Кредит изображения: oatawa / iStock / GettyImages
Трудно избежать случайного пропуска сообщения электронной почты. Ящики для входящих сообщений заполнены ежедневными информационными бюллетенями, деловыми письмами и личными письмами, и один из них неизбежно проскользнет сквозь щели. Несмотря на отсутствие дурных намерений, объяснение того, почему письмо было пропущено, и извинения требуют некоторой базовой стратегии. Большинство получателей прощают, когда видят электронное письмо «Приносим извинения за поздний ответ», так как каждый склонен время от времени пропускать письмо.
Учитывайте контекст
Контекст и ставки имеют решающее значение для вашего ответа и в конечном итоге будут определять ответ. Если вы пропустите обычное электронное письмо или обычное объявление на работе, достаточно простого извинения. Однако если вы пропустите важное электронное письмо, последствия будут прикреплены. Ваш ответ должен быть серьезным и извиняющимся. Отсутствие электронного письма от потенциального клиента может стоить вам и вашему работодателю дохода, а отсутствие электронного письма с инструкциями или задачами, важными для вашей работы, может иметь серьезные негативные последствия. В этом случае ваш ответ изменится с «Извините за поздний ответ» на что-то вроде «Срочные извинения за отсутствие вашего электронного письма».
Видео дня
Будь проще
Многословные извинения мутны и отражают скорее отчаяние, чем простую ошибку. Для электронных писем, которые не имеют критического значения, придерживайтесь простых извинений и сообщите отправителю электронной почты, что вы пропустили письмо в своем почтовом ящике и хотите вернуться к разговору. Возобновление разговора таким образом дает человеку повод ответить и вернуться к вашему обычному обмену мнениями.
Короткие электронные письма более читабельны, и получатель с большей вероятностью прочитает ваш ответ. По возможности ограничьте его абзацем и завершите извинение вопросом или призывом к действию. Попросите о встрече или телефонном звонке, чтобы сделать обсуждение более личным. Если вы пропустите важное электронное письмо, обязательно попросите о личной встрече или телефонном звонке. Возможность пообщаться лично сделает ваши извинения более искренними и может восстановить отношения или решить проблему.
Использовать шаблон
Если вам сложно написать эффективное письмо с извинениями, используйте уже проверенное и написанное. Шаблоны легко найти с помощью обычного поиска в Интернете. Однако будьте осторожны при выполнении полного копирования и вставки. В идеале вам следует настроить и персонализировать шаблон, чтобы текст был подлинным и правильно читался в вашей ситуации. Шаблоны лучше всего использовать в качестве руководства для электронного письма с извинениями, а не в качестве замены.
