Интерактивный характер приложений в офисных пакетах для повышения производительности, таких как Microsoft Office, позволяет сэкономить время на повторяющихся задачах. Список рассылки Excel можно использовать совместно с Outlook для управления контактами и рассылки сообщений электронной почты, в то время как тот же список можно объединить с Word для создания шаблонов писем или адресов и этикеток. Чтобы обеспечить наиболее гибкое использование списка Excel, помните о нескольких передовых методах.
Создание списка рассылки Excel
Шаг 1
Кредит изображения: Изображение любезно предоставлено Microsoft
Откройте новую книгу Excel и настройте имена полей для своего списка в Ряд 1. Убедитесь, что каждое имя поля уникально.
Видео дня
Шаг 2
Кредит изображения: Изображение любезно предоставлено Microsoft
Введите данные в строки под названиями полей, чтобы создать записи для каждого получателя почты. Форматировать ячейки для ширина колонки или перенос слова по мере необходимости. Ячейки могут оставаться пустыми, если информация недоступна. После завершения ввода данных присвойте книге имя и сохраните ее, щелкнув значок
Файл вкладка, а затем Сохранять.Слияние данных Excel с Word
Шаг 1
Кредит изображения: Изображение любезно предоставлено Microsoft
Откройте Word с новым пустым документом. Щелкните значок Рассылки вкладка, а затем Начать слияние. Есть несколько вариантов слияния. В этом примере выберите Буквы.
Шаг 2
Кредит изображения: Изображение любезно предоставлено Microsoft
Нажмите Выберите получателей, Использовать существующий списоки выберите файл списка рассылки Excel. Выберите стол в следующем окне. Однако с простым листом списка рассылки будет определена только одна таблица. Выберите его и нажмите В ПОРЯДКЕ.
Шаг 3
Кредит изображения: Изображение любезно предоставлено Microsoft
Напишите свое письмо для объединения, как если бы вы писали любую корреспонденцию, исключая персональные копии, такие как адреса и приветствия, то есть все, что будет объединено из вашего списка рассылки Excel. Перейдите к началу буквы и щелкните Блок адреса на ленте. В правой части экрана показано, как будет выглядеть текущий формат адресного блока с вашими вставленными данными. Левая часть содержит параметры формата. Выберите между ними и нажмите В ПОРЯДКЕ когда вы довольны результатом.
Шаг 4
Кредит изображения: Изображение любезно предоставлено Microsoft
Повторите процесс для Линия приветствия и любые другие данные, использующие Вставить поле слияния кнопка.
Когда ваше письмо будет заполнено, нажмите Предварительный просмотр результатов чтобы увидеть, как будет выглядеть ваше объединенное письмо. Вы также можете нажать Проверить на ошибки чтобы ваши письма печатались так, как вам нужно. Когда будете готовы, нажмите Завершить и объединить и выберите желаемый вариант слияния.
Импорт данных рассылки Excel в Outlook
Шаг 1
Кредит изображения: Изображение любезно предоставлено Microsoft
Преобразуйте свой рабочий лист в значение, разделенное запятыми файл. Щелкните значок Файл вкладка и Сохранить как. Выберите место и назовите свой файл. Выбирать CSV (с разделителями-запятыми) (* .csv) в Сохранить как тип коробка. Нажмите Сохранять и закройте файл CSV.
Шаг 2
Кредит изображения: Изображение любезно предоставлено Microsoft
Откройте Outlook и щелкните значок Файл вкладка Открыть и экспортировать и Импорт Экспорт.
Шаг 3
Кредит изображения: Изображение любезно предоставлено Microsoft
Нажмите Импорт из другой программы или файла. Нажмите Значения, разделенные запятыми а потом Следующий. В окне Импорт файла найдите CSV-файл списка рассылки, созданный на предыдущем шаге, и нажмите Следующий. Выберите папку назначения для импортированных записей. Контакты выбрано по умолчанию. Нажмите Следующий.
Шаг 4
Кредит изображения: Изображение любезно предоставлено Microsoft
Убедитесь, что для вашего CSV-файла установлен флажок, а затем нажмите Настраиваемые поля на карте.
Шаг 5
Кредит изображения: Изображение любезно предоставлено Microsoft
Щелкните имена полей из данных Excel в От поле слева к соответствующим полям Outlook в К коробка справа. Выполните это для каждого поля, которое вам нужно из данных Excel. Нажмите В ПОРЯДКЕ и Заканчивать для завершения импорта данных.
