобы ваш почтовый ящик был более красивым и удобным для чтения? Outlook поддерживает так называемое условное форматирование. Эта функция позволяет выделять сообщения, соответствующие заданным вами условиям, в списке сообщений с помощью цвета, шрифтов и стилей. Он занимает второе место в нашем списке.

Вы можете указать Outlook изменить цвет определенных сообщений в зависимости от имени отправителя или адреса электронной почты; скажем, если вы хотите, чтобы все электронные письма от вашего босса отображались красным цветом.

Чтобы настроить правило условного форматирования, переключитесь на папку «Входящие» в настольном приложении Outlook и перейдите на вкладку «Вид». Оттуда выберите Текущий вид параметр. Затем, после этого, выберите Просмотр настроек. Затем вы захотите щелкнуть в Расширенные настройки просмотра диалоговое окно и выберите Условное форматирование. У Microsoft есть список шагов, которые вы можете выполнить здесь, но мы сосредоточены на том, как сделать так, чтобы сообщения от определенных людей отображались определенным цветом.

Для этого нажмите Добавлять а затем введите имя для правила. Выбирать Шрифт, а потом под Цвет выберите нужный цвет и нажмите ХОРОШО. После этого выберите Состояние и выберите условие. В поле «От» введите имя контакта или отправителя, которое вы хотите отобразить другим цветом в папке «Входящие». Затем в Фильтр, условное форматирование и расширенные настройки просмотра диалоговые окна, выберите ХОРОШО.

Используйте горячие клавиши Outlook

Вы, вероятно, знакомы с сочетаниями клавиш, такими как CTRL+C и CTRL+V, но знаете ли вы, что настольное приложение Outlook также имеет набор горячих клавиш, которые вы можете использовать? Эти клавиши могут помочь вам сэкономить время в течение вашего напряженного дня, поскольку вам не нужно перетаскивать мышь по значкам и меню для выполнения обычных задач, таких как создание, ответ или пересылка сообщений. Мы собрали наши любимые горячие клавиши Outlook под номером три в нашем списке. Имейте в виду, что это для Windows 10.

Опять же, мы только что собрали некоторые из наиболее распространенных горячих клавиш. Майкрософт есть полный список на сайте, охватывающий ярлыки Outlook для MacOS, а также для Интернета. Их список немного более полный, включая диктовку, папки, области чтения, печать и многое другое.

Измените размер файлов, чтобы отправлять вложения с большими изображениями

Распространенным препятствием, с которым вы можете столкнуться при отправке электронных писем с изображениями, является то, что файлы, которые вы хотите, чтобы получатель получил, слишком велики для ограничений сети. Когда это произойдет, вы можете попытаться изменить размер вложенных изображений с помощью настольного приложения Outlook, чтобы они не были слишком большими.

Вы можете изменить размер вложенных изображений за несколько шагов. После того, как вы составили новое сообщение, вы должны сначала попытаться прикрепить все изображения, которые хотите отправить. Скорее всего, вы получите сообщение об ошибке, но не волнуйтесь. Просто отправляйтесь в Файл вкладку этого письма, а затем найдите сообщение об ошибке вверху. Выберите вариант, который говорит Изменить размер больших изображений, когда я отправляю это сообщение.

Outlook попытается отправить сообщение по почте, сжав ваши изображения до меньшего размера. В том случае, если сообщение все равно не проходит, то можно попробовать Архивирование ваших файлов в Windows 10 или MacOS чтобы сделать их меньше, а затем прикрепить ZIP-файл к сообщению электронной почты.

Начинайте собрания Teams, открывайте Sticky Notes и OneNote прямо из Outlook в Интернете.

Хотя мы сосредоточились на настольном приложении Outlook, у Outlook в Интернете тоже есть свои секреты. Хотя вы, вероятно, уже тратите время на сортировку календаря или электронных писем в Outlook. в Интернете Microsoft подключила некоторые интеграции с Sticky Notes, а также с OneNote, слишком.

С интеграцией, если вы входите в систему с той же электронной почтой Microsoft 365, которую вы используете для работы (или даже электронной почтой личной учетной записи Microsoft). в Sticky Notes в Windows 10 или в приложении OneNote у вас будет быстрый доступ к тем же вещам с этой учетной записью Outlook на веб. Это известно как канал OneNote.

Вы можете переключиться на это в любое время, поднявшись вверх и щелкнув значок OneNote в правой части экрана. Это работает как с личными учетными записями Microsoft, так и с рабочими учетными записями Microsoft 365. Итак, попробуйте и делайте заметки во время отправки по электронной почте!

Также хотим отметить возможность «Встретиться сейчас». Этот параметр отображается в верхней части папки "Входящие" в Outlook в Интернете. Если вы нажмете эту кнопку, вы сможете мгновенно начать собрание Teams (с рабочими учетными записями) или собрание Skype (с личными учетными записями). учетных записей.) Это быстрый способ пройти через некоторые обручи и не нужно просматривать множество меню, чтобы правильно попасть на собрание. прочь.

Обнулите папку "Входящие" с помощью очистки беседы

Если ваш почтовый ящик переполнен сообщениями, вы можете попробовать функцию очистки беседы в Outlook. Это еще одна функция, о существовании которой вы, возможно, не знали.

Как объясняет Microsoft, Функция очистки разговора в Outlook разработан, чтобы помочь вам уменьшить количество сообщений в ваших папках. Избыточные сообщения во время беседы, которые очищаются, перемещаются в папку «Удаленные». Просто имейте в виду, что это для разговоров в ветке электронной почты или коллекции сообщений.

Вы можете использовать очистку разговора, перейдя в папку «Входящие» Outlook на рабочем столе и щелкнув значок Дом вкладка Оттуда вы можете выбрать Удалить группу, а затем выбрать Очистить.

Вы можете выбрать Наведите порядок в разговоре чтобы очистить текущий разговор. Затем выберите Очистить папку для очистки всей папки с удалением избыточных сообщений. Вы также можете выбрать Очистить папку и подпапки. При использовании этого параметра все разговоры в выбранной папке и во всех папках, которые в ней содержатся, проверяются, а лишние сообщения удаляются.

Установите правила для автоматического перемещения, пометки и ответа на сообщения электронной почты.

Хотя очистка беседы — это один из способов очистить почтовый ящик, установка правил — другой. Вы можете автоматически перемещать электронные письма, помечать их и отвечать на них, если задали правила в настольном приложении Outlook. Эти правила можно даже использовать для воспроизведения определенных звуков, когда вы получаете сообщения.

Чтобы настроить правило, все, что вам нужно сделать, это щелкнуть правой кнопкой мыши сообщение в папке «Входящие» и выбрать Правила Оттуда вы можете выбрать один из вариантов. Outlook автоматически предложит создать правило на основе отправителя и получателей. Если вы хотите создать больше правил, вы можете щелкнуть их правой кнопкой мыши и выбрать Создать правило.

Следуйте инструкциям на экране и в диалоговом окне «Создать правило» установите один или несколько флажков из первых трех. У Microsoft есть полное руководство по правилам Outlook здесь если вам нужна дополнительная помощь.

Рекомендации редакции

• Использовать офис? Ваш компьютер может быть подвержен риску из-за этого изменения Microsoft
• Бумажный ноутбук может стать устройством для работы с электронной бумагой, о котором вы даже не подозревали
• 5 полезных ярлыков Windows, о которых вы не знали
• Как сделать планшет лучшим инструментом для работы
• Как увеличить производительность в Windows 10