Как экспортировать данные из Excel для создания этикеток

Пакет программного обеспечения Microsoft Office претерпел значительные изменения с момента его первого представления в 1990 году. Популярные программные пакеты, такие как Excel и Word, легко взаимодействуют друг с другом, открывая широкий спектр задач и функций, которые ранее было трудно выполнить.

Хотя Excel считается в первую очередь средством управления базами данных и электронными таблицами, этот пакет программного обеспечения также можно использовать для дополнительных задач, включая создание почтовых этикеток. Вы можете использовать функцию слияния в Microsoft Word для импорта данных в Excel, которые можно преобразовать в почтовые этикетки. Для завершения этого процесса требуется несколько шагов, но они могут быть выполнены людьми любого уровня подготовки и технических навыков.

Подсказка

В Слияние писем Функция, включенная в Microsoft Word, позволяет относительно просто интегрировать данные, необходимые для создания почтовых этикеток. Однако, прежде чем эти данные можно будет включить в Excel, вы должны отформатировать таблицу и ячейки в среде Excel, чтобы они соответствовали конкретной структуре процесса слияния в Word.

Для начала создайте и пометьте заголовки столбцов, чтобы отразить данные, которые будут импортированы из Word. Они будут включать следующие ярлыки (или аналогичные):

• Имя
• Фамилия
• Адрес
• Город

Имейте в виду, что эти метки заменят основные заголовки столбцов с 1 по 4, которые уже используются. Также важно отметить, что вам нужно использовать отдельный столбец для каждой из этих точек данных. Невыполнение этого требования может привести к некоторым организационным проблемам на более позднем этапе процесса.

На этом этапе подготовки убедитесь, что в вашем рабочем пространстве не осталось пустых строк и столбцов. В процессе создания этикетки эти пустые области могут вызвать ошибки в форматировании и помешать созданию всех ваших этикеток.

После того, как ваше рабочее пространство было правильно отформатировано, следующим шагом в этом процессе будет поиск списка адресов, который вы будете использовать. Вы можете добиться этого, четко определив имя для списка. Для этого выберите полный список адресов, который вы будете использовать, обязательно включив все ячейки, содержащие заголовки. После этого откройте Формулы вкладка, найдите Определенные имена группу и выберите Определить имя вариант.

Как только это будет сделано, введите собственное имя для списка адресов. Это конкретное имя остается на ваше усмотрение. Если вы управляете несколькими списками адресов, выберите что-то, что связано с конкретными именами в списке и его предполагаемой функцией. После нажатия В ПОРЯДКЕ, к нему будет прикреплено новое имя для списка.

Прежде чем вы сможете печатать этикетки из Excel, убедитесь, что вся адресная информация успешно слита. Для этого выполните следующую серию шагов в Microsoft Word. Откройте пустой документ и перейдите к Рассылки таб. Найди Начать слияние группу и выберите Начать слияние таб.

В появившемся раскрывающемся меню выберите Этикетки и настройте различные доступные параметры меток в соответствии с вашими настройками. Например, вы можете выбрать конкретный тип принтера, который вы будете использовать, и указать поставщика этикетки и номер продукта. Эта информация может оказаться особенно полезной, если вы сотрудничаете с третья сторона, которая может использовать эти данные для быстрого создания подходящей среды печати для вашего документы.

Одним из важных элементов этого шага является выбор подходящих размеров для листов этикеток. в Номер продукта поле выберите Подробности вариант и убедитесь, что указанные размеры соответствуют вашим этикеткам и листам этикеток. В противном случае исправьте эту информацию, прежде чем продолжить процесс. Несоблюдение этого правила может привести к неправильной печати окончательных этикеток.

Если вы введете свои собственные размеры и сохранили их, конкретные параметры метки появятся в Другое / Пользовательское категория в этом окне. Теперь, когда вы выбрали соответствующие параметры этикетки, нажмите В ПОРЯДКЕ чтобы подтвердить свой выбор. Microsoft Word должен автоматически создать новую таблицу, которая генерирует описанный вами макет.

Теперь, когда соответствующие рамки созданы как в Word, так и в Excel, самое время начать слияние. Для этого вы сначала устанавливаете соединение между вашими ярлыками и списком адресов, который вы создали и назвали на предыдущих шагах. В Word выберите Опции от Файл меню и выберите Передовой таб. Найдите раздел с названием Общий и выберите Подтвердите преобразование формата файла наоткрыть и отметьте доступное поле. Затем нажмите В ПОРЯДКЕ продолжать.

