Многим владельцам малого бизнеса не нужны сложные системы регистрации.
Кредит изображения: Джордж Дойл/Stockbyte/Getty Images
Традиционная файловая организация относится к подходу к организации компьютерных или электронных файлов. До появления компьютерных баз данных многие компании просто организовывали файлы, создавая структуры папок и помещая документы и файлы в папки в зависимости от категории или типа. Этот метод во многих случаях уступил место системам баз данных. Однако традиционная архивация иногда бывает выгодна, если у вас относительно небольшое количество файлов.
Простой в использовании
Традиционная файловая система очень проста в настройке и использовании, при условии, что количество файлов, которые вы поддерживаете, невелико. Например, если у вас есть пять основных категорий документов и ограниченное количество файлов в каждой, вам не нужна система базы данных для простого хранения, обслуживания и извлечения ваших файлов. Вам также не нужно беспокоиться об изучении программной системы и обучении сотрудников ее использованию.
Видео дня
Минимальные инвестиции
Если вы используете традиционную файловую систему, вам также не нужно вкладывать средства в базу данных программного обеспечения, что может включать предварительную покупку и текущие лицензионные сборы. Естественно, вам нужен компьютер, который довольно распространен в бизнесе, независимо от того, храните ли вы файлы или нет. Ваша основная файловая структура сохраняется прямо на жестком диске вашего компьютера. В качестве альтернативы вы можете приобрести очень недорогой внешний жесткий диск, который позволит вам переносить файлы с одного компьютера на другой.
Плохая интеграция данных
Основным недостатком традиционной файловой системы является то, что она не обеспечивает интеграцию данных между файлами или совместное использование данных. С помощью программной файловой системы вы можете поддерживать различные папки, а также выполнять перекрестный поиск для извлечения документов из нескольких файлов. Кроме того, вы можете разрешить нескольким сотрудникам выполнять поиск в общих файлах данных. Эта интеграция сокращает время поиска по всем отдельным файлам, что особенно важно, если вы поддерживаете большое количество файлов или имеете большую клиентскую базу.
Дублирование и отсутствие безопасности
Вы также рискуете дублировать данные, если не интегрируете свои файлы через базу данных. В традиционной системе ваш компьютер не распознает, что вы создаете похожие документы и храните их в разных местах. Кроме того, ваша традиционная файловая система не обеспечивает того уровня безопасности, который обеспечивает тщательно продуманная файловая система базы данных. Зашифрованные данные и текущая безопасность являются ключевыми характеристиками, поскольку компания регулярно разрабатывает расширенные системы баз данных.
