Важность электронной таблицы

До появления электронных таблиц предприятия использовали мейнфреймы для обработки больших объемов данных; организации не могли оправдать высокую стоимость программирования для небольших настольных приложений. Бухгалтеры использовали блокноты для журналов и счетные машины, чтобы дополнить данные на распечатках своих мэйнфреймов. Первые электронные электронные таблицы для персональных компьютеров, включая Visicalc и Lotus 1-2-3, произвели революцию в бизнесе, поскольку они были быстрыми, гибкими и дешевыми. Современное программное обеспечение, такое как Microsoft Excel, сохраняет преимущества производительности, которые были впервые реализованы в более ранних программах.

Программное обеспечение для работы с электронными таблицами повышает производительность за счет сокращения трудозатрат на выполнение повседневных бухгалтерских задач. Когда вы вводите данные в электронную таблицу, формулы мгновенно вычисляют несколько итогов одновременно. Например, вам больше не нужно вручную складывать итоги по продавцам, а также по неделям, месяцам и годам как отдельные шаги; электронная таблица делает это автоматически. Он также вычисляет средние значения, функции минимума/максимума и более сложные формулы и статистику. В качестве дополнительного бонуса программное обеспечение для работы с электронными таблицами, такое как Microsoft Excel, позволяет создавать графики и диаграммы с помощью нескольких щелчков мыши.

Повсеместное распространение программного обеспечения для работы с электронными таблицами означает, что вы можете обмениваться файлами электронных таблиц со своими коллегами по офису, деловыми партнерами, аудиторами и другими людьми. Вы можете отправлять файлы электронных таблиц через локальные сети или по электронной почте за несколько секунд. Мобильные специалисты берут свои электронные таблицы с собой на ноутбуки, планшеты и мобильные телефоны, обновляя информацию в полевых условиях.

Настроить новую электронную таблицу относительно просто, как и добавить новые строки, столбцы и формулы в существующую. Электронная таблица следует простой системе сетки, в которой каждая ячейка может содержать фрагмент текста, элемент числовых данных или формулу. Программа не накладывает никакой структуры на вашу электронную таблицу, кроме сетки строк и столбцов; вы настраиваете текст заголовка, строки и столбцы данных и формулы где хотите и в любой комбинации.

Стоимость электронных таблиц варьируется от бесплатных до нескольких сотен долларов. Электронные таблицы Apache OpenOffice Calc и Google доступны бесплатно; вы можете импортировать в них стандартные электронные таблицы Microsoft Excel или работать с их родными форматами. На момент публикации этой публикации Microsoft Office 2010 включает Excel, Word, PowerPoint и другие программы по цене от 120 долларов за домашнюю версию до 500 долларов за версию для профессионалов. Низкие затраты позволяют начинающим предприятиям, некоммерческим организациям и владельцам магазинов пользоваться теми же преимуществами электронных таблиц, что и глобальные корпорации.