Затем выберите Рассылки вкладку, откройте Начать слияние группу и щелкните Выберите получателей вариант из раскрывающегося меню. Наконец, нажмите Использовать существующий список чтобы продолжить процесс.

Появится окно, в котором вы выбираете конкретный список, который планируете использовать как часть слияния. На этом этапе найдите время, чтобы найти список, который вы назвали ранее, а затем щелкните значок Выберите источник данных коробка. Вам будет представлено окно, в котором вы подтверждаете, какой конкретный источник данных вы используете. После нажатия на Показать все поле выберите Таблицы MS Excel через DD вариант в Открытый источник данных коробка перед нажатием В ПОРЯДКЕ.

В качестве последнего шага выберите определенный диапазон ячеек и / или рабочий лист, содержащий все данные, которые вы хотите объединить, в появившемся диалоговом окне. Затем нажмите В ПОРЯДКЕ.

Теперь, когда рабочий лист с адресной информацией идентифицирован и связан с ярлыками, добавьте определенные заполнители, которые определяют, как каждый адрес будет отображаться на ярлыке. Эти конкретные заполнители также называются Поля слияния писем. Если есть какой-либо текст, который будет повторяться на каждой этикетке, вы также можете ввести его вручную.

Причина создания этих заполнителей значительна. Эта конкретная информация будет управлять передачей данных из списка адресов в таблицу. Заполнители действуют как направляющие, разделяя информацию и помещая каждый элемент на место в рамках меток в целом.

После создания заполнителей дважды проверьте, чтобы Word правильно сопоставил каждый элемент заполнителя с соответствующими данными из списка. Это можно сделать с помощью Поля соответствия диалоговое окно. Здесь пользователи могут указать, как каждый заполнитель связан с данными, полученными из списка адресов. Например, вы можете сопоставить Имя заполнитель для Имя столбец внутри списка адресов, гарантируя, что эти данные попадут в соответствующее место на этикетке.

Имейте в виду, что некоторый контент, такой как приветствие или логотип, должен быть добавлен вами вручную, поскольку он изначально не является частью списка адресов. Это можно сделать относительно легко. Просто введите конкретный текст, который вы хотите использовать на этикетке, или добавьте изображение, которое хотите включить в качестве логотипа или другого значка мультимедиа.

Прежде чем приступить к фактическому слиянию, убедитесь, что ваша этикетка разработана именно так, как вам нравится. Это гарантирует, что вам не придется снова пересматривать какой-либо контент, если вы случайно забудете включить ключевые данные или захотите изменить дизайн метки.

После того, как вы подтвердите внешний вид метки и дважды проверите точность заполнителей и их связь с данными из списка адресов, вы можете продолжить.

Чтобы запустить слияние, откройте Домой в Microsoft Word и нажмите Слияние писем кнопка. Если вы в настоящее время планируете интегрировать только определенные контакты из большего списка адресов, вы можете выбрать их здесь. Однако, если вы хотите интегрировать весь список, нажмите Все контакты в текущем представлении. Если вы готовы использовать все заполнители и поля, разработанные для метки, щелкните значок Все поля для контактов кнопка, которая появляется в следующем меню.

Если вы предпочитаете создать совершенно новый документ Word для слияния, вы можете сделать это, выбрав Новый документ кнопка. Однако, если вы предпочитаете использовать существующий документ, нажмите кнопку Существующий документ кнопку в этот момент.

Использовать Почтовые этикетки вкладка находится внутри тип документа меню, чтобы конкретно решить, какие поля слияния появятся на готовой этикетке. После того, как вы определили, как будет выглядеть окончательная этикетка, нажмите кнопку Обновить ярлыки кнопка. Когда данные, наконец, поступают в поля формы, они могут быть заключены в видимые скобки. В этом случае щелкните скобки правой кнопкой мыши и нажмите Переключить коды полей кнопку, чтобы выключить их.

Когда этот процесс будет завершен, вы готовы создать окончательный предварительный просмотр этикеток и распечатать их. нажмите Предварительный просмотр результатов вкладка и пролистайте записи, используя Следующая запись и Предыдущая запись стрелки. Когда ярлыки вас устраивают, перейдите к Рассылки вкладку, щелкните Завершить и объединить в Заканчивать группу, а затем щелкните Распечатать документы кнопка. Если ваши распечатанные документы не соответствуют вашему предпочтительному содержанию или дизайну, вам может потребоваться вернуться к Рассылки вкладка и убедитесь, что все размеры и размеры бумаги соответствуют вашей текущей конфигурации. В противном случае вполне вероятно, что возникнут проблемы.

Затем вы можете сохранить документ, над которым вы работали, чтобы эти ярлыки были доступны для использования в будущем.