Если вы думаете, что "комитет - это орган, который ведет протоколы и тратит часы, "значит, вы находитесь в компании с десятками читателей, по крайней мере, с 1934 года по настоящее время.
Однако в реальном мире ведение минут должно помочь вам сэкономить часы - часы, потраченные впустую, пытаясь вспомнить, кто что решил, когда и почему. Когда ваша работа заключается в составлении и ведении протокола для организации, сначала определите, какие элементы необходимо включить в протокол, а затем найдите или создайте шаблон, включающий эти элементы.
Видео дня
Почему минуты имеют значение
Протоколы собраний обеспечивают прозрачность процесса принятия решений в вашей организации и служат важная запись решений, которые принимает группа. Они также делают членов подотчетный четко указав любые действия, которые участники согласились предпринять. Со временем они становятся источником истории организации, помогая новым членам быстрее разобраться с проблемами и решениями и предоставляя окно в рост организации. В зависимости от сложности и направленности вашей организации минуты могут быть кратким изложением или подробным отчетом.
Элементы эффективных минут
Независимо от размера вашей организации или количества людей на вашем собрании минимальный объем информации, который должен включать в себя протокол собрания, составляет:
- Дата, время и список участников
- Обновление / резюме протокола предыдущей встречи
- Повестка дня встречи
- Запись любых решений или голосований
- Четкое изложение каких-либо действий, или «что нужно делать»
Если вашей организации нужна точная подотчетность и подробные протоколы, Правила порядка Роберта, обычно используемый организациями в качестве руководства для проведения встреч, определяет важные элементы и формы минут.
Использование шаблонов Word
Word предлагает ряд шаблонов для протоколов встреч.
Шаг 1. Найдите шаблон протокола Word.
Кредит изображения: Изображение любезно предоставлено Microsoft
Выбирать Файл а потом Новый. Введите "минуты" в качестве поискового запроса и нажмите Входить. Этот поиск возвращает несколько десятков шаблонов, 12 из которых относятся к встречам, некоторые помечены как "формальные", некоторые «неформальные» и некоторые специфические для таких организаций, как ассоциативные ассоциации учителей. Для протокола встречи сузьте область поиска, выбрав Встреча на правой боковой панели.
В этом примере щелкните Официальный протокол собрания чтобы выбрать наиболее надежный набор элементов для включения, а затем нажмите кнопку Создавать кнопку, чтобы запустить документ Word на основе этого шаблона.
Шаг 2. Убедитесь, что в шаблоне есть необходимое содержимое.
Кредит изображения: Изображение любезно предоставлено Microsoft
Проанализируйте шаблон и подумайте, какие элементы следует включить, учитывая потребности вашей организации. Для более непринужденной встречи вы можете, например, заменить Призывать к порядку раздел с более неформальным разделом, который включает только дату, место и время встречи, или замените Перекличка раздел с простым списком участников.
Шаг 3. Замените поля-заполнители своими данными.
Кредит изображения: Изображение любезно предоставлено Microsoft
Замените текстовые поля содержимым, имеющим отношение к вашей организации, дважды щелкнув текст заполнителя и введя собственное содержимое. Например, щелкните элемент списка Открытый вопрос / резюме обсуждения и введите свой текст.
Многие шаблоны, включая этот, содержат поля для данных, таких как название организации, должностные лица или некоторые общие элементы. После ввода текста в поле этот текст заполняет все экземпляры поля - например, «Имя секретаря» - это поле, которое после ввода «Бенджамин Франклин» заполняет все остальные экземпляры это поле.
Шаг 4: Запишите обсуждения и решения собрания.
Кредит изображения: Изображение любезно предоставлено Microsoft
После каждого пункта детализируйте важные моменты обсуждения, а также окончательное решение или требуемые действия. Подумайте об использовании таких подзаголовков, как «Обсуждение» и «Действие», чтобы убедиться, что вы обращаетесь к основным моментам.
Подсказка
В большинстве шаблонов используются стили Word. Например, пронумерованные элементы в разделах «Открытые вопросы» и «Новый бизнес» имеют номер списка. Щелкнув Входить после этих строк добавляется еще одна строка номера списка. Чтобы добавить содержимое под элементом без добавления другого пронумерованного элемента, измените стиль на Нормальный в группе Стили и увеличьте отступ с помощью Увеличить отступ в группе Абзац.
Создание собственного шаблона протокола
Хотя использование готового шаблона, вероятно, будет быстрее, вместо этого вы можете создать свой собственный шаблон протокола собрания, а затем повторно использовать его для каждого собрания.
Шаг 1. Создайте новый документ Word и добавьте заголовок.
Кредит изображения: Изображение любезно предоставлено Microsoft
Откройте документ Word, выберите Заголовок 1 в группе «Стили» на вкладке «Главная» и введите название своей организации.
Шаг 2. Создайте заполнители для основных разделов.
Кредит изображения: Изображение любезно предоставлено Microsoft
Добавьте заполнители для основных разделов, применив Заголовок 2 при желании. Эти разделы должны отражать требования и должен быть последовательным от встречи к встрече.
Примените стили Word по мере необходимости. Чтобы применить стиль, например стиль маркированного списка к пунктам повестки дня, откройте Стили на боковой панели, щелкнув значок стрелки в группе «Стили», а затем найдите и выберите стиль.
Подсказка
Сохраните документ как шаблон либо после создания основных разделов, либо после добавления некоторых других общих данных, таких как посетители или должностные лица. Чтобы сохранить документ как шаблон, выберите Файл, Сохранить как а потом Компьютер чтобы сохранить его на свой компьютер, а не в облако или на сервер. Перейдите в любое удобное место - неважно, в какой папке вы его сохраните, потому что сохранение его в качестве шаблона отменяет выбранную папку.
В раскрывающемся списке "Тип файла" выберите Шаблон Word (* .dotx) чтобы сохранить его как файл DOTX или шаблон. Word автоматически сохраняет его в папке Custom Office Templates. Чтобы использовать его позже, выберите Файл, Новый а затем щелкните Личные для доступа к вашим собственным настраиваемым шаблонам.
Шаг 3: Запишите события встречи.
Кредит изображения: Изображение любезно предоставлено Microsoft
Укажите подробные сведения в каждом разделе. Обращайтесь к любому вопросу, поднятому во время обсуждения на собрании, который поможет прояснить решения, если вашему комитету или другим лицам потребуется пересмотреть или понять историю вашей организации.
Нет единого способа организовать протокол. В этом примере мы отделили саму повестку дня от обсуждения, но вместо этого вы можете объединить эти два элемента.
Подсказка
Нажатие Входить после стилизованной строки обычно продолжается тот же стиль, в зависимости от свойств стиля. Чтобы быстро вернуться к значениям по умолчанию Нормальный стиль, пресс Входить дважды.